内定承諾の返事の仕方｜メール・電話の例文、内定保留、辞退の例文も
転職で内定の連絡をもらった後、内定承諾の返事の方法をメールや電話に分けて紹介します。また、返事を保留したい、事情があって辞退したい場合の伝える方のポイントを例文つきで紹介します。
内定通知のメール返信の基本マナー
内定通知はメールか電話で連絡がくることが多いですが、ここではメールで受け取った際の基本マナーを解説します。
返信は24時間以内にする
内定通知をメールで受け取った場合、内定を承諾するしないに関わらず、何らか返事をする必要があります。返信は、メールを受け取ったら24時間以内に、相手企業の営業時間内に返信するのが理想です。間に合わなくて22時以降になりそうなら、翌朝に返した方が良いでしょう。
件名も元の文章も残す
返信する際は、件名も元の文章も残して返信します。件名は、返信ボタンを押して表示される「Re:＜企業から届いた件名＞」にします。
宛先は全員返信する
メールを返信する際には、設定してあった宛先を全て入れる全員返信をします。内定通知メールの場合、「cc」に設定したアドレスで応募者の返信メールを管理している可能性があります。この場合に限らず、企業とのやりとりをする場合には返信はメールの送信元だけでなく、ccのアドレスも含めた全員返信をするようにしましょう。
内定承諾のメール電話テンプレート
メールで内定通知をもらった際は、内定の承諾をする前に雇用契約の内容を確認しましょう。雇用契約書の確認ができない場合には、以下の内容を盛り込んでメールの返信をします。
1.内定の連絡をもらったお礼
2.前向きに入社を考えていること
3.雇用契約書の送付をお願いすること
4.雇用契約書を確認の上、改めて正式に返事すること
既に雇用契約の内容がメールで確認できる場合は、上記の３と4は抜かし、「内定をお受けいたします」とはっきりと意思表示を伝えます。曖昧な言い回しや返事はトラブルのもとなので避けましょう。最後に入社までに必要な手続きや準備があるか確認し、入社当日のことで不安に思うことがあれば、このときに質問するといいでしょう。
メール例文
Re：{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
前向きに入社を考えております。
正式にお返事をさせていただく前に、入社後の働き方を確認させていただきたいのですが、労働条件をメール等書面でいただくことは可能でしょうか。
いただいた書面を確認し、正式にお返事をさせていただきます。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、ご返信頂けますと幸いです。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
Re：{元の件名}株式会社〇〇〇〇
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
お送り頂いた雇用契約書も確認致しました。謹んで内定をお受けいたします。
これまでの経験を生かし、貴社の一員として貢献できるよう努めて参ります。
皆様にお会いできることを楽しみにしております。
今後、入社までの手続きなどをどう進めればよいかなど、またご連絡頂けると幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
電話の例文
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？
（担当者にかわったら）
お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただいた〇〇です。改めて、このたびの内定のご連絡、誠にありがとうございました。
雇用契約書も確認し、内定を謹んでお受けしたいと考えています。
これまでの経験を生かして、貴社の一員として貢献できるよう努めて参りますので、今後ともよろしくお願いいたします。
入社までの手続きなどの詳細確認は、どう進めたらよいでしょうか。
（今後の流れを確認する）
※相手が電話を切ったことを確認して、電話を切る
内定保留のメール電話テンプレート
他の企業からの結果待ちをしている場合や、諸事情により返事を待って欲しい場合などはその旨を早めに連絡します。その際、以下の内容をメールに盛り込みます。
1.内定の連絡をもらったことへのお礼
2.内定を保留したいこととお詫び
3.保留したい理由
4.いつ返事が出来るか
5.そこまで待ってもらえるか
内定を保留にすること自体は悪いことでも珍しいことでもありません。ただし企業側もすぐに入社して欲しい状況や、別の候補者を待たせているなどの事情があるかもしれず、保留が難しい可能性もあることを念頭に置いておきましょう。返事の保留の目安は2、3日から最長でも2週間程度と考えておきましょう。
メール例文
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
すぐにでも承諾の返事をすべきですが、
他にも選考中の企業が複数あり、そちらの返事を聞いた上で最終的に判断したいと考えております。
00月00日（〇）までにお返事できると思いますが、お待ちいただくことが可能でしょうか。
