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退職が決まったら、社内やお世話になった取引先へ退職の挨拶メールを送るのが一般的です。誰に、いつ、どのような内容で送ればよいのか迷う人も多いのではないでしょうか。本記事では、退職の挨拶メールを送るタイミングやマナー、社内向け・社外向けそれぞれの例文に加え、上司や社長・経営層への例文、返信メールが来た際の再返信の書き方まで詳しく解説します。
退職の挨拶メールは社内向けと社外向けでは送るタイミングが異なります。
社内に向けた退職の挨拶メールは一般的には最終出社日に送ります。これまでの会社の慣例で送信のタイミングが決まっている場合もあるので、迷う場合は上司や先輩などに確認してみましょう。
取引先など社外向けの挨拶メールは最終出社日の2～3週間前には送りましょう。それまでに後任者を決めておき、あわせて後任者の情報もメールでお知らせし、スムーズに業務の引継ぎを行います。
退職の挨拶メールは、社内、社外、お世話になった人など関係性により送り方を変えるとよいです。
社内向けの退職の挨拶メールは一斉送信で大丈夫です。Toには自分のメールアドレスを入れ、宛先となる送信先のメールアドレスはすべてBccに入れます。
一斉送信の場合、多くの人が見る可能性があるので個人情報に配慮し、また文面は誰が見ても問題ない内容であるよう注意を払いましょう。
一斉メールとは別に社内でお世話になった人に対して、個別に感謝の気持ちを伝えるのもよいです。これまでの取り組みやプロジェクトなどを通じて心に残ったエピソードや、その人に言われてうれしかった事などを伝えると気持ちが伝わりやすくなります。
退職の挨拶メールを書く際に、押さえておきたいマナーを紹介します。
退職の理由は詳細を明記せず、基本は「一身上の都合」とします。たとえ会社への不満や人間関係などが理由でも書かないことがマナーで、また書くことにより自分自身の信用を損ねる場合もあります。退職理由が結婚や出産などの場合は書いても差し支えないでしょう。
退職の挨拶メールはひと目で退職の挨拶だとわかるように、「退職のご挨拶」や「退職のご連絡」などを件名にします。社外向けには会社名も入れると、相手が一目で判断できるのでより分かりやすくなります。
退職の挨拶メールを送信した後、電話やメールが届く場合もあるので、文中には最終出社日を明記します。相手が連絡してきた際に、すでに退職していたということがないように、いつまでなら連絡がつくのかが分かるように配慮しましょう。
退職後の連絡先は社外向けのメールには書かないことが基本です。社内向けでは連絡先を記載する場合もありますが、必須ではありません。社内で個人的に繋がりのある人であれば、個人のメールアドレスやSNSを伝えておくと退社後も連絡をとりやすくなります。
社内向けの退職の挨拶メールに書く内容と送り先に応じた例文を紹介します。
社内向けの退職の挨拶メールの構成は次のとおりです。
一斉送信の場合、宛名は「○○部の皆様」や「関係者各位」など送る範囲によって調整し、内容はシンプルにまとめてよいでしょう。上司や同僚など個人に送る場合は、相手との間で印象に残ったエピソードなどを交えると、より気持ちが伝わりやすくなります。
■社内向け｜退職の挨拶メール構成
〇〇部の皆様、
お疲れ様です。〇〇（名前）です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により〇月末をもって退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶となり失礼いたします。
入社から〇年、皆様には大変お世話になりました。
業務を通して多くのことを学ばせていただき、心より感謝申し上げます。
この会社で培った経験を活かし、今後も精進してまいります。
なお、退職後の連絡先は下記となります。何かございましたらご連絡をいただけると幸いです。
メール：xxx@xxxx（アドレス）
携帯：xxx-xxx-xxxx（番号）
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
署名：
××部〇〇（名前）
上記のシンプルな例文は、部署やチームの人数が多く一斉送信で送る場合や、業務上のつながりが浅い相手に送る場合に向いています。個別のエピソードを盛り込まずに、要点だけを簡潔に伝えたいシーンで活用しましょう。
退職の挨拶メールを最終出社日に送る場合は、署名欄から会社のメールアドレスや電話番号などは省きます。退職後の連絡先を書く場合は、個人のメールアドレスやSNSになります。
〇〇部 部長 〇〇さん、
