スマートフォン用サイトを表示

アルバイトや転職に役立つ情報が満載!最新のお仕事ニュースなら【タウンワークマガジン】

2019年09月26日

【テンプレート付き】大学生必見!硬過ぎず、失礼にもならないメールの書き方

メール 書き方 例文 コピペ タウンワーク townworkSNSで短文を書くのは慣れているけれど、大学やバイト先などで教授や目上の人にきちんとした文章をメールで送るのって困りませんか?
でも、メールはパターンさえ覚えれば、失礼なく好印象な文章が誰にでも書けるんです。よくあるシチュエーションに合わせて、すぐに使えるメールの書き方のテンプレートを紹介します。

【目次】
1.メールの書き方で入れるべき「必要要素」
①件名
②始まりの文
③本文
④締めの文
⑤署名
2.コピペで使える!レポート提出・外部の人へ送る文例
◎レポートを提出するときの文例
・通常提出の場合
・遅れてしまった場合
・夜遅くに送ってしまった場合
◎面識のない外部の人とメールする文例
・こちらから初めて連絡する場合
・こちらから外部の人へ返信をする場合
・バイト先の面接担当者からのメールに返信する場合
3.メールで使える!言い回しのバリエーション例
◎文頭で使える言い回しフレーズ
◎締めの文で使える言い回しフレーズ
まとめ

1.メールの書き方で入れるべき「必要要素」

メール 書き方 例文 コピペ タウンワーク townworkメールの書き方には基本的なルールがあります。必ず入れるべき要素をここでは紹介します。
メールに書くべき要素は大きく分けて、①『件名』②『始まりの文』③『本文』④『締めの文』⑤『署名』の5つに分けられます。このポイントをおさえて書けば、大きく間違えることはグッと少なくなります。

メール 書き方 例文 コピペ タウンワーク townwork

①件名

〇月〇日のゼミ欠席のご連絡【〇〇学部 〇〇学科 田中一郎】

メールを受信した際、最初に目につくのが件名です。そのため、どのような内容かがひと目でわかるように簡潔に記載します。教授のもとには多くの学生からメールが送られてくることが予想されます。そのため、誰から、どんな要件のメールが来たかがひと目でわかるよう件名に学部や名前を記載するとより丁寧です。

②始まりの文

〇〇先生

いつも講義でお世話になっております。
〇〇学部 〇〇学科の田中一郎です。

メール本文の文頭は宛名を書きます。大学の教授の場合、「〇〇様」ではなく「〇〇先生」としましょう。教授がいろいろな大学で教鞭をとっているようなら、自分の通っている大学名をつけると分かりやすいです。

宛名の後は挨拶文です。「いつも講義でお世話になっております」「いつもご指導いただきありがとうございます」などが無難。もし、面識がない場合は「初めまして」が基本です。

挨拶文の後に自分の名前を名乗ります。「〇〇学部 〇〇学科の田中一郎です」「〇〇研究室の田中一郎です」と相手が分かるように所属(学部、学科、ゼミ名)を記載します。名前は同じ苗字の学生がいた場合、混乱する恐れがあるのでフルネームにしましょう。

③本文

〇月〇日の〇〇ゼミですが、就職活動のため欠席させていただきます。
この日、提出のレポートですが、来週のゼミの日に提出してもよろしいでしょうか?

ここから本題に入ります。要件は簡潔に伝えることがマスト。ゼミの欠席の連絡であれば、いつのゼミにどんな理由で欠席するのかを記載しましょう。また、欠席にあたり懸念点があれば、そのことも記載して相談しましょう。

④締めの文

お忙しいところお手数をお掛けしますが、何卒、よろしくお願い致します。

要件を伝えたら終わりではないのがチャットと違うところ。必ず締めの文章を入れてまとめます。オススメは「何卒、よろしくお願い致します」です。比較的どんな内容でも、締めの言葉として合う一文です。より丁寧な印象を心掛けるならクッション言葉を挟むこと。「お手数をお掛けしますが」「お忙しいところ恐縮ですが」など相手に対して、配慮や感謝する気持ちを一文入れましょう。
※クッション言葉については詳しくはこちらの記事で!

⑤署名

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
田中一郎
メール ▲▲▲▲▲@XXX.ne.jp
電話番号 080-0000-0000

本文の最後には署名を入れます。最初に名乗っているのに、また書くの?と思うかもしれませんが、これがメールのマナー。最後の署名は所属、フルネームのだけでなく、メールアドレスや電話番号など、相手が返信や連絡が取れる連絡先を書きます。署名はどんなメールでも必ず入れるため、自分のメールアドレスに署名登録しておけば便利です。

 

2.コピペで使える!レポート提出・外部の人へ送るメール文例

メール 書き方 例文 コピペ タウンワーク townwork実際に学生が使うことが多いシーンでのメールの書き方のテンプレはこちら!

