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2018年01月23日

教授へのメールの書き方と文例が丸わかり! 返信時のポイントも解説

教授へのメールの書き方と文例が丸わかり!返信時のポイントも解説

大学教授に送るメールの文面は、目上の人に対するマナーを守って作成することが大切です。レポート提出、ゼミに関する連絡、課題や卒論についての相談など、大学生活の中で教授にメールを送る機会は何度かあるでしょう。では、教授に送るメールのマナーとは、どのようなものでしょうか。今回は、大学生なら知っておきたい、教授に送るメールの書き方について、文例を交えてご紹介します。

【目次】
1. 教授に送るメールの基本マナー
2. 教授に送るメールの形式
3. 教授に送るメールの文例
4. 教授から送られたメールへの返信マナー
5. 教授へ送るメールで大切なことは、感謝の気持ちとわかりやすさ

教授に送るメールの基本マナー

教授へのメールの書き方と文例が丸わかり!返信時のポイントも解説

まずは基本的なメールの書き方や言葉の使い方など、必ず押さえておきたいポイントについてご紹介します。

個人用メールアドレスではなく、学校のメールアドレスから送る

スマートフォンから個人のメールアドレスを使って教授にメールを送るのは避けましょう。教授はメールのチェックや返信をPCで行うことが多く、学生側も大学から支給されているメールアドレスを使ってPCから送ることが基本です。ドメイン名が大学以外の場合、迷惑メールと勘違いされて、見てもらえない場合もあります。

特に注意したいのが、携帯電話キャリアによるキャリアメールです。Docomoやau、SoftBankなどのキャリア・ドメインのメアドで送ると、教授がパソコンから返信したメールが自分のキャリアのスパムメール対策に引っかかり、受信できないなどのトラブルにつながるおそれも考えられます。

もし大学で支給されたメアドが使えない場合は、せめてgmail、hotmail、yahooなどのフリーメールから送るようにしましょう。スマホからフリーメールで送りたい場合は、メールアプリをダウンロードしておくと楽に送ることができます。

本文の最初でまず名乗る

メールを送る際は、本文の最初で自分が誰であるかを名乗るのがマナーです。教授あてなら大学名、学部・学科名、学年、履修クラス、氏名など、送り主がひと目でわかるように記載します。その後でメールの本題に入りましょう。

適度に改行して読みやすくする

メールの文面は、なるべく簡潔にわかりやすくまとめるのが理想的です。しかし、どうしても長文になる場合は、適度に改行して読みやすくするように心掛けましょう。改行は、文章の内容が変わるところで区切りとして入れます。文面を書き終わったら、読みやすい文章になっているか読み手の立場で全文を読み返しましょう。改行が多すぎる文章もかえって読みにくいため、注意が必要です。

丁寧な日本語を使う

教授など目上の人に対するメールは、必ず丁寧な文章を心掛けましょう。例えば、お願いや相談がある場合、「~してください」という命令形の表現は目上の人に使いません。この場合は「~していただけますでしょうか」など、相手に敬意を示す表現を選ぶのが正解です。

また、身近な人とのメールで使うようなフランクな表現も避けます。「~しておきますね」という会話調の言い回しや、「!」「♪」などの記号を文末に付けて感情を表す方法、絵文字などは、目上の人へのメールに適していません。

◆丁寧さをプラスする『クッション言葉』
丁寧な文章を作成するときは、「クッション言葉」を使うのが便利です。クッション言葉とは、相手にお願い、相談、質問、謝罪をしたり、異論や意見を伝えたりするときに、文章の前置きとして使う言葉です。例えば、何かお願いをする際は「お忙しいところ誠に恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」というクッション言葉を入れると、送り手の恐縮した気持ちを伝えられます。また、返信を求める文章なら「ご都合の良いときに」などとひと言添えると、相手の都合を尊重する表現になります。

教授に送るメールの形式

教授へのメールの書き方と文例が丸わかり!返信時のポイントも解説

教授あてのメールでは、件名から本文まで、基本的な構造が決まっています。どのような構成でメールを作成すれば良いかがわかるとメールを書きやすくなりますので、ポイントを押さえておきましょう。