お疲れ様です。〇〇（名前）です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により〇月末をもって退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶となり失礼いたします。
入社から〇年、新入社員として配属されて以来、〇〇部長には大変お世話になりました。
初めてのプロジェクトでは壁にぶつかることも多く、悩むこともありましたが、
〇〇部長から常に温かい言葉をかけていただき、粘り強く目の前のプロジェクトに取り組むことができ、
ビジネスパーソンとしての土台を築くことができました。
心より感謝申し上げます。
この会社で培った経験を活かし、今後も精進してまいります。
なお、退職後の連絡先は下記となります。何かございましたらご連絡をいただけると幸いです。
メール：xxx@xxxx（アドレス）
携帯：xxx-xxx-xxxx（番号）
最後になりましたが、〇〇部長のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
署名：
××部〇〇（名前）
上司へのメールは、お世話になった具体的なエピソードを加え、成長できたポイントなどを伝えると相手も嬉しいですし、好印象になります。
皆様、
お疲れ様です。〇〇（名前）です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により〇月末をもって退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶となり失礼いたします。
皆様とは、入社して以来お互いに競い合い、励まし合い、仲間として常に刺激を受けていました。
〇〇プロジェクトではみんなで試行錯誤しながら、なんとか期限内にカットオーバーすることができ、
この経験を通じて私自身もより一層成長することができました。
皆様がいたからこそ乗り越えられたと、心から感謝しています。
皆様から学んだことや経験を活かし、今後も精進してまいります。
なお、退職後の連絡先は下記となります。何かございましたらご連絡をいただけると幸いです。
メール：xxx@xxxx（アドレス）
携帯：xxx-xxx-xxxx（番号）
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
署名：
××部〇〇（名前）
同僚への挨拶メールは、これまで経験した業務やプロジェクトの具体的なエピソードを加えるとよいです。同僚や同期へは一斉メールで問題ないですが、特に親交が深い同僚や同期には個別に送ると退職後の関係も続きやすいです。
〇〇社長
お疲れ様です。〇〇（名前）です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により〇月末をもって退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶となり失礼いたします。
入社から〇年間、〇〇社長には節目のたびにお声がけいただき、大変励みになりました。
特に〇〇の際にいただいたお言葉は、今でも仕事への向き合い方の指針となっております。
在職中に賜りましたご指導とお力添えに、心より感謝申し上げます。
〇〇社長のもとで得た経験を糧に、次の環境でも精進してまいります。
末筆ながら、会社のさらなるご発展と〇〇社長のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
署名：
××部〇〇（名前）
社長・経営層に送る場合は、一斉送信ではなく個別に送るのが基本です。直接顔を合わせる機会が少ない相手でも、会社の方針や自分の成長に触れたひと言を添えることで、丁寧な印象になります。
社外向けの退職の挨拶メールに書く内容と、取引先を訪問する場合、しない場合の例文を紹介します。
社外向けの退職の挨拶メールの構成は次の通りです。
社内向けとの違いは「引継ぎの要素がある」こと、「退職後の連絡先は書かない」ことです。取引先が不安にならないよう、引継ぎについてしっかりと記載しましょう。
また、退職後の連絡先は書かないほうが無難ですが、どうしても記載する必要がある場合は、上司と相談のうえ決めてください。
株式会社〇〇 〇〇課
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により〇月末をもって退社することになりました。最終出社日は〇月〇日の予定となっております。
〇〇様には在職中に何かとお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。
