【例文つき】大学の授業やゼミの欠席メールの書き方

体調不良や就活で大学の授業やゼミを欠席するとき、メール連絡はどのようにすればいいのでしょうか。この記事では大学の授業の欠席メールの書き方について解説をします。

大学の授業を欠席したいときメール連絡は必要？

大学の授業を欠席することになったとき、「欠席連絡のメールは必ず送る必要がある？」と迷う人は多いと思います。実は、すべての授業で欠席メールが必須というわけではありません。授業の形式や大学のルールに応じて、連絡が必要かどうかを見極めることが大切です。
ここでは、欠席メールを送るべきかどうかの判断ポイントを紹介します。

まずシラバスや大学・担当教員の指示を確認する

欠席メールを送るか迷ったときは、まずシラバスや大学からの案内を確認しましょう。授業によっては、欠席時の連絡方法があらかじめ決められていることがあるからです。メールではなくLMS（学内システム）での連絡を指定されていたり、欠席・遅刻が成績にどう影響するか、診断書や欠席届が必要かが書かれていたりします。
実験や実習などの授業では、「開始時間までに連絡がなければ無断欠席として扱われてしまう」といったルールがある場合もあります。
シラバスに記載がなく判断に迷うときは、初回授業の説明や履修要項も参考にしつつ、「一般的なマナー」よりも「その授業・大学のルール」を優先しましょう。

ゼミや発表・グループ活動がある授業は連絡する

受講者数の多い講義では、メールでの欠席連絡は求められないケースが多く、連絡をしても出席扱いになるわけではありません。一方で、ゼミや少人数クラス、自分が発表を担当する日、グループワークがある授業、実験・実習・フィールドワーク、毎回出席確認や課題提出がある授業などは、できるだけ早めに欠席連絡を入れておいたほうが安心です。
判断に迷ったときは、「自分の欠席で授業の進行や他の学生に迷惑がかかるかどうか」を基準に考えてみてください。特にゼミで欠席するときは、連絡だけで終わらせず、発表日の変更や資料・課題の共有方法についても一言添えておくと、周囲への影響を小さくできます。

欠席届の提出が必要な場合もある

欠席の連絡メールを送っても、それがそのまま「公欠」や出席扱いになるとは限らない点にも注意が必要です。メールはあくまで担当教員への個人的な連絡であり、大学が定める正式な手続きとは別物だからです。
大学によっては、忌引や大学公認の部活動・大会参加、就職活動の面接などについて、教員へのメールとは別に、教務課や学生課へ欠席届や証明書の提出を求めている場合があります。必要な書類の種類や提出先、提出期限、対象になる理由は大学ごとに異なるので、欠席することが決まったら大学公式サイトや学生課の案内から欠席届・公欠制度の有無もあわせて確認しておきましょう。

 

大学の欠席メールの書き方

欠席メールに必要な項目は、①件名、②宛名、③書き出し、④本文、⑤締めの文、⑥署名・連絡先の6つになります。

①件名

メールの件名には、欠席する日付・時限・授業名と、自分の氏名を簡潔に書きます。

②宛名

本文の文頭には、メールを送る先の教授の名前を書きます。担当教員へのメールでは宛名は「〇〇先生」とし、「〇〇様」とは書きません。

③書き出し

文頭の挨拶は、一般的なビジネスメールは「お世話になっております」から始めますが、いつも授業を受けている教授へのメールなら、「いつもご指導いただき、ありがとうございます」もOKです。挨拶の後に、自分の名前と学部・学科・学年を書きます。人数が多い授業なら、学籍番号も書き添えると親切です。名前はフルネームを書いてください。

④本文（欠席する理由）

本文では、欠席することを簡潔な理由とともに伝えます。

休んだ授業の課題や資料が気になる場合は、本文の最後で確認しましょう。以下のような内容を確認すると、次の授業にスムーズに出席できます。

⑤締めの文

本文の最後には締めの挨拶を書きます。「よろしくお願いします」「どうぞよろしくお願いいたします」が一般的です。確認事項を書いた場合は、「お手数をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」と続けると好印象です。

⑥署名・連絡先

本文の最後に、署名を忘れずに入れましょう。署名には、大学名・学部・学科・学年、学籍番号、名前（フルネーム）、大学のメールアドレスなどを入れます。携帯番号は、大学から指定されている場合など、必要に応じて記載しましょう。
メールに署名文の設定をして、自動的にメールの最後に署名が入るようにしておくと便利です。

 

大学の授業を欠席するときのメール例文

ここからは、欠席の理由別にそのまま使えるメール例文を紹介します。基本の構成は同じでも、理由によって伝え方や添える一言が変わってくるので、自分の状況に近い例文を参考にしてみてください。

体調不良で大学を欠席する場合のメール例文

体調不良を理由に欠席する場合は、症状を詳しく説明する必要はありません。「体調不良のため」とだけ書けば十分伝わりますし、病名や具体的な症状まで伝えたくない場合も、この書き方であれば問題ありません。
もし感染症などで長期間の欠席が予想される場合や、大学から診断書の提出を求められている場合は、教員へのメールとは別に、大学のルールに沿って必要な手続きを進めましょう。

