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2018年01月09日

秘書になるには?仕事内容から適性、メリット・デメリットまで

秘書 ノウハウ 仕事内容 サポート 志望動機 バイト タウンワーク
秘書の仕事は、企業の役員や政治家、弁護士、大学教授など、各界の多忙な人物をサポートすることです。機密情報に触れたりVIPクラスの人と接したりする機会もあり、貴重な体験をできる点が魅力の一つです。映画やテレビドラマで秘書が活躍するシーンを見て、自分も秘書になりたいと考えたことがある人もいるでしょう。
では、どうすれば秘書になれるのでしょうか。この記事では、秘書の仕事内容や、なる方法、メリット・デメリットなどをご紹介します。

【目次】
1. 秘書の仕事内容
2. 秘書になるには
3. 秘書のメリット・デメリット
4. 秘書に向いている人
5. 普通の事務職とは大きく異なる秘書職の魅力とやりがい

秘書の仕事内容

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秘書の業務は幅広く、作業量も膨大です。忙しい上司を適切にサポートするには、素早い判断力と高い事務処理能力が必要とされます。具体的な仕事内容を見てみましょう。

上司のスケジュール管理

秘書の仕事の一つは、上司が効率よく仕事を進められるように、社内外の会議や会合のスケジュール管理を行うことです。予定が変更になったときは、重要度と緊急度を考慮してスケジュールを組み直します。
また、出張時に利用する公共交通機関や宿泊施設の予約も秘書の業務です。

電話・メール対応

上司宛ての大量のメールや電話を選別し、内容に応じて処理します。上司の指示に従い、電話は必要なものだけを取り次ぎ、メールは内容を確認して不要なものは報告しないなど、上司のスタイルに合わせた対応を行います。

来客対応

訪問希望者のアポイントメントの受付と来客時の案内も大事な仕事です。訪問者が上司に対して抱く印象を左右するため、正しいマナーで迎えることが大切です。また、訪問者とのやりとりを補佐するために、会議への同席を求められることもあります。
外資系企業で秘書を務める場合は、来日した外国人の接待や観光地への案内なども担当します。

文書作成

会議・会合・商談のための資料、上司の名前で出す社内文書、お中元・お歳暮のお礼状など、さまざまな文書を作成します。
上司が作成した文書の体裁を整えたり、手書きしたものをパソコンで清書したりすることもあります。

雑務

仕事を円滑に進められるよう、上司のオフィスや身の回りの環境を整備し、整理整頓します。目に見える物の整理だけでなく、スマートな情報管理で上司の仕事をサポートするのも重要な仕事です。そのためには、必要な情報を集めてファイリングし、適切なタイミングで渡せるように準備しておくことが求められます。
また、社内外の関係者に慶事や弔事の電報、ご祝儀、お香典、お中元、お歳暮などを送るときは、手配全般を秘書が行います。

秘書になるには

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秘書職に就くにはどのような方法があるのでしょうか。また、採用に有利な資格についてもご説明します。

新卒採用はあまりない

秘書には高度なビジネスマナーが求められます。さらに、職場の事情や業務内容に通じていて、上司をサポートできるだけの業界知識も持っていなければ、十分な役割を果たせません。
そのため、ついこの間まで学生だった新入社員では秘書業務をこなすのは難しく、新卒採用ですぐに秘書になるケースはあまりありません。特に、企業の役員クラスにつく秘書の場合は、事務職などで入社して経験を積んでから、秘書室に異動するなどして業務に就くのが一般的です。ほかには、すでに秘書経験がある人を即戦力として中途採用したり、派遣や契約社員として雇ったりします。

持っていると採用で有利になる可能性のある資格

  • 秘書技能検定試験
  • 「公益財団法人実務技能検定協会」が認定する民間資格です。3級・2級・準1級・1級と難易度が上がり、3級と2級は筆記試験のみ、準1級と1級は筆記試験と面接試験が行われます。
    試験で問われるのは、一般的な範囲の経済用語の知識、秘書業務特有の職務知識、文書作成・ファイリング・スケジュール管理などの技能面、マナー・接遇の知識、適切に上司をサポートするための感覚や判断力の有無などです。さらに面接では、ビジネスの場にふさわしい態度や振る舞い、人柄など、知識以外の要素も重視されています。

