コミュ力養成講座 第16回「整理できない後輩」（企画：トキオ・ナレッジ　漫画：カマタミワ）

第16回：整理できない後輩

 

①必要な資料はいつも行方不明

②報告がヘタすぎる

③連絡先を登録しない

④出発するのに時間がかかる

 

捨てられない、優先順位が付けられない、後回しにする、その全てが裏目に出るタイプ

今回は、もしかしたら耳が痛い人も多いかもしれない、「整理できない人」がテーマです。
何年も行方不明の爪切りが2～３個あろうが、着ていく服をタンスではなく取り込んだ洗濯物の山から出そうが、それはプライベートの話。他人に迷惑をかけない限り、本人の自由を尊重すべきでしょう。
けれど、職場でも整理ができないのは問題です。物理的な景観問題もさることながら、そういう人はたいてい仕事も整理できていないもの。当然のことながら、周囲は気を揉んだりフォローに回らざるをえません。
彼ら彼女たちは、なぜ整理ができないのでしょう？「整理しよう」と思ってはいるけれど、つい後回しにしてしまう癖があるから？　まだ新人で仕事の要領がうまくつかめていないから？
その原因と対処法を探るべく、まずはその特徴から見ていきましょう。

１つ目の「必要な資料がすぐに見つからない」は、整理できない人の王道あるあるです。
デスクの上はいつも資料が山積みで、１ヶ月前どころか１週間前の資料ですら、どこにあるのか本人もわかっていないのですから、さもありなん。
このタイプは良くも悪くも“捨てられない人”なので、そこに必ずあるにはあるのですが、ようやく見つかったと思ったら修正前のものだったり、探している間に手元にあった資料までごっちゃになって行方不明になるという悪循環。契約に関わる書類など、大事なものを預けることはできません。

２つ目の「報告、伝え方がヘタ」も鉄板あるある。
目に見えるものですら整理できないのですから、頭の中もほぼカオス。優先順位をつけられないため、とりあえず思い出したことを全部報告してくれます。10分くらい報告を聞いたけれど、聞きたいのは最後の30秒だけだった…なんてことも珍しくありません。
上記２つは、時間がないときほど発動しがちなため、周囲からのヘイトを集めやすいのも特徴です。

３つ目は、後回しするクセの弊害だといえるでしょう。
昨今は仕事でもLINEなどのトークアプリで連絡先を交換する機会も増えましたが、まだまだ基本はe-mailと電話。トークアプリは相手の名前まで自動で登録してくれますし、e-mailもやりとりしたことのある相手ならメーラーが名前を教えてくれます。ところが、電話はそうもいきません。
連絡帳だと名前の入力は必須。着信や発信の履歴がなければ、電話番号も打ち込まないといけないため、つい後回しにしてしまって、そのまま忘れてしまうというわけです。
そうこうしているうちに相手から電話連絡があった場合、もちろん誰からかわかりません。会社支給のケータイの場合、知らない番号だからといってスルーもできず、彼ら彼女たちは「誰だろう…？」と思いながらも「いつもお世話になっております」というテンションで出ざるをえません。
「用があるんだったら、留守電を残すっしょ！」という作戦は基本有効ですが、例えば相手が「電話したんだから普通は折り返すでしょ。ナメてんの？」という謎理論を振りかざすタイプの場合、理不尽ながらもトラブルに発展することも。他山の石にしたいものです。

そして４つ目の“待たせグセ”は、彼ら彼女たちの“普段からなんでも後回しにしてしまう習性”の賜物です。
【普段から整理を後回し】 → 【持っていくものがすぐに見つからない】 → 【人を待たせる】
このような因果関係があるため、出発前に準備をする時間があっても意味はありません。
さらに、【持って行くものを探したため、さらに散らかる】 → 【その整理を後回し】というルートも確定してしまうため、デスク周りの散らかり度合いは青天井。１つ目の「必要な資料がすぐに見つからない」は、もはや必然と言えるでしょう。

いずれもチームの時間を奪うことにつながるため、彼ら彼女たちには、なるはやで改善してもらうのが吉です。とはいえ、「やれ」と言ってできるなら、こうはなっていません。はてさて、どうしたものか……。

以上を踏まえたうえで、亜里ちゃんの対処法を見ていきましょう。

 

 

1歩目：置き場所を一緒に決める

2歩目：結論から先に報告してもらうく

3歩目：その場でワンコール

4歩目：出発時刻を教えない

 

【解説】

手間かもしれないが、自主的に整理できるように誘導するのが無難で確実

 
まずは「必要な資料がすぐに見つからない」の対処法から。
これは整理してもらうしかありません。ただし、この際に注意したいのは“自分なり”にさせてはいけない、ということ。そもそも整理のしかたをわかっていない場合がほとんどのため、自分なりにさせるとまた同じことになってしまいます。
なので面倒かもしれませんが、時間のある時に一緒に整理してあげてください。「一緒に」といっても、やり方を教えるだけにとどめて、作業は本人にやらせることが大切です。本人の手で確認しながら整理させることで、モノのアドレスを覚えさせるのです。
何をどこにどういう順番で置くかは、あなたと同じにすると後々ラクです。そうすることで、例によって「資料が見つからない！」となった時に、一緒に探してあげるポイントが絞れます。たとえ本人が不在でも、必要な資料がどこにあるのかわかるようになります。彼らのデスク整理は自分のためでもあると心得ましょう。

報告ベタの改善は、漠然と報告してもらうというスタンスから、知りたいことをピンポイントで聞くスタイルに変えてあげると効果的です。
聞きたいことが聞けたら、それで「おつかれ、ありがとう」というわけです。“そうなった理由”など、さらに気になることがあれば、それもピンポイントで聞いてあげるとスムーズ。これを繰り返しているうちに彼ら彼女たちも「何を求められているのか」がわかるようになるはずです。

連絡先問題は、名刺交換して相手と別れるまでの間に、「ワンコール」することで解決します。ワンコールした際に日付と時刻が履歴に記録されることにより、名前を登録しなくてもスケジュールを確認すれば、それが誰の番号かわかるようになるからです。もちろんその場で名前も登録するのがベストですが、あまり多くを望んではいけません。
ワンコールするタイミングを逸したり、そもそもなかったりしても大丈夫。相手との年齢差や立場の違いでワンコールが難しい場合もそうですが、別れたあとすぐにメールやメッセージでお礼の連絡を入れさせましょう。

待たせグセの改善は、“あえて出発時刻を教えない、聞かれてもだいたいの時間帯しか教えない”が効果的です。
彼らに前もって時間を伝えておくと、「まだ大丈夫か」と準備を後回しにしてしまいます。それを封印してしまうのです。
はっきり「教えない！」と言ってしまうとただの嫌がらせになってしまうので、「まだはっきりわからないから、いつでも出られるように準備しておいて」と険のない感じで伝えましょう。「先方からの連絡があり次第」というテイでもよいでしょう。“いつ出るかわからない”というプレッシャーが、「まだ大丈夫か」を封印してくれます。
ちなみに、「待たずに先に行く」という荒療治はNG。余計に急かすことになり、忘れ物などのミスを誘発してしまいます。

整理できない人は、だらしない人――そう結論づけるのは簡単です。けれど、「私ができることは何かないだろうか？」と考えて行動することで、事態は必ず好転することでしょう。