こちらの事情で誠に恐縮ですが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
電話の例文
お世話になっております。内定通知をいただきました〇〇〇〇と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？
（担当者にかわったら）
お世話になっております。
先日、内定通知を頂いた〇〇〇〇です。
このたびは内定のご連絡、誠にありがとうございます。
すぐにでも承諾の返事をすべきですが、他にも選考中の企業が複数あり、そちらの返事を聞いた上で、最終的に判断したいと考えております。
00月00日（〇）までには返事できると思いますが、そこまでお待ちいただくことは可能ですか。
（担当者とすりあったら）
このたびは、こちらの事情で申し訳ありません。
なるべく早くご連絡致します。何卒よろしくお願いいたします。
※相手が電話を切ったことを確認して、電話を切る
内定辞退のメール電話テンプレート
検討した結果、内定を辞退する場合は、なるべく早く担当者宛に連絡を入れましょう。内定辞退の連絡は、基本的にはメールより電話で行なったほうがいいでしょう。メールよりも早く、確実に担当者に伝えられることや、直接会話をしたほうがお詫びの気持ちが伝わりやすいためです。電話をした際に担当者が不在であればメールでも構いませんが、メールの文面に「先ほどお電話いたしましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼いたします」など、1文を添えると相手に失礼な印象を与えずにすみます。転職エージェントを介している場合はエージェントの担当者に連絡をします。
企業側はあなたが辞退したことで、別の候補者を探す必要があります。言いにくいからと返事を先延ばしにせず、早めに連絡をするのがマナーです。
メール例文
※または「内定辞退のご連絡 〇〇〇〇（名前）」
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。先日、内定通知をいただきました○○です。
先ほどお電話したところ、ご不在とのことでしたのでメールにて失礼いたします。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
光栄なご連絡をいただきながら誠に恐縮ですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
面接後、検討を重ねましたが、自身のキャリアを考えた結果、このような結論に至りました。
〇〇様の貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、内定辞退のご連絡となり誠に申し訳ございません。
採用活動に関わってくださった皆様には心から感謝しております。
本来であれば貴社へお伺いしてお詫びするところではございますが、
メールでのご連絡となりましたことをご容赦いただきたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心からお祈り申し上げます。
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〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
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電話の例文
（企業側が電話に出たら）
自分：お世話になっております。先日、中途採用の選考を受けさせていただきました〇〇〇〇（フルネーム）と申します。中途採用担当の〇〇さんはご在席でしょうか？
人事部：少々お待ちください
採用担当者：お電話変わりました。採用担当の〇〇です。
自分：お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました〇〇〇〇（フルネーム）と申します。今、お時間よろしいでしょうか。
採用担当者：はい、大丈夫ですよ。
自分：ありがとうございます。実は、内定通知をいただきながら大変心苦しいのですが、このたび御社よりいただいた内定を辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。
採用担当者：そうですか。それは残念です。差し支えなければ理由を伺ってもよろしいですか。
自分：はい。御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。検討を重ねた結果、自分の適性や将来希望するキャリアなどを考え、そちらの企業に入社することを決意いたしました。
採用担当者：そうですか。残念ですが、承知しました。
自分：本体なら直接お伺いすべきところを電話でのご連絡となり、大変申し訳ございません。
採用担当者：大丈夫ですよ。他社でもご活躍を期待しています。
自分：ありがとうございます。選考で貴重なお時間をいただきながら、このような形となり大変申し訳ございません。それでは失礼いたします。
（相手が電話を切ったことを確認して、電話を切る）
※更新履歴：
2020年7月13日
2021年5月24日
2024年2月15日
※文中の社名・所属等は、取材時または更新時のものです。