  • CBS(国際秘書)検定
  • 「一般社団法人 日本秘書協会」が認定するバイリンガル秘書の能力を証明する資格です。外資系企業や、外資系企業と接する機会が多い日系企業での秘書を目指す人は、取得していると採用に有利に働く可能性があります。
    試験は「プライマリー」と「ファイナル」に分かれており、プライマリーに合格すると準CBS資格、ファイナルに合格するとCBS資格を取得できます。CBS資格を受験するには、準CBSの資格を取得している必要があります。
    試験では、ビジネスの場にふさわしい日本語力とビジネス英語の両方のスキルを問われます。ファイナルでは経営管理の知識も試験内容に含まれており、より専門性の高いビジネススキルが求められる高難易度の資格です。

    秘書のメリット・デメリット

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    秘書の仕事には、特有のメリットとデメリットがあります。メリットにやりがいを感じられるか、デメリットに耐えられるか。秘書職に就くための、自身の適性を判断しましょう。

    秘書のメリット

    秘書がサポートするのは、企業の役職者や議員、弁護士など要職の人々。秘匿性の高い中枢の仕事に関われる点をやりがいや魅力と感じる人もいるでしょう。
    普通ならなかなか会えない各界のVIPクラスの人にも、上司に伴って会える機会が多くなります。高い視点から物事を見られますし、場合によっては自身のコネクションにつながることがあるかもしれません。
    そうした環境で働くうちに高度なビジネスマナーが身に付き、より高い役職者についたり、企業秘書から弁護士秘書や議員秘書に転職したりといったキャリアチェンジも可能になります。

    秘書のデメリット

    上司の都合に合わせて働くため、勤務時間が不規則になりがちです。基本的に上司の仕事が終わらない限りは定時退社することは難しく、急な来客や会合などで予定が変わり、遅い時間まで働くこともあります。
    また、上司のタイプによって仕事のやり方が左右されるのも、秘書業務の特徴です。オフィスの環境整備や、情報の取捨選択、報告のタイミングなどは、上司によって千差万別。人によっては、上司のペースと合わないこともあるでしょう。
    また、機密性の高い情報に接する機会が多いため、そうした情報を求めて近づいてくる人々を用心しなければならないという苦労もあります。逆に、他部署の社員とフランクに接しようとしても、その秘書がついている上司の存在を意識して警戒されるのもよくあることです。

    秘書に向いている人

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    ここでは、秘書に求められる資質についてご紹介します。秘書を目指している人は、自分に適性があるかどうかを判断してみましょう。

    細やかな気遣いができる人

    上司が働きやすい環境を整えるには、口に出して指示される前に動ける察しの良さが不可欠です。
    急な予定変更や上司のプライベートに関わる用事など、一般的なビジネスマナーやスキルだけでは対応しきれないこともあるので、臨機応変に判断できる柔軟性と細やかな気遣いを併せ持つ人が向いています。

    サポート役に徹することができる人

    秘書は上司に伴ってVIPクラスの人に会う機会が多く、取引先などからも丁重に対応される立場です。そうした環境でも、あくまで上司のサポートとしてその場にいることを忘れず、立場をわきまえて仕事に徹する冷静さが必要です。

    口が堅い人

    秘書には守秘義務が求められます。企業の経営上の機密事項はもちろん、上司のスケジュールや任された用件も口外するのはタブーです。なぜなら、上司の外出先や会合相手などに関する内容から、事業に関わる重要な情報を推測することも可能だからです。

    情報処理能力が高い人

    秘書の業務量は膨大です。そのため、仕事の優先順位と、必要な作業を瞬時に判断してミスなくこなす処理能力、高度なPCスキルが必要です。
    また、日頃から情報を幅広く、積極的に収集し、上司にとって有益な情報を見極めて適切に報告する能力も欠かせません。

    コミュニケーション能力が高い人

    上司にとって、秘書は仕事上で頼りになる存在であり、接する時間が長い相手です。そのため、秘書には話しやすい雰囲気と人柄の良さが求められます。
    また、秘書は外部のVIPクラスの相手と接する機会が多いため、彼らに好印象を与え、雰囲気に適したコミュニケーションを取れることも大切です。

    外国語に堪能な人

    近年は、外資系企業だけでなく国内企業も、グローバル展開しているところが飛躍的に増えています。そのような組織で働く秘書には、外国語の能力が必須です。
    海外メディアからも積極的に情報を得る、異文化への理解を深めるなど、外国語や外国文化を積極的に取り込む姿勢が求められます。

    普通の事務職とは大きく異なる秘書職の魅力とやりがい

    秘書の仕事は、一般的な事務職ではかなえられない貴重な経験を積めるのが魅力です。日常ではなかなか会えないVIPクラスの人たちから受ける刺激や、会社の機密事項に接しているという緊張感は、やりがいにつながるだけでなく、これからのキャリアで大きな財産となるでしょう。
    将来、秘書として働きたい人は、秘書検定の勉強から始めてみるとよいでしょう。