件名

件名は、メールの要件がひと目でわかるように簡潔かつ具体的に書くことが大切です。
例えば、教授に研究内容について相談をしたいのであれば「●●の論文 〇〇(研究テーマ名)に関するご相談」、ゼミを欠席する事前連絡であれば「〇月〇日 XXゼミの欠席のご連絡」など、メールの要件をひと言で表しましょう。ただし、簡潔にしすぎて「ご相談です」など用件がわかりにくい件名は、メールを開いてもらえない可能性があるため注意が必要です。
一方、わかりやすくしようと件名を長くすると、受信リストに表示される際に件名末尾が切れてしまいます。相談・依頼・連絡・お礼・謝罪といった目的と、何についての連絡なのかという具体的な部分をできる限りシンプルに件名に入れ、メール本文で詳細を伝えましょう。

宛名

メール本文の最初には、宛先として相手の名前を書きます。学生が教授に送る場合は、「〇〇先生」という書き方が一般的です。また、仮に教授と親しく、普段の会話ではニックネームなどで呼んでいたとしても、メールでは必ず「〇〇先生」と書くのが礼儀です。

挨拶文

宛先のあとは一行空けてから、挨拶文を一文入れます。
これまでに教授と直接の面識がなければ「初めまして」、授業やゼミなどで接点があれば「お世話になっております」といった挨拶文が一般的です。ゼミや研究で指導を受ける機会が多い教授なら「いつもご指導いただき、ありがとうございます」など、日ごろの感謝の気持ちを込めて自分らしい挨拶文を添えると良いでしょう。

挨拶文の後には、自分の所属と名前を記載します。「〇〇大学△△学部××学科 ●年 □□□□です」、「〇〇研究室/ゼミの□□□□です」など、ひと目で誰から来たメールかわかるように書きます。

本文

挨拶文から改行をして、いよいよメールの本文に入ります。
本文の最初にメールの目的を簡潔に記載します。「〇月〇日のゼミを欠席する予定のため、メールいたしました」というように一文でまとめましょう。その後で「ゼミの開催日が、XX社の最終面接と重なってしまい、申し訳ありませんが出席ができません」など、補足説明をしてわかりやすくします。
相談や質問などが複数ある場合は、「〇〇の研究計画について、ご相談がありメールいたしました」など、メールの目的が相談であることを明記した上で、相談したい複数の内容を箇条書きでまとめます。

締めの文

最後にメールの締めとして、一文を入れます。「お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」など、この後で対応してもらうことへの感謝やお詫びの気持ちを込めて締めるのが一般的です。
教授からメールの返信が必要な場合は、「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです」など多忙な教授に配慮をしつつ、返信をお願いする文で締めると良いでしょう。

署名、連絡先

最後に署名と連絡先を入れます。本文の最初で名乗っていても、必ず最後にも入れましょう。
メールの最後に署名と連絡先を添えるのは社会常識になっているので、メールの受信者が送信者に連絡を取りたいとき、通常はメールの文末を確認します。大学用の自分のメールアドレスに署名登録をしておけば、以降に送るメールのすべてに自動で署名が記載されるため、便利です。

教授に送るメールの文例

教授に送るメールの具体的な文例を3つご紹介します。メールの構成や使われている言葉など、基本的なマナーを実際どのように使うのか参考にしてみましょう。

① 締め切り日が過ぎたゼミのレポートを提出する際の文例

【件名】
〇〇ゼミレポートの提出とお詫び(11月25日締め切り分)

【本文】
■■先生

いつもゼミでご指導をいただき、ありがとうございます。
〇〇大学△△学部××学科 ●年 □□□□(フルネーム)です。

11月25日の締め切りを過ぎての提出となり大変申し訳ありませんが、ゼミレポートを提出いたします。
インフルエンザに罹患していたため、期限までにレポートを完成できず、提出が遅れてしまいました。誠に申し訳ありません。
今後は健康管理を徹底するとともに、期限までに余裕をもってレポートを作成するようにいたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますようお願いいたします。

===============
〇〇大学△△学部××学科 ●年
□□□□(フルネーム)
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
===============

② 卒論について相談があるときのアポ取りの文例

【件名】
ご都合お伺い(卒論に関するご相談)

