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2024年05月27日

【そのまま使える例文つき】大学の授業やゼミの欠席メールの書き方

欠席メール タウンワークマガジン townwork
体調不良や就活で大学の授業やゼミを欠席するとき、メール連絡はどのようにすればいいのでしょうか。この記事では大学の授業の欠席メールの書き方について解説をします。

大学の欠席連絡の必要性は、授業によって違う

講義形式の授業は必要ない

一般教養のような大人数の講義形式の授業なら、欠席連絡は必要ないことがほとんどです。講義形式の授業は担当の教授によって出欠を取るかは分かれますが、連絡を入れても入れなくても、欠席をすれば基本は欠席とカウントされます。

ゼミなど少人数の授業は必要な場合も

少人数のクラスやゼミ、課題提出がある授業、出席が重要視される授業などは、欠席する際に事前にメールなどで連絡した方が良い授業もあります。ほかにもグループで課題を進めたり、発表がある授業など、休むことで教授や他の生徒に迷惑をかける場合は必ず連絡しましょう。大学によっては就職活動や冠婚葬祭などによる欠席は、事前に指定の欠席届を提出すれば欠席にならないことがあるので、学生課に確認してみてください。

 

大学に欠席メールを送る際の基本マナー

大学のメアドを使う

大学に欠席を伝えるメールを送る際、メールアドレス(メアド)は大学から支給されているものを使うのが基本です。大学から支給されているメールが使えない場合は、Gmailなど私用のフリーメールから送りましょう。携帯キャリアのメールアドレスは、スパムメールとして扱われるケースがあるので使用しないよう注意しましょう。

略さず正式名称で書く

講義やゼミの名称は正式名称で記入するようにしましょう。学生、教授ともに普段から略称で使っていたとしても、メールの文面では略さず記入するのがマナーです。また、教授と親しく普段は愛称で呼んでいる場合でもメールでは本名で記入します。

極力早めに連絡する

メールを送るタイミングは、欠席することが分かった時点で極力早めに連絡するようにしましょう。間隔を空けないことで、伝え忘れを防ぐこともできます。

 

大学の欠席メールの書き方

メールで欠席を連絡する際の書き方を項目別に解説します。

件名

メールの件名は簡潔に、いつ(日程)、何限目の何の授業を、誰が休むのかを書きます。授業名は省略せず、正確なものを書きます。

例:
本日2限目の法律学Aの授業を欠席します(△△学部××学部〇年 田雲花子)
〇月〇日(月)2限目の法律学Aの欠席のご連絡(△△学部××学部〇年 田雲花子)

 

宛名

本文の文頭には、メールを送る先の教授の名前を書きます。大学教授へのメールでは宛名は「〇〇先生」とし、「〇〇様」とは書きません。

例:〇〇先生

 

書き出し

文頭の挨拶は、一般的なビジネスメールは「お世話になっております」から始めますが、いつも授業を受けている教授へのメールなら、「いつもご指導いただき、ありがとうございます」もOKです。挨拶の後に、自分の名前と学部、学科を書きます。人数が多い授業なら、学籍番号も書き添えると親切です。名前はフルネームを書いてください。

例:
いつもご指導いただきありがとうございます。
△△学部××学科 〇年 田雲花子です。

 

本文

本文は欠席することと簡潔な理由とともに書きます。

例:
体調を崩し授業を受けられそうにありません。申し訳ありませんが本日は欠席いたします。

休んだ授業の課題や資料が気になる場合は、本文の最後で確認しましょう。以下のような内容を確認すると、次の授業にスムーズに出席できます。

例:
・本日の授業で課題がありましたら、教えていただけると幸いです。
・本日の授業での配布資料の受け取り方を教えて頂けると幸いです。
・本日までのレポートの提出方法と期限をご教示ください。
・本日の授業でのレポート課題などはありますか。

 

締めの文

本文の最後には締めの挨拶を書きます。「よろしくお願いします」「どうぞよろしくお願いいたします」が一般的です。確認事項を書いた場合は、「お手数をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」と続けると好印象です。

