• 正社員

Drake Business Services Japan(株)

仕事内容

アピールポイント: ドレイク・ビジネス・サービシズ・ジャパンは、企業の総務関連に特化したサービスを提供しております。 我々のサービスは親会社であるオーストラリアのDrake Internationalの人事関連サービスと、パートナーであるSwiss Post Solutionsのメールルーム・ドキュメントサービスの経験とノウハウ及びツールを駆使し、クライアントが自社の業務に専念することをサポートします。

仕事内容: Receptionist/Admin coordinator: Receptionist/Admin coordinator will be working together with Tokyo office admin team to support daily office admin. The person profile will be someone with 1-3 years of primarily Receptionist work experience. The candidate should have easy approach and good team player personality and proactive on communication, familiar with PC skills particular with MS Outlook. Business English communication skills is required. Working Hours: Monday-Friday excluding Japan public holidays, 9am – 6pm Japan Standard Time with 1 hour lunch break. Specific responsibilities include, but are not limited to: * Work at Reception desk and greet visitors including proper registration * Answer & handle incoming phone calls in good manner * Act as first point of contact to visitors and staff and assisting their needs and requests * Maintain cleanliness & tidiness of reception area and pantry when needed * Manage meeting room bookings * Assist with set up and catering from meetings/conference/events and help on tidiness and cleanliness when needed afterwards * Serve beverages to visitors when requested * Receiving, sorting, and redirecting daily emails * Receive and process incoming and outgoing mail and courier consignments * Assist Tokyo Admin Team and perform ad-hoc administrative tasks when needed * セキュリティ管理：IDカード発行・一時カード対応、制限エリアのアクセス権管理、来訪者用ビルカード手配、セキュリティ関連の月次・四半期在庫レポート等 * サービスデスク：新入社員・退職者・異動者対応（デスク・ロッカー・ネームプレート等の手配）、ポータルサイトおよび座席表更新、鍵管理、作業許可証申請対応等 * Corrigoでの依頼管理、来客予約、名刺アカウント管理・発注、掲示物申請対応、空調延長手続き、タクシーチケット管理、落とし物対応、文書保管アカウント管理等 * オフィスアメニティ管理：ロッカー・自販機・ウォーターサーバー・文房具・冷蔵庫・医務室の運用、オフィスの点検・清掃・修繕、備品発注、産業廃棄物のスケジュール管理等