Word・Excel・PowerPoint、パソコンの基本操作とはどこまで？

求人情報の応募条件に「基本的なPCスキル」という文言を見かけることがあります。事務作業に欠かせないパソコンですが、一般的にパソコンスキルの基本操作とは、どのくらいが期待されるのか、ワード（Word）、エクセル（Excel）、パワーポイント（PowerPoint）別に紹介します。

パソコンの「基本操作ができる」とは

求人広告に書かれている「PCの基本操作ができる」とは、文字入力や変換、コピー＆ペーストに限らず、ワード（Word）とエクセル（Excel）の基本的な使い方はできると指すことが一般的です。具体的には、契約書などの文書作成、数字の入力や簡単な集計作業、保存、印刷の書式設定などが期待されています。ソフト別の具体的な操作は次のようなものがあります。

ワード（Word）の基本操作

文書作成の際、入れる内容や文字量に応じて、メリハリのあるレイアウトの調整が印刷設定含めてできることが期待されます。

エクセル（Excel）基本操作

エクセルの基本操作でOKの仕事とは、売り上げなどの数字データの入力、入力された数字をもとに四則演算や平均などの計算を任されるものを含みます。

パワーポイント（PowerPoint）の基本操作

パソコンの基本操作の中にパワーポイントを含まないことも多いですが、使う仕事の場合は、プレゼン用に見やすいよう、スライド内の文字調整、画像などの貼り付けを担当します。

自己PRになるパソコンスキルとは

事務職は特にパソコンの作業が多い職種です。基本操作以上のことができる人は、自己PRとして伝えるのがおすすめです。具体的な操作の例を紹介します。

ワード（Word）の中級上級スキル

横に1段で文字のみシンプルな文書よりも一段複雑な書類などの作成に使う操作はアピールになります。

エクセル（Excel）の中級上級スキル

エクセルの中級以上のデータ処理スキルには、データの突合ができる関数やピボット集計、フィルタなどデータを括る機能などが使えることがあります。また、書式や形式の調整もできるグラフ作成など、ビジュアル的な機能が操作できることもアピールになります。

パワーポイント（PowerPoint）の中級上級スキル

資料にのせるエクセルやワードを適切な書式での貼り付けのみでなく、スライドマスターやアニメーションなど、登壇用のプレゼン資料の作成ができると優位です。

履歴書にパソコンの操作スキルを書く場合

履歴書や職務経歴書などでパソコンスキルを伝える際は、自分が出来る操作の具体的な内容を記載します。経験者は、実際に担当した業務を簡単に記入するとよりよいです。

職種別に求められる「パソコンスキル」とは

会社や部署によって異なりますが、職種ごとに求められる一般的なパソコンスキルについて紹介します。

一般事務

パートや未経験でも募集もよく見かける一般事務で求められるパソコンスキルは、Word、Excelの基本操作レベルであることが多いです。複雑な書式設定は必要としない書類の作成や、Excelを使ったデータの入力や簡単な集計やグラフ作成など。データ入力の業務が多い会社では、入力の正確さやスピードはプラスです。

営業事務

営業事務も多くは基本スキルで出来る仕事が中心です。見積書や申込書などの書類作成、営業が使うお客さまへの提案資料の作成補助、売り上げや市場データの集計などを行います。会社によってデータのピボット集計などを求められることもあります。また、提案資料はPowerPointを使うことも多いので、文字や画像、表の挿入操作はできると望ましいでしょう。

営業

営業の仕事も、営業事務と重なる部分は多いですが、よりお客様への提案に使うデータやプレゼン資料の作成機会が増えます。そのため、WordやExcelの基本操作のほか、PowerPointでのスライド作成スキルがあるとより良いです。

総務

総務の仕事のうち、社内の備品管理などはExcelで行うことが多く、簡単な入力や集計で対応できることがほとんどです。また、社内のメールマガジンや、広報資料の作成を担当する際は、Wordなどで文字サイズや色、画像を貼る簡単なグラフィカル処理ができると良いです。

人事

人事は、社員の労務管理、社会保険、雇用保険、税関連の手続き、社内研修の資料作成などを行う部署です。事務が担当するのは、給与や労務、保険情報の入力などですが、専用ソフトを使用することが多いですので、タイピングの早さや正確性が求められます。WordやExcelの機能は基本操作ができればOKな仕事が中心ですが、社内研修資料などは、PowerPointを使うこともあるでしょう。

経理

経理は、会社のお金の流れを統括する部署です。そのため、売り上げや購買にかかるデータ入力や集計などの記録作業や、請求書や社内の報告書資料などを作成します。日々の経理処理に関する事務作業は、パソコンの基本操作で出来る仕事が多いです。決算など報告資料に関わる場合は、ピボット集計などワンステップ上のExcelスキルや、プレゼン資料にまとめるPowerPointスキルが求められます。

まとめ

パートの事務職などは未経験歓迎の求人も多いですが、仕事上パソコンを使わない事務職はほぼありません。基本操作ができれば、もう一つ上の複雑な操作も仕事をしながら覚えられるものも多いです。
いずれにしても、同じ職種でも会社によって任せられる仕事は異なるので、応募や面接の際にどのくらいのスキルがあれば問題がないか確認することが大切です。