例:お手数おかけしますが、どうぞ宜しくお願い致します。

 

署名、連絡先

本文の最後に、署名を忘れずに入れましょう。署名には、学部と学科、名前(フルネーム)、連絡先(メールアドレス、携帯番号など)を入れます。メールに署名文の設定をして、自動的にメールの最後に署名が入るようにしておくと便利です。

===============
〇〇大学△△学部××学科 〇年
田雲花子
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
===============

 

そのまま使える|授業を欠席する例文一覧

当日編:体調不良で欠席する場合

体調不良で授業を欠席する際、理由は簡単に「体調がすぐれない」で問題ありません。その他、理由を伝えたくない場合は「急な事情で」などと入れておくと良いです。

【件名】本日2限目の〇〇の授業を欠席します(△△学部××学部〇年 田雲花子)

□□先生

いつもご指導いただきありがとうございます。
△△学部××学部 〇年 田雲花子です。

本日は体調を崩し、授業を受けられそうにありません。
申し訳ありませんが、本日2限目の〇〇(授業名)の授業は欠席させてください。

また、本日の課題がございましたら教えていただけると幸いです。

お手数おかけしますが、どうぞ宜しくお願い致します。

===============
〇〇大学△△学部××学科 〇年
田雲花子
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
===============

 

事前編:就職活動でゼミを欠席する場合

【件名】〇月〇日(木)2限目の〇〇の授業を欠席します(△△学部××学部〇年 田雲花子)

□□先生

いつもご指導いただきありがとうございます。
△△学部××学部 〇年 田雲花子です。

〇月〇日木曜日の国際法ゼミですが、採用面接と重なってしまい欠席させていただきます。

どうぞ宜しくお願い致します。

===============
〇〇大学△△学部××学科 〇年
田雲花子
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
===============

 

事前編:忌引でゼミを欠席する場合

【件名】〇月〇日(木)3限目の〇〇の授業を欠席します(△△学部××学部〇年 田雲花子)

□□先生

いつもご指導いただきありがとうございます。
△△学部××学部 〇年 田雲花子です。

〇月〇日木曜日の民法ゼミですが、祖母の葬儀に参列するため欠席させていただきます。

どうぞ宜しくお願い致します。

===============
〇〇大学△△学部××学科 〇年
田雲花子
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
===============

 

欠席のため課題提出ができない場合

【件名】本日2限目の〇〇の授業を欠席します(△△学部××学部〇年 田雲花子)

□□先生

いつもご指導いただきありがとうございます。
△△学部××学部 〇年 田雲花子です。

本日は体調を崩し、授業を受けられそうにありません。
申し訳ありませんが、本日2限目の〇〇(授業名)の授業は欠席させてください。

そのため、本日提出の〇〇(課題名)を提出することができません。回復次第、遅くとも〇日までには提出したいのですが、受け取っていただけますか。

提出が遅れて申し訳ございません。
どうぞ宜しくお願い致します。

===============
〇〇大学△△学部××学科 〇年
田雲花子
メール : XXXXXX@XXXXX.ac.jp
携帯電話:090-○○○○-××××
===============

 

教授からの返信メールに返信は必要?

課題についての回答など、教授から返信があったら、すぐに返信しましょう。返信は当日中が基本です。体調不良などで気付かなかった場合でも、遅くとも翌日には返信するようにします。返信では件名は変更せず、件名の前に「Re:」が付いた状態で返信します。

例:
お忙しいところご返信ありがとうございます。
課題について承知いたしました。締め切りまでに提出いたします。

 

まとめ

欠席連絡はなるべく早くしましょう。体調不良は当日で構いませんが、私用など事前に欠席が分かっている場合は、なるべく早く連絡を入れます。メールの内容は簡潔にわかりやすく、余計な話題は必要ありません。誤字脱字には注意をして、特に教授の名前や授業の名称は正確に書くようにしましょう。

 

※更新履歴:
2022年6月13日
2023年4月25日
2024年5月27日

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