【本文】
■■先生

いつもご指導いただき、ありがとうございます。
〇〇大学△△学部××学科 ●年 □□□□(フルネーム)です。

卒業論文に関しまして、■■先生にご相談するお時間をいただきたく、ご連絡しました。
4月16日(月)~20日(金)、または4月23日(月)~27日(金)のいずれかで1時間ほど、ご相談のお時間をお取りいただくことは可能でしょうか。

現在、卒論テーマを検討中であり、ご相談したい点は以下3点です。
・候補としているテーマの目的が妥当か
・全体の構成
・卒論作成に必要な調査とその手段

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

===============
〇〇大学△△学部××学科 ●年
□□□□(フルネーム)
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
===============

③ メールを送ったが、教授から返信が来ない場合に再度送信する際の文例

【件名】
研究進捗連絡のメールに関するご確認

【本文】
■■先生

いつもご指導いただき、ありがとうございます。
〇〇大学△△学部××学科 ●年 □□□□(フルネーム)です。

10月30日に私から研究進捗に関するメールを送信し、ご返信をお願いしておりましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。
10月度のミーティングにてご指示いただいたデータを確認し、まとめてお送りしております。念のためデータを再送いたしますので、ご確認いただけましたら幸いです。

なお、こちらの手違いでメールが届いていないようでしたら、大変申し訳ございません。
いま一度、ご確認いただきますようお願いいたします。

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〇〇大学△△学部××学科 ●年
□□□□(フルネーム)
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
===============

教授から送られたメールへの返信マナー

教授へのメールの書き方と文例が丸わかり!返信時のポイントも解説

教授とのメールについては、こちらから送るだけでなく、教授から来たメールに返信する場合もあります。返信時に気をつけるべきポイントを文例とともにご紹介します。

教授から来たメールには必ず返信する

教授からのメールを受け取ったら、必ず返信しましょう。返信メールではまず、メールを送ってもらったことに対して、感謝の気持ちを伝えます。「お忙しいところご返信いただきまして、誠にありがとうございます」といった文章がスマートです。
その後、受けたメールの内容に応じて必要項目を記載します。提出物の受領確認など、教授からのメールに対する返信がお礼のみの場合は、簡潔に記載するだけで十分です。

件名の「Re:」は付いたままでOK

受信したメールに対して返信すると、件名が「Re:(受信メールの件名)」となりますが、返信時の件名は「Re:」が付いたままで構いません。受信した件名を残すことで、メールの内容がその後もわかりやすく、一連のやり取りをまとめて見たいときにも検索がしやすくなるためです。
ただし、やり取りが長くなり、用件が移り変わってもそのまま返信し続けるのはよくありません。内容が変わった場合は「Re:」をやめて、用件に合った件名に書き換えましょう。

返信メールの文例

【件名】
Re:期末レポートについて

【本文】
■■先生

いつもゼミでご指導いただき、ありがとうございます。
〇〇大学△△学部××学科 ●年 □□□□(フルネーム)です。

お忙しいところ、期末レポートにアドバイスをいただきまして、誠にありがとうございます。
■■先生からご教授いただいたデータを追加し、考察し直します。

今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。

===============
〇〇大学△△学部××学科 ●年
□□□□(フルネーム)
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
===============

教授へ送るメールで大切なことは、感謝の気持ちとわかりやすさ

メールは気軽に送ることができる便利なツールですが、意外と細かいマナーがあり、理解していない人も多いようです。社会人でさえ、間違ったマナーでメールをやり取りしている人がいます。
ただし、マナーそのものは難しい内容ではありません。教授にメールを送る際に意識すべきマナーは、多忙な教授に対しての感謝の気持ちと、迷惑をかけないようにする心遣いです。多忙な教授が理解しやすいメールを作成しようと気をつければ、大きなマナー違反は避けられるでしょう。その上で、基本的なメール構成と言葉遣いを理解すれば、書く準備としては十分です。後は、本記事でご紹介したメール文例を参考に、工夫をしながら自分のメールを作成してみましょう。

※この記事は2017年11月15日にタウンワークマガジンに掲載されたものです。