【テンプレート付き】大学生必見！硬過ぎず、失礼にもならないメールの書き方

大学生になると、教授やバイト先の上司など、目上の人に失礼のないメールを送らなくてはいけないシーンもありますよね。メールはパターンさえ覚えれば、きちんとした印象の文面になります。この記事では、学生にとってよくあるシチュエーションに合わせて、すぐに使えるメールの書き方のテンプレートを紹介します。

メールの書き方で入れるべき「必要要素」

メールの書き方には基本的なルールがあります。必ず入れるべき要素をここでは紹介します。
メールに書くべき要素は大きく分けて、①『件名』②『始まりの文』③『本文』④『締めの言葉』⑤『署名』の５つに分けられます。このポイントをおさえて作成してみましょう。

①件名

メールを受信した際、最初に目につくのが件名のため、どのような内容かがひと目でわかるように簡潔に記載します。教授のもとには多くの学生からメールが送られてくることが予想されます。誰から、どんな用件のメールが来たかがひと目でわかるよう件名に学部や名前を記載するとより丁寧です。

②始まりの文

メール本文の文頭は宛名を書きます。大学の教授の場合、「〇〇様」ではなく「〇〇先生」としましょう。教授がいろいろな大学で教鞭をとっているようなら、自分の通っている大学名をつけると分かりやすいです。
宛名の後は挨拶文です。「いつも講義でお世話になっております」「いつもご指導いただきありがとうございます」などが無難。もし、面識がない場合は「初めまして」が基本です。
挨拶文の後に自分の名前を名乗ります。「〇〇学部　〇〇学科の田中一郎です」「〇〇研究室の田中一郎です」と相手が分かるように所属（学部、学科、ゼミ名）を記載します。名前は同じ苗字の学生がいた場合、混乱する恐れがあるのでフルネームにしましょう。

③本文

ここから本題に入ります。用件は簡潔に書くのがポイントです。ゼミの欠席の連絡であれば、いつのゼミにどんな理由で欠席するのかを記載しましょう。また、欠席にあたり懸念点があれば、そのことも記載して相談しましょう。

④締めの言葉

用件を伝えたら終わりではないのがチャットと違うところ。必ず締めの文章を入れてまとめます。オススメは「何卒、よろしくお願いいたします」です。比較的どんな内容でも、締めの言葉として合う一文です。より丁寧な印象を心掛けるならクッション言葉を挟むこと。「お手数をお掛けしますが」「お忙しいところ恐縮ですが」など相手に対して、配慮や感謝を表す一文を入れましょう。
※クッション言葉については詳しくはこちらの記事で確認できます。

⑤署名

本文の最後には署名を入れます。署名は所属、フルネームだけでなく、メールアドレスや電話番号など、相手が返信や連絡が取れる連絡先を書きます。署名はどんなメールでも必ず入れるため、自分のメールソフトに署名登録しておくといいでしょう。

コピペで使える、レポート提出のメール文例

大学生にとってメールをする機会が多いレポート提出ですが、その中でも遅れた場合や深夜に送ってしまった場合は言葉の配慮が大切です。実際に学生が使うことが多いシーンでのメールの書き方のテンプレを紹介します。

通常提出の場合

遅れてしまった場合

夜遅くに送ってしまった場合

 

コピペで使える、面識のない外部の人へのメール文例

課題制作や研究などで、面識のない外部の人へ話を聞きに行く場合などに使えるテンプレートを紹介します。

こちらから初めて連絡する場合

こちらから外部の人へ返信をする場合

面識のない人へメールを送信後、相手から返信がきた際に送るテンプレートはこちら！

バイト先の面接担当者からのメールに返信する場合

バイトの応募先と面接日程などをメールでやりとりする場合のテンプレートになります。
バイトの応募先から、面接の日時の案内メールが届いたら、下記のように返信するといいでしょう。

 

挨拶・締めの言葉のその他のバリエーション

上記テンプレート以外にも、挨拶文や締めの言葉で使えるフレーズを紹介します。

始まりの挨拶文で使えるフレーズ

締めの言葉で使えるフレーズ

ご査収は「よく確かめて受け取ってください」の意味で、「確認」をより丁寧に言い換えた言葉です。学生であれば「ご確認、よろしくお願いいたします」でも丁寧な印象になります。

クッション言葉でも紹介した「恐れ入りますが」は目上の人に対して感謝やへりくだった気持ちを表す言葉で、何かをお願いする際に相手に敬意を示すフレーズです。

 

まとめ

硬い文章が苦手という人でもコツさえ覚えれば、誰でも好印象になるメールが書けます。テンプレートを参考にして、メールを作成してみてください。

※初回公開：2019年9月26日、更新履歴：2022年02月03日、2024年6月26日