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2nd Community株式会社　仙台オフィス

仕事内容

仕事内容 雇用形態：正社員 職種：秘書 ワインを学ぶ講座の事業に関わる、役員秘書・総務の募集です。講座について検討する役員と事業担当者が仕事を進められるよう、連絡・日程・書類の準備を担います。 【講座の検討に合わせた事務】 ワイン事業では講座内容や開講に向けた検討が行われています。秘書は、その打合せに使う資料を事業担当者へ確認し、出席者の都合を合わせます。オンライン会議を準備し、議事録では決まった事項と検討中の事項を区別して記録します。 【講座に関係する書類・連絡の管理】 講師との契約書類や社内文書を、依頼内容に沿って作成・確認・管理します。役員宛てのメールから対応が必要な用件を確認し、事業関係者に取り次ぎます。開講予定などの情報は担当者に確認した内容を扱い、検討段階の内容と混同しないよう整理します。 【共通して担当する秘書・総務業務】 ・代表・役員・部門責任者のスケジュール調整、出張・会食の手配 ・Web会議の設定、会議資料の準備、議事録の作成 ・メールの確認、社内外への連絡 ・講師との契約書面や社内文書の作成・確認・管理 ・健康診断の手配、経費精算・確定申告に必要な手続きの補助 依頼ごとに優先順位と期限を確認し、進捗と完了を報告します。 ・会議室の予約、来客対応、贈答品の手配