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2nd Community株式会社 京都スタジオ

仕事内容

仕事内容 雇用形態：正社員 職種：秘書 絵画や造形などに取り組むアート・デザイン教室の担当秘書です。事業の打合せで使う資料を整え、代表・役員・部門責任者と関係者の間で必要な連絡を進めます。 ■制作と展示に関する話し合いの準備 アート事業では、カリキュラムや会場、展示に関する検討があります。秘書は、どの制作内容についての打合せか、会場について何を確認するのかを事業担当者に確かめ、提出された資料を会議に向けて準備します。参加者との日時のすり合わせ、Web会議の設定、議事録の作成までを担います。 ■書面を整え、確認をつなぐ 講師に関する契約書と社内文書の作成・確認・管理を補助します。役員宛てのメールを確認し、アート事業の用件を関係する担当者へ連絡。資料に不足があれば確認先へ戻し、依頼された作業の期限に合わせて対応します。 【共通して担当する秘書・総務業務】 ・代表・役員・部門責任者のスケジュール調整、出張・会食の手配 ・Web会議の設定、会議資料の準備、議事録の作成 ・メールの確認、社内外への連絡 ・講師との契約書面や社内文書の作成・確認・管理 ・健康診断の手配、経費精算・確定申告に必要な手続きの補助 依頼ごとに優先順位と期限を確認し、進捗と完了を報告します。 ・会議室の予約、来客対応、贈答品の手配