• 正社員

株式会社エクスマイル

仕事内容

アピールポイント: 綺麗なオフィス、快適環境、駅近

仕事内容: 今回の秘書業務のお仕事は、会長、顧問、社長や役員など、役職者の庶務業務をサポートして頂くものです。 一人の専任となる場合と、複数の方をサポートする場合と、経験等に応じて、いずれかを想定しております。仕事の内容は多岐に渡りますが、代表的な業務を下記に記載させて頂きます。 ①スケジュール管理・調整 社内外で行われる会議や会合、来客、出張などのスケジュールを管理・調整します。また上司が会議を主催する場合は、参加者への案内や会議室の手配、会議の事前準備なども行います。 ②来客対応 来社される方に、応接室等への案内、飲み物の準備などを行います。秘書業務として発生する来客応対はほとんどがVIP対応であることが多く、「会社の顔」としての丁寧な言葉遣い、立ち居振る舞いが求められます。 ③電話・メール対応 上司宛の電話やメールの一次受付や、自身で回答できる範囲での一次回答・メールの代理返信などの業務です。会社の窓口となるため、ビジネスマナーに則った丁寧な対応が求められます。 ④各種手配業務 出張時の飛行機や新幹線・タクシー、宿泊先ホテルなど予約や、贈答品などの手配、会食時のレストラン選びや予約、慶弔手配など様々な手配業務を行います。 ⑤プレゼン資料の作成や情報収集など 会議や商談のための資料作成や情報収集、社内文書の作成・ファイリングやデータ保存、上司宛の手紙やお礼状の作成などを行います。 上記に、代表的な仕事を記載しましたが、上司がより仕事に集中し、パフォーマンスを上げることを、裏方でサポートすることが主な業務となります。