教授へのメールの書き方と文例が丸わかり！ 返信時のポイントも解説

大学教授に送るメールの文面は、目上の人に対するマナーを守って作成することが大切です。レポート提出、ゼミに関する連絡、課題や卒論についての相談など、大学生活の中で教授にメールを送る機会は何度かあるでしょう。では、教授に送るメールのマナーとは、どのようなものでしょうか。今回は、大学生なら知っておきたい、教授に送るメールの書き方について、文例を交えてご紹介します。

教授に送るメールの基本マナー

まずは基本的なメールの書き方や言葉の使い方など、必ず押さえておきたいポイントについてご紹介します。

学校のメールアドレスを使う

教授へのメールは、個人のメールアドレスではなく、大学から割り当てられているメールアドレスを使います。大学以外のドメイン名だと、迷惑メールと勘違いされる可能性もあります。特にDocomoやau、SoftBankなどの携帯電話会社のキャリア・ドメインのメールは、添付ファイルも付けられない上、受信拒否などスパムメールに引っかかりやすくなります。

大学から支給されたメールアドレスが使えない場合は、gmail、hotmail、yahooなどのフリーメールから送ります。その際、冒頭に「フリーメールから失礼します」と添えるとより丁寧な印象になります。

本文の最初でまず名乗る

メールを送る際は、本文の最初で自分が誰であるかを名乗るのがマナーです。教授あてなら大学名、学部・学科名、学年、履修クラス、氏名など、送り主がひと目でわかるように記載します。その後でメールの本題に入りましょう。

適度に改行して読みやすくする

メールの文面は、なるべく簡潔にわかりやすくまとめるのが理想的です。しかし、どうしても長文になる場合は、適度に改行して読みやすくするように心掛けましょう。改行は、文章の内容が変わるところで区切りとして入れます。文面を書き終わったら、読みやすい文章になっているか読み手の立場で全文を読み返しましょう。改行が多すぎる文章もかえって読みにくいため、注意が必要です。

丁寧な日本語を使う

教授など目上の人に対するメールは、必ず丁寧な文章を心掛けましょう。例えば、お願いや相談がある場合、「～してください」という命令形の表現は目上の人に使いません。この場合は「～していただけますでしょうか」など、相手に敬意を示す表現を選ぶのが正解です。
また、身近な人とのメールで使うようなフランクな表現も避けます。会話調の言い回しや、記号や絵文字などは、目上の人へのメールに適していません。

教授に送るメールの形式

教授あてのメールでは、件名から本文まで、基本的な構造が決まっています。どのような構成でメールを作成すれば良いかがわかるとメールを書きやすくなりますので、ポイントを押さえておきましょう。

件名

件名は、メールの要件がひと目でわかるように簡潔かつ具体的に書くことが大切です。メールの要件をひと言で表しましょう。ただし、簡潔にしすぎて「ご相談です」など用件がわかりにくい件名は、メールを開いてもらえない可能性があるため注意が必要です。

一方、わかりやすくしようと件名を長くすると、受信リストに表示される際に件名末尾が切れてしまいます。相談・依頼・連絡・お礼・謝罪といった目的と、何についての連絡なのかという具体的な部分をできる限りシンプルに件名に入れ、メール本文で詳細を伝えましょう。

宛名

メール本文の最初には、宛先として相手の名前を書きます。学生が教授に送る場合は、「〇〇先生」という書き方が一般的です。また、仮に教授と親しく、普段の会話ではニックネームなどで呼んでいたとしても、メールでは必ず「〇〇先生」と書くのが礼儀です。

挨拶文

宛先のあとは一行空けてから、挨拶文と、その後に自分の所属と名前を記載します。
挨拶文は、教授と面識がなく、初めてメールする場合は「初めまして」、既に授業やゼミなどで接点があれば「お世話になっております」といったフレーズが一般的です。ゼミや研究で指導を受ける機会が多い教授なら「いつもご指導いただき、ありがとうございます」など、日ごろの感謝の気持ちを込めて自分らしい挨拶文を添えると良いでしょう。

本文

挨拶文から改行をして、いよいよメールの本文に入ります。
本文の最初にメールの目的を簡潔に記載します。その後で「ゼミの開催日が、XX社の最終面接と重なってしまい、申し訳ありませんが出席ができません」など、補足説明をしてわかりやすくします。

相談や質問などが複数ある場合は、「〇〇の研究計画について、ご相談がありメールいたしました」など、メールの目的が相談であることを明記した上で、相談したい複数の内容を箇条書きでまとめます。

締めの言葉

最後にメールの締めとして、一文を入れます。この後で対応してもらうことへの感謝やお詫びの気持ちを込める一文で締めるのが一般的です。
教授からメールの返信が必要な場合は、「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです」など多忙な教授に配慮をしつつ、返信をお願いする文で締めると良いでしょう。