◎レポートを提出するときの文例

大学でよくあるシーンといえばレポート提出。その中でも遅れた場合や深夜に送ってしまった場合は言葉の配慮が大切です。
メール 書き方 例文 コピペ タウンワーク townwork

・通常提出の場合

【件名】
10月1日締切 〇〇ゼミ提出レポート【〇〇学部 〇〇学科 田中一郎】

【本文】
▲▲先生

いつもご指導ありがとうございます。
〇〇学部 〇〇学科の田中一郎です。

10月1日締切のレポートを提出致します。
添付資料をご確認ください。

何卒、よろしくお願い致します。

――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
田中一郎
メール ▲▲▲▲▲@XXX.ne.jp
電話番号 080-1234-5678

・遅れてしまった場合

【件名】
10月1日締切〇〇ゼミ提出レポートとお詫び【〇〇学部 〇〇学科 田中一郎】

【本文】
▲▲先生

いつもゼミでお世話になっております。
〇〇学部 〇〇学科の田中一郎です。

10月1日締切のゼミレポートですが、締切に遅れてしまい大変申し訳ございません。
ゼミレポートを提出致します。
3日ほど前から風邪を引いて体調を崩していたため、提出が遅れてしまいました。

今後はこのようなことがないよう、体調管理につとめ事前にレポートを作成するように致します。

お忙しいところ、お手数をお掛けしてしまい申し訳ございません。
ご確認、よろしくお願い致します。

――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
田中一郎
メール ▲▲▲▲▲@XXX.ne.jp
電話番号 080-1234-5678

・夜遅くに送ってしまった場合

【件名】
10月1日締切〇〇ゼミ提出レポート【〇〇学部 〇〇学科 田中一郎】

【本文】
▲▲先生

夜分遅くに失礼します。
〇〇学部 〇〇学科 田中一郎です。

10月1日締切のゼミレポートを提出致します。
締切日直前での提出、誠に申し訳ございません。

以後、余裕を持って提出することを心掛けます。
何卒、ご確認のほど、よろしくお願い致します。

――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
田中一郎
メール ▲▲▲▲▲@XXX.ne.jp
電話番号 080-1234-5678

◎面識のない外部の人とメールする文例

メール 書き方 例文 コピペ タウンワーク townwork課題制作や研究などで、面識のない外部の方へお話を伺いに行く機会が出ることも。そんな場合のテンプレートはこちら!

・こちらから初めて連絡する場合

【件名】
取材のご依頼【〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 田中一郎】

【本文】
▲▲会社
●●様

はじめまして。
突然のメール失礼致します。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 田中一郎と申します。

この度は、●●様に取材をお願いしたく連絡させていただきました。

私は〇〇大学で△△分野について研究しており、△△分野における●●様の試みに感銘を受け、課題制作に●●様の取り組みを紹介したいと思っております。

つきましては、お手数ではありますがアンケートにご協力頂けると幸いです。
ご回答いただいたアンケートに関しまして、課題作成のみで利用することとし、それ以外で活用することはございません。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討のほど、何卒、よろしくお願い致します。

――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
田中一郎
メール ▲▲▲▲▲@XXX.ne.jp
電話番号 080-1234-5678

・こちらから外部の人へ返信をする場合

面識のない人へメールを送信後、相手から返信がきた際に送るテンプレートはこちら!

【件名】
Re: 取材のご依頼【〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 田中一郎】

【本文】
▲▲株式会社
●●様

お世話になっております。
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科の田中一郎です。

お忙しい中、返信いただきありがとうございます。
この度はアンケートのご協力に誠に感謝いたします。

●●様からいただいた情報を活用させていただき
課題作成に一生懸命取り組んで参ります。

この度はありがとうございました。

――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
田中一郎
メール ▲▲▲▲▲@XXX.ne.jp
電話番号 080-1234-5678

・バイト先の面接担当者からのメールに返信する場合

バイトの面接日程をメールでやりとりするシーン。バイト先の面接担当者からの返信に対して、返信をするテンプレートはこちら。

メール 書き方 例文 コピペ タウンワーク townwork

↓このメールに対しての返信はこちら

【件名】
Re:面接日程の件

【本文】
●●株式会社 
採用担当 △△様

先日、アルバイトの応募した田中一郎と申します。
面接日程のご連絡ありがとうございます。

ご指定いただきました●月●日の12時に店舗へ直接伺います。

当日、何卒、よろしくお願い致します。

――――――――――
田中一郎
メール ▲▲▲▲▲@XXX.ne.jp
電話番号 080-1234-5678

 

メールで使える!言い回しのバリエーション例

メール 書き方 例文 コピペ タウンワーク townwork覚えておきたい、メールで使えるワンフレーズを紹介。

◎文頭で使える言い回しフレーズ

バイト先の先輩など少し目上の人に使う場合
「お疲れさまです」

お礼や感謝を伝える場合
「先日はありがとうございました。」

面識がない人へファーストメールを送る場合
「はじめてご連絡します」

◎締めの文で使える言い回しフレーズ

依頼や確認をお願いした場合
「何卒、よろしくお願い致します」
「ご査収の程、よろしくお願い致します」

ご査収は「よく確かめて受け取ってください」の意味。つまり「確認」をより丁寧に言い換えた言葉です。学生であれば「ご確認、よろしくお願い致します」でも十分OKです。

依頼をして返信を待つ場合
「ご連絡をお待ちしております」
「恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い致します」

クッション言葉でも紹介した「恐れ入りますが」は目上の人に対して感謝やへりくだった気持ちを表す言葉。何かをお願いする際に相手に敬意を示すフレーズです。

まとめ

ちょっと硬い文章が苦手という人でもコツさえ覚えれば、誰でも好印象を持ってもらえるメールが書けます。テンプレートを参考にしてキレイな文章でメールを送ってみてください。

早速バイトを探してみよう