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2nd Community株式会社　仙台オフィス

仕事内容

仕事内容 雇用形態：正社員 職種：秘書 英語・英会話の教室事業を受け持つ役員秘書です。総務も兼任し、事業責任者の指示を受けて、英語教育に関する社内外の連絡や会議の準備を進めます。 【会議に必要な情報をそろえる】 英語事業の会議では、教材や講師との契約などが検討されています。秘書が担うのは、教材を制作したり授業方針を決めたりすることではなく、担当者から会議に使う資料を受け取り、出席者が確認できるよう準備することです。打合せの時間を合わせ、オンライン接続を用意し、議事録には決定事項と継続して確認する事項を残します。 【連絡の行き違いを防ぐ】 メールを確認し、英語教室に関する用件を役員や関係部署へ取り次ぎます。講師の契約書面や社内書類は、必要な記載・確認先・期限を確かめて扱います。問い合わせを受けた際も、その場で判断できない内容は事業側へ確認してから連絡します。 【共通して担当する秘書・総務業務】 ・代表・役員・部門責任者のスケジュール調整、出張・会食の手配 ・Web会議の設定、会議資料の準備、議事録の作成 ・メールの確認、社内外への連絡 ・講師との契約書面や社内文書の作成・確認・管理 ・健康診断の手配、経費精算・確定申告に必要な手続きの補助 依頼ごとに優先順位と期限を確認し、進捗と完了を報告します。 ・会議室の予約、来客対応、贈答品の手配