面接やインターンシップで大学を欠席する場合のメール例文

就職活動の面接やインターンシップと授業が重なってしまう場合も、欠席メールを送っておくと安心です。理由については「就職活動の面接のため」「インターンシップに参加するため」などにとどめ、詳しく書かなくても構いません。
なお、就職活動を理由にした欠席が公欠として認められるかどうかは、大学や授業によって対応が異なります。不安な場合は、教員への連絡と合わせて、学生課や教務課にも一度確認しておくとよいでしょう。

忌引きで大学を欠席する場合のメール例文

親族が亡くなり葬儀に参列するため欠席する場合は、「忌引のため」「親族の葬儀に参列するため」といった簡潔な書き方で問題ありません。続柄や詳しい事情まで書く必要はありません。
なお、大学によっては、忌引による欠席について、教員へのメールとは別に、教務課への欠席届や証明書類の提出を求めている場合があります。メールを送ったことで手続きが完了したと思い込まず、大学の制度も併せて確認しておきましょう。

私用・急な事情で大学を欠席する場合のメール例文

急な家庭の事情や私用で欠席する場合、理由をどこまで伝えるかで迷う人も多いと思います。プライベートな内容まで詳しく説明する必要はなく、「私用のため」「家庭の事情により」「やむを得ない事情により」といった書き方で十分です。教員が知りたいのは、基本的に「欠席すること」と「授業への影響がないか」なので、事情を無理に開示しなくても問題ありません。

交通機関の遅延で大学を欠席する場合のメール例文

電車やバスの遅延・運休が理由の場合、最初から「欠席」と決めつけず、授業に間に合う可能性があるなら「遅刻する見込みであること」と「到着予定時刻」を伝えます。結果的に出席できなくなった場合は、その時点で改めて連絡しましょう。

寝坊して大学の授業を欠席した場合のおわびメール例文

寝坊が理由の場合、別の理由を作って伝える必要はありません。正直に「寝坊してしまい」と伝えたうえで、お詫びと、課題や資料の確認をお願いする一文を添えましょう。事実と異なる理由を書くと、あとで食い違いが生じたときに信頼を損ねてしまうため、できるだけ正直に伝えることをおすすめします。

欠席により課題を提出できない場合のメール例文

欠席する日に課題やレポートの提出が重なっている場合は、提出方法や期限について相談する形にするのが望ましいです。可能であれば、自分から「いつまでに、どうやって提出すればよいか」を具体的に提示したうえで確認をとると、教員も対応しやすくなります。

 

大学に欠席メールを送る際の基本マナー

大学に欠席メールを送る際におさえておきたい基本マナーについて解説します。

大学のメールアドレスを使う

大学に欠席を伝えるメールを送る際、メールアドレス（メアド）は大学から支給されているものを使うのが基本です。大学から支給されているメールが使えない場合は、大学の案内を確認したうえで、普段確認できるメールアドレスから送ってください。携帯キャリアのメールアドレスから送ると、迷惑メールに振り分けられ、見逃される場合があるため注意が必要です。

授業名や教員名を正式名称で書く

講義やゼミの名称は正式名称で記入するようにしましょう。学生、教授ともに普段から略称で使っていたとしても、メールの文面では略さず記入するのがマナーです。また、教授と親しく普段は愛称で呼んでいる場合でもメールでは本名で記入します。

誤字脱字のないよう注意

メールの文面に誤字や脱字があると不真面目な印象を与えてしまう可能性があります。特に、講義やゼミの名称や、教授の名前は間違えないよう細心の注意を払いましょう。

できるだけ簡潔に

メールの内容は、上の「大学の欠席メールの書き方」で紹介した必要項目に絞りましょう。用件が伝わりやすくなり、忙しい教員への配慮にもなります。

欠席がわかった時点で早めに連絡する

欠席メールは、欠席がわかった時点でできるだけ早く送るのが基本です。事前に欠席が分かっている場合は、前日までを目安に早めに連絡しておくと、教員側も授業の進行やグループワークの調整をしやすくなります。
当日の体調不良のように直前まで予測できなかった場合は、授業が始まる前を目安に連絡をします。どうしても事前に連絡できなかった場合は、気づいた時点でできるだけ早く連絡し、欠席した事情とお詫びを簡潔に伝えましょう。

 

大学の欠席メールに返信が来たら返事は必要？

課題や手続きについて担当教員から返信があったら、内容を確認したことが伝わるよう、気づいた時点ですぐに返信しましょう。体調不良などで気付かなかった場合でも、遅くとも翌日には返信するようにします。
ただし、「返信不要」と書かれている場合や自動返信には、対応する必要はありません。
返信する際は件名は変更せず、件名の前に「Re:」が付いた状態で送りましょう。

 
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※更新履歴：
2022年6月13日　初回公開
2025年6月25日
2026年8月21日