総務事務の志望動機の書き方・伝え方と例文
会社運営に関する事務作業を任される総務事務は、幅広い仕事を臨機応変に対応できるかがポイントになります。ここでは、総務事務が未経験な人にも経験している人にも使える志望動機の書き方・伝え方を例文とともに紹介します。
【目次】
総務事務の仕事とは
総務とは、従業員の日々のサポートを全般に担当する部署です。規模の大きい会社での総務は、社内で使うPC・コピー機・電話などの機器管理、オフィスフロアの環境整備、備品管理、社内規定の整備、社内イベントの企画などを主に担当します。規模の小さい会社では、経理、人事、上司の秘書の役割などを総務が担当している会社もあります。
総務事務に求められるスキル
PCスキル
総務事務は、社内の機器や備品の管理資料、社内の共有資料、メールマガジン、入社式などのイベント案内といった様々な資料作成を担当します。複雑なパソコンスキルは必要ない場面が多いですが、Wordであれば最適なレイアウトでの書類作成、Excelならセルの設定、四則演算、表やグラフ作成などは求められます。会社によっては、Word、Excelの基本スキルを確認する試験があところもあります。また、社員とのやりとりにチャットを使用することもあり、入力スピードが速いに越したことはありません。
対人スキル
総務事務は、社内外の多くの人に接する職種であるため、適切な人間関係を築き、円滑なコミュニケーションを図る能力が必要です。かつ会社全体のサポート役として、相手の要望をくみ取り思いやりを持って接する接遇の意識も求められます。社員とのコミュニケーションはもちろん、電話・メール対応、来客対応、受付業務など一連の秘書的な役割を求められることもあります。
マルチタスク力
総務事務は業務範囲が広いため、複数の仕事を並行して行うことが多い仕事です。そのため、それぞれの仕事が予定通り進むよう、タスクを洗い出し、優先順位をつけながら対応していくことが必要になります。突発的な業務が発生しても、冷静にタスクを見直す柔軟さ、臨機応変さも必要です。
総務事務の志望動機に書く内容
- その会社や職種を希望する理由
- 応募先で活かせる自分の強み、経験やスキル
- どのように貢献していきたいか
志望動機に書く内容は、「その会社や職種を希望する理由」「応募先で活かせる自分の強み、経験やスキル」「どのように貢献していきたいか」というものです。特に総務事務が未経験の場合は、なぜ総務事務を希望するのか、応募先会社のどの点に魅力を感じ、どのように貢献できるかを整理し、自身の経験や強みが、求められる人物像とマッチするように準備することが大切です。経験者の場合は、総務事務と一口にいっても業務が幅広いので具体的に担当した業務を書くようにしましょう。
総務事務の志望動機の例文
総務事務は、業務の幅が広く、どの業務に絞ってアピールしたらいいか的がしぼりづらい反面、どんな経験も活かしやすい職種です。上記であげた「総務事務に求められるスキル」を参考に説得力のある志望動機を作成してください。未経験の場合は、経験を積んで成長したいという意欲を伝えることも大切です。
未経験者の例① 物流倉庫アルバイト → 文具メーカー
貴社での総務事務を希望しています。現在、物流倉庫で商品の在庫管理を担当し、補充商品の発注や納入のスケジュール調整を社員とスタッフ3人で行っています。wordやexcelの基本操作は可能です。総務経験はありませんが、多くの商品を扱うので並行して業務を進めること、周囲との連携を大切にすることなどを活かすことができると考えています。今はアルバイトとして働いてきましたが、安定的に仕事に集中したいため正社員での転職を希望しており、歴史の長い優良企業である貴社で、その一員として恥じない仕事をしていきたいと考えています。
未経験者の例② 事務代行アルバイト → 土木関連務
貴社の総務事務を志望いたします。学生時代、大雨による土砂災害の危険から避難経験があり、いつかライフラインを支える土木関連の業界に携わりたいと考えていました。現在は事務代行として、データ入力や資料作成、電話・メール対応、簡単なリサーチや請求処理のサポートなども行っております。総務事務は未経験ですが、自分もスタッフの一員として責任をもって社員の皆さまをサポートし尽力したいと考えました。事務代行で培った幅広い事務スキルを活かし、皆様のお役に立てるよう励む所存です。
未経験者の例➂ 経理アルバイト → 飲料メーカー支店
貴社で総務事務を希望しております。前々職では残業が多くライフワークバランスを大切にしたいという思いもあり、チャンスがあれば社内環境をより良くする総務事務の仕事にも挑戦したいと思っておりました。現在は経理のアルバイトをしており、PCでのデータ入力や請求書の作成、領収書の整理、台帳管理などを行っております。前職のアルバイトでは業務範囲が限られていましたが、正社員として会社全体のサポートに努めたいと考えております。貴社の社員のみなさまが気持ちよく働ける環境づくりに尽力する所存です。
経験者の例
貴社の総務事務として働きたいと希望します。私は前職では社員1000人規模の介護系企業の総務で働いてきました。今回、家族の都合で引っ越すこととなり、地元に戻って求職活動をしている中で貴社の求人を拝見しました。前職では株主総会の開催のサポートや法律事務所との契約書のやり取り、ホームページ作成の窓口を担当していました。PCはWord、Excelの入力だけでなく、PowerPointでプレゼンテーション資料の作成が可能です。今後は地元の優良企業である貴社で貢献できればと思い志望します。