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医療法人社団活寿会

仕事内容

仕事内容 仕事内容について ■募集背景 当法人はひざの痛みの治療に特化した「ひざ関節症クリニック」を運営し、 自由診療の整形外科として全国で最先端の再生医療をご提供しております。 TVCMの放映も開始され、今後も新たにクリニックを開院予定。 更なるお問い合わせ数の増加が予想されるため、【電話応対コンシェルジュ】を募集することになりました。 ■業務内容 ひざ関節痛の治療に特化した自由診療の整形外科クリニックの本部で 電話やメール対応、予約管理、分析を行っていただきます。 ホームページやTVCMを見てお問い合わせいただくことが多く、ゲストやそのご家族に対して 治療内容や他院との違いを説明し、ご来院の予約を頂きます。 不安な気持ちでお電話くださる方が多いので、まずは不安を解消し、ゲストに寄り添った対応をお願いします。 ＜主な業務内容＞ ・ゲストからの受電、メール、LINEによる予約対応 ・問い合わせ件数や傾向の集計分析 ・各クリニックの予約状況の管理など ※入職後に研修があるため、専門知識は不要です 〈 具体的には 〉 ●新規ゲストからのお問い合わせ対応 初診のお問い合わせに対して、ゲストの症状やお悩みなどを詳しくヒアリング。 相手に寄り添いながら、じっくりとお話を伺います。 症状に応じて、当クリニックでの診察が必要かを判断。 その上で予約対応を進めます。 ゲストからお伺いした情報はクリニックへ共有し、ゲストが安心して診療に入れるよう手配しています。 ●新規予約の管理 新規の診察の枠の埋まり具合を考慮して、ゲストがスムーズに診察を受けられるように手配します。 例えば体調不良などでキャンセルが出た場合、「早めに診察を受けたい」と仰っていたゲストに ご連絡するなど柔軟な対応を行ないます。 ●各セクションの取り組み TEL、Web、メールのセクションに分かれ、予約率向上のためのトークマニュアルや、 メールの返信文面を考えたり、お問い合わせに至った経路を分析したりします。 「どうすればよりスムーズに予約していただけるか」「ゲストの満足度が向上するか」を 各セクションで話し合いながら考えます。 ※1日1人あたり平均で15～20件程度のお電話に対応します。 新規のお問い合わせであれば、対応時間は平均1件15～30分程度です。 ■入社後の流れ まずは新人研修を3日間実施し、講師から医療知識やゲスト応対などについて指導します。 また業務開始後も、約2か月間、先輩社員がマンツーマンで指導する体制も整備。 研修終了後も先輩社員からフィードバックがもらえるため、継続的にスキルアップが可能です。 ■キャリアアップ G0～G5まで段階的にグレードも用意しており、「1人で業務を完結できる」「チームをまとめられる」など 基準に応じてグレードアップが可能です。 半年に1回の人事面談、3か月に1回の上長面談なども実施しており、不安や悩みもしっかり解消できる環境です。 ■配属部署 正職員とパートスタッフを合わせて、約20名が活躍しています。 中途入社者が100％で、平均年齢は30歳前後。前職はアパレル業界や、ウェディングプランナー、家電量販店、 銀行など、さまざまな経歴を持つスタッフが在籍しており、医療業界未経験の方も活躍できる職場です。 組織内ではチームワークが大切にされており、朝礼時に院ごとの予約状況を共有し、スムーズにゲストへ ご案内できるように工夫。お互いに助け合いながら業務を進めています。 アピールポイント ★業務の魅力・やりがい★ 決まったお問い合わせに、決まった回答──。 当法人に寄せられるお電話には、コールセンターのように対応する訳にはいきません。 なぜなら、扱うのは“医療”というセンシティブなサービスだから。電話口の向こうには、自分の症状に、 今後の通院に、治療に、大きな不安を抱える人がいます。 だからこそ、自分の家族のように優しく丁寧に症状をお伺いしたり、「安心してくださいね」と 一言据えたり、細かい心遣いが大切です。 ”コンシェルジュ”という名の通り、相談に乗るように、ゲストに寄り添った対応を行ないます。 「あなたのおかげで通院の勇気が出た」「安心できた」と感謝のお言葉をいただける機会も多く、 スタッフのやりがいに繋がっています。ゲストへの貢献はもちろん、安心できる対応が当法人への 信頼に繋がるため、ファーストコンタクトとして重要な役割を担っています。