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株式会社AICOH

仕事内容

仕事内容 食品メーカー・問屋などに果実加工品や製菓・製パン材料などを卸している当社。あなたにおまかせしたいのは、取引企業からの注文への事務対応業務です。お客様と製造元であるメーカーとの間に立って、商品がスムーズに届くように手配する手伝いをお願いします。マニュアルや専用のシステムがありますし、業務のレクチャーもしっかり行います。 ＜仕事の流れ＞ ▶発注：食品メーカー・問屋からFAXやメールで発注依頼が届きます。 ※問屋からの注文フォーマットは多岐にわたります。届ける日時・場所だけが記載されている場合は、問屋に確認をとったり、発注先メーカーが不明な場合は、過去の注文履歴を見て注文内容を把握します。 ▶発注書作成：届いた発注依頼を基に、製造元メーカーに商品を手配する発注書を作成します。 ▶発注依頼：発注書が完成したらFAXを送信して発注依頼します。FAX送信後は、再度最初に届いた発注依頼とメーカーに送った発注書を見比べ、間違いながないかを確認します。 ＜その他に発生するお仕事＞ ■問い合わせへの対応 日々、「商品が届いていない」、「どうしても〇日までに届けてほしい」など問屋から様々な調整依頼が入ってきます。その都度、メーカーや運送会社に発送時期などを確認して調整を行っていきます。 ■書類作成 1週間に２～３回、注文に応じた納品書の作成・発送業務があります。また、月に3回ある請求締切日に合わせて請求書の作成・発送も行います。 ■月次業務 毎月月初に、前月に仕入れた商品の支払請求金額とシステムの買掛金の照合、商品の棚卸業務等を行います。 ■電話取次 営業担当あてにかかってくる問合せ電話の取次ぎ、担当不在時の電話対応をお願いいたします。 ＜貿易事務について＞ 当社は「７DMangos」の日本総販売代理店です。 フィリピンにあるFPD FOOD INTERNATIONAL INC.より年に数回商品を輸入しています。 その際の、輸入仕入に関する輸入必要書類の作成、通関手続きなどもあなたにお願いしたい業務のひとつです。書類は全てフォーマットがありますし、引継ぎもしっかり行いますので、ご安心ください。 ＜特記事項＞ 少数人数の部署（営業担当3名、事務担当1名←今回採用する方）です。そのため営業担当全員が営業活動で社外に出てしまうことが月に２～３回あります。その際は、留守対応（受発注や問い合わせへの対応、営業担当への電話の取次ぎなど）を行っていただくことになります。 また、1回の催事で３～４日かけて行われる全国的な展示会に営業担当が全員で出店することが年に２～３回ありますので、その際も先ほどと同様に事務の方に留守対応をお願いすることがあります。