一般事務の職務経歴書の書き方と見本

一般事務の仕事とは

一般事務の仕事は事務作業のスピードだけでなく、仕事の進め方の工夫、社内の人との関わり方への配慮が求められます。業務に優先順位をつけて計画的に処理する能力や、毎日毎月のルーティンワークをできるだけ前処理する力、社内外の業務を円滑に進めるためのコミュニケーションスキルが求められるのも特徴です。ここでは、職務経歴書の書き方のポイントと見本（サンプル）をお伝えします。

一般事務の職務経歴書の書き方のコツ

業務内容は件数や人数を明記する

一般事務の仕事の範囲は、会社や所属する部署によって大きく変わります。そのため、自分が前職（現職）では、どのような業務を担当していたのかを具体的に記載しましょう。例えば、「１日20件程度の電話の第一対応を行っていた」「月120件の請求書を発送していた」「50名規模の親睦会の企画を年2回行っていた」というように、できるだけ数字を盛り込んだほうが、採用側は「どのような仕事をしてきたのか」がイメージしやすく、面接時に話が膨らみやすくなります。

パソコン業務は内容やスキルを具体的に

一般事務の仕事は、書類作成やデータ入力などパソコンを使用する業務が多いです。書類作成なら「集計表を作成した」「月次会議の資料を作成した」というように、どのような目的の資料を作成した経験があるかを具体的にアピールするといいでしょう。タイピングスピードに自信があれば、「60秒で100文字以上」など具体的な数字を出すことも有効です。さらに、業界専用ソフトやシステムを使いこなせることや、初めてのソフトにも抵抗が少ないことなどをアピールできれば採用側にとっては安心材料となるでしょう。

周囲への対応はエピソードを交えて

自分の働きかけで社内の雰囲気が明るくなったり、業務が円滑に進んだりしたことはアピール材料になります。例えば、「仕事の相談をする際に○○をする工夫をして円滑に作業が進んだ」「挨拶、笑顔、お礼を欠かさないことで、声をかけてもらいやすい雰囲気を作ることができた」などです。実際にお礼を言われたエピソードなどがあるとなおよいでしょう。

柔軟な姿勢や改善活動をアピール

一般事務の業務は「受動的な事務処理」のイメージもありますが、だからこそ能動的に改善活動ができることは大きなアピールポイントになります。とくに、自分自身が行った新しい取り組みや働きかけによって社内環境が変わったり、ルールが改善されたりしたことがあればその旨を記載しましょう。企業によっては事務作業に加えてさまざまな社内の業務を兼務することも多いです。例えば、「前職の社内イベントでは会場設営や販売まで幅広く担当しました」というように、一般事務以外の業務も担当したことを添えておけば、思いもよらない評価につながることもあります。

一般事務で役立つ資格

徳に中小企業では勘定科目を理解していることは大きな強みとなります。ビジネス実務マナー検定や秘書技能検定試験は2級以上を取得していることが好ましいでしょう。

一般事務の職務経歴書の見本（サンプル）

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一般事務から未経験の仕事へ転職したい場合は？

未経験の場合、職務経歴書の「自己PR」に、転職したい職種で役に立ちそうな経験やスキルを書きましょう。一般事務の業務で培った「相手のことを考える」視点は、接客で「お客さまのことを考える」飲食関連職や販売職の業務でも発揮させることができます。また、社内トラブルや電話でのクレームなど、突発的な状況に対し冷静に対応してきた経験があれば活かすことができます。

まとめ

一般事務は、パソコンや専門のソフト・システムを使いこなし迅速かつ正確に事務作業を行うだけでなく、社内の人との関わり方や優先順位を意識した仕事の進め方が重要です。さらに、事務作業以外のさまざまな社内業務の兼務を求められることもあります。転職を考えている場合は、こうした業務に長け、前向きに取り組むことができることをアピールしていきましょう。