庶務とは？ 事務・総務との違いや仕事内容、求められるスキルを紹介

求人募集で見かける「庶務」ですが、「事務」や「総務」との違いはどこにあるのでしょうか。ここでは庶務の仕事内容を、事務、総務との違いを踏まえながら紹介します。

庶務とは

庶務の仕事は、配属先の部署で、社員やスタッフが効率よく業務をこなし、成果を上げられるようサポートすることです。具体的な仕事内容も配属先によって異なりますが、来客・電話応対や備品管理、データ入力、書類作成、ファイリング、伝票整理、お茶出しなど多岐に渡ります。表には目立ちにくい仕事ですが、庶務の働きによって社内の環境は整えられ、社員の業務効率が上がる重要な役割を担います。

 

庶務、事務、総務との違い

庶務も事務のひとつ

庶務の「庶」には「もろもろ」という意味があり、もともろ務める、文字通りオフィスの諸々の事務作業を担う仕事です。現在では一般事務と同義で呼ばれています。企業によって呼び方は異なっても、基本的な事務内容は同じでさまざまな部署に配属されます。

庶務と総務の違い

一方、庶務と総務は一見同じような仕事を行っているため混同されることがありますが、所属部署や仕事内容、役割に違いがあります。ただし、庶務も総務も社員が円滑に仕事を進められるようサポートするという点では同じです。

 

庶務の仕事内容

庶務の仕事は多岐に渡りますが、代表的な業務を紹介します。ここで紹介した業務以外にも、配属先によって任されることがあります。

電話・メール対応

営業先や社内などからかかってくる電話やメールに対応します。電話では相手の会社名や部署、氏名などを確認し、担当者に取り次ぎます。担当者が不在の際は相手にかけ直すために連絡先を確認し、伝言があれば一緒に報告します。部署によってはクレームの電話がかかってくる場合もあるので、一時対応をして必要があれば上司に引き継ぎます。

来客対応

取引先の担当者や顧客、他部署の社員などが部署の担当者を訪ねてきたときに対応します。お客さまを応接室や会議室に案内し、必要であれば飲み物を出します。来客が事前に分かっていれば、応接室や会議室を予約しておきます。挨拶やお茶出しの方法など、接客マナーを身に着けておく必要があります。

書類作成

メンバーに頼まれて、会議資料やプレゼン資料などを作成します。ワード、エクセル、パワーポイントなどを使い、資料の内容によっては表計算やグラフ作成などのスキルも必要です。また、顧客データや取引先のデータをパソコンのファイルに入力する作業を任されることもあります。

ファイリング

資料やデータのファイリングは、日付、ファイルの名称などをラベリングして整理します。いつ、誰が見てもファイルの中身が分かるようにファイリングすることが大切です。

伝票処理

営業担当者などが契約してきた申込書など伝票の内容を会社の受注システムに入力します。ほか、メンバーたちから提出された請求書や領収書などの日付や金額、内容などをパソコン上に入力することも仕事の一つです。お金に関わる業務なので、ミスがないよう慎重に作業を行う必要があります。

郵便物の対応

部署宛にきた郵便物の仕分けを行うとともに、別の部署や支店、社外の取引先への発送する郵便物の梱包や発送作業を行います。梱包、発送の際に必要な段ボールや宅急便の送り状、ガムテープなども管理します。郵便は郵便局に出しに行くほか、急ぎのときにはバイク便を利用することもあります。

備品管理

コピー用紙や文房具など部内の消耗品の管理や補充も担当します。在庫をチェックして、足りないものは注文して補充します。誰かが何かを必要としたときに在庫切れということがないようにしておきます。また、新入社員や異動してきたメンバーがいる場合、新しいパソコンを用意したり、文房具や名刺などの用意をするのも庶務の仕事です。

 

庶務に求められるスキル

庶務にはどのような人が向いているのでしょうか。求められるスキルを紹介します。

周りに目を配るホスピタリティ

部内のメンバーが気持ちよく、業務に集中できる環境を整えることが庶務の仕事の目的です。「メンバーのためにやってあげたい」「ここを改善すれば皆が使いやすくなるはず」など、相手がどうしたら喜んでくれるか、気持ちよく仕事ができるかを考え、部内全体で円滑に仕事が進むように行動できる人が向いているでしょう。

仕事の正確性／スピード

庶務の仕事は多岐に渡りますが、数字を扱ったり、メンバーや取引先の個人情報などを扱うことも多く、ミスが許されない場面も多いです。そのため作業には正確性が求められ、資料作成などではダブルチェックをするなど慎重に作業することが必要になります。また、「すぐ〇〇してほしい」というオーダーにも対応できる作業のスピードも求められます。

社内外とのコミュニケーション力

部内のメンバーだけでなく、他部署や取引先企業の担当者とのやりとりが多いのも特徴です。電話応対や来客対応でも多くの人と会話するため、コミュニケーション力が求められます。庶務の対応が会社の印象を決めてしまうこともあるので、明るく印象の良い対応力も求められます。

ビジネスマナー

メールや電話、対面など、社内外の多くの人と接することが多い仕事です。正しい言葉遣いや振る舞いなど、社会人として基本的なビジネスマナーを身に着けておくことが必要です。秘書検定を受けるなどビジネスマナーを学んでおくとさまざまな状況で役に立つでしょう。

臨機応変な対応力

庶務の仕事は幅広く、複数のメンバーから仕事を同時に頼まれることがあります。頼まれたからとやみくもに仕事を進めるのではなく、急ぎのもの、そうでないものの優先順位を見極め、臨機応変に対応することが必要です。また、急ぎの仕事を頼まれたり、業務が手一杯になっても、気持ちを切り替えて冷静に仕事をこなす力も求められます。

PCスキル

資料作成や伝票処理など、庶務の仕事はパソコンを使用することが多くあります。ワードやエクセル、パワーポイントなど基本的なソフトを使えること以外にも、最近ではオンラインでの打ち合わせも多いので、パソコンやネットワーク関連の基本知識があると役立ちます。さらにタイピングスピードが速いと作業効率もアップします。