署名、連絡先

最後に署名と連絡先を入れます。本文の最初で名乗っていても、必ず最後にも入れましょう。
メールの最後に署名と連絡先を添えるのは社会常識になっているので、メールの受信者が送信者に連絡を取りたいとき、通常はメールの文末を確認します。大学用の自分のメールアドレスに署名登録をしておけば、以降に送るメールのすべてに自動で署名が記載されるため、便利です。

教授に送るメールの文例

教授に送るメールの具体的な文例を3つご紹介します。メールの構成や使われている言葉など、基本的なマナーを実際どのように使うのか参考にしてみましょう。

レポート提出時の文例

レポート提出が遅れそうな時の文例

レポート提出が遅れそうな場合は、確定していなくても、事前に連絡しておくと良いでしょう。

締め切りを過ぎたレポート提出時の文例

体調不良や急なトラブルが発生して、レポート提出期限を過ぎてしまった場合は、謝罪と遅れた理由をひと言添えて提出するようにしましょう。

教授にお礼を伝える時の文例

お礼のメールを送る場合は、何について感謝しているか具体的に記します。また、教授からの助言などによって、自分にどんな学びや発見があったかも記すと印象が良くなります。

教授に質問がある時の文例

質問のメールを送る際は、件名と本文の冒頭で何についての質問なのか明確にすることがポイントです。質問が複数ある場合は箇条書きでまとめるようにしましょう。

教授にアポイントを取りたい時の文例

教授と直接話すアポのお願いをメールで送る場合は、複数の日程を候補として挙げ、相談内容や目的を必ず記載しましょう。候補の日時は平日の日中から夕方の時間帯にし、オンラインで相談したい場合はチャットルームのURLも伝えるようにしましょう。

教授から返信が来ない場合に再度送信する際の文例

メールを再度送信する場合は、いつ（◯月◯日の◯時）、どんな用件のメールを送ったのかと、改めて前回と同じ内容のメールであることを記します。前回のメールがこちら側のミスやエラーで送信されなかった場合もあるので、そうだった場合のお詫びの文も入れましょう。

遅刻・欠席連絡のメール文例

急な用事や体調不良、交通機関の遅延などで授業やゼミに遅刻または欠席する場合は、わかった時点で連絡を入れましょう。事前に遅刻や欠席が確定している場合は、授業の2～3日前までに連絡しておきます。
文面には、遅刻・欠席する旨とその理由、謝罪の文を入れましょう。

■電車の遅延で遅刻する場合

■急な用事により欠席する場合

教授から送られたメールへの返信マナー

教授とのメールについては、こちらから送るだけでなく、教授から来たメールに返信する場合もあります。返信時に気をつけるべきポイントを文例とともにご紹介します。

教授から来たメールには必ず返信する

教授からのメールを受け取ったら、必ず返信しましょう。できる限り、返信は24時間以内にできるとよいです。なお、深夜や早朝などの時間帯は避け、平日の日中に送ることで相手からは良い印象を持ってもらえるでしょう。
返信メールではまず、メールを送ってもらったことに対して、感謝の気持ちを伝えます。「お忙しいところご返信いただきまして、誠にありがとうございます」といった文章がスマートです。
その後、受けたメールの内容に応じて必要項目を記載します。提出物の受領確認など、教授からのメールに対する返信がお礼のみの場合は、簡潔に記載するだけで十分です。

件名の「Re：」は付いたままでOK

受信したメールに対して返信すると、件名が「Re：（受信メールの件名）」となりますが、返信時の件名は「Re：」が付いたままで構いません。受信した件名を残すことで、メールの内容がその後もわかりやすく、一連のやり取りをまとめて見たいときにも検索がしやすくなるためです。
ただし、やり取りが長くなり、用件が移り変わってもそのまま返信し続けるのはよくありま
せん。内容が変わった場合は「Re：」をやめて、用件に合った件名に書き換えましょう。
また、返信の返信が続き、件名に「Re：」の数が多くなった場合は一つに削りましょう。

返信の返信はどこまでするか

教授への返信は、教授からのメールの内容で用件が完結していればそれ以上の返信は必要ありません。教授からのメールがお礼のみであったり、「受け取りました」「返信は不要」と書かれている場合を判断基準にするといいでしょう。

返信メールの文例

教授へ送るメールで大切なことは、感謝の気持ちとわかりやすさ

メールは気軽に送ることができる便利なツールですが、意外と細かいマナーがあり、理解していない人も多いようです。社会人でさえ、間違ったマナーでメールをやり取りしている人がいます。
ただし、マナーそのものは難しい内容ではありません。教授にメールを送る際に意識すべきマナーは、多忙な教授に対しての感謝の気持ちと、迷惑をかけないようにする心遣いです。多忙な教授が理解しやすいメールを作成しようと気をつければ、大きなマナー違反は避けられるでしょう。その上で、基本的なメール構成と言葉遣いを理解すれば、書く準備としては十分です。後は、本記事でご紹介したメール文例を参考に、工夫をしながら自分のメールを作成してみましょう。

※公開：2017年11月15日、更新履歴：2023年4月25日、2023年10月16日、2024年6月21日