特に〇〇プロジェクトでは積極的に社内にお取り計らいいただき、
その結果スムーズにプロジェクトを進めることができ、大変助かりました。
後任は、本メールのccに入れております〇〇部署の〇〇です。
退職までにしっかりと引継ぎをおこないますので、どうぞご安心ください。
つきましては、退職の前に下記の日時内で1時間程度、
後任の〇〇とご挨拶に伺わせてください。
〇〇様のご都合はいかがでしょうか。
〇月〇日（〇）〇:〇～〇:〇
〇月〇日（〇）〇:〇～〇:〇
〇月〇日（〇）〇:〇～〇:〇
ご検討よろしくお願いいたします。
署名：
株式会社〇〇 〇〇（名前）
社外メールでは、取引先との個別のエピソードを添えて感謝の気持ちを伝えると、相手の印象にも残ります。後任者の部署・名前と連絡先は忘れずに記載しましょう。
株式会社〇〇 〇〇課
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
私事で恐縮ですが、このたび、一身上の都合により〇月末をもって退社することになりました。最終出社日は〇月〇日の予定となっております。
本来は直接ご挨拶に伺うべきところ、申し訳ございませんが、メールにて失礼いたします。
〇〇様には在職中に何かとお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。
特に〇〇プロジェクトでは積極的に社内にお取り計らいいただき、
その結果スムーズにプロジェクトを進めることができ、大変助かりました。
後任は、本メールのccに入れております〇〇部署の〇〇です。
退職までにしっかりと引継ぎをおこないますので、どうぞご安心ください。
この後、〇〇から直接ご連絡させていただき、
ご挨拶の日程などを調整させていただきます。
後任者：〇〇
メール：xxx@xxxx
携帯：xxx-xxx-xxxx
末筆ながら、貴社のさらなるご発展と〇〇様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
署名：
株式会社〇〇 〇〇（名前）
メールのみの場合は、直接訪問できない旨のお詫びの一言を添えます。特に、訪問できない際の後任の連絡先は先方にとっても重要な情報となりますので、必ず記載しましょう。
退職の挨拶メールを送ると、相手から労いや感謝の言葉が返信で届くことがあります。ここでは、返信をもらった際の再返信のタイミングや書き方、相手ごとの例文を紹介します。
返信をもらったら、できるだけ早く再返信するのが望ましいです。すでに退職の挨拶を済ませているため、再返信は簡潔なお礼で十分です。
件名は届いたメールに「Re：」がついた状態のまま返信し、本文には返信をもらったことへのお礼と、相手からの言葉に対する一言を添えましょう。一斉送信への返信すべてに個別で返す必要はなく、特にお世話になった相手や、個別に心のこもった返信をもらった相手に絞って再返信すると気持ちが伝わりやすくなります。
〇〇部長
ご丁寧に返信をいただき、ありがとうございます。
温かいお言葉をいただき、大変うれしく思っております。
〇〇部長のもとで学ばせていただいたことを忘れず、これからも精進してまいります。
最後になりましたが、〇〇部長のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
改めて、今まで本当にありがとうございました。
署名：
××部〇〇（名前）
〇〇さん
返信ありがとうございます。
〇〇さんからのメッセージを読んで、これまでの日々を思い出し、あたたかい気持ちになりました。
新しい環境でも、〇〇さんと一緒に働いた経験を活かしてがんばります。
またどこかでお会いできる日を楽しみにしています。
本当にありがとうございました。
署名：
××部〇〇（名前）
株式会社〇〇
〇〇様
ご丁寧なご返信をいただき、誠にありがとうございます。
在職中はひとかたならぬお力添えをいただき、心より感謝しております。
後任の〇〇にも変わらぬご愛顧をいただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。
署名：
株式会社〇〇 〇〇（名前）
最後に、退職の挨拶メールでよくある質問に回答します。
送る範囲に明確な決まりはありませんが、日頃業務でやり取りのあった社内の部署や、お世話になった取引先が目安です。直接顔を合わせて挨拶できる相手には、対面での挨拶を優先し、メールは補足として簡潔な内容のものを送りましょう。
反対に、最終出社日まで顔を合わせる機会がない相手や、離れた拠点・部署の相手には、メールでの挨拶が中心になります。
有給休暇を消化してから退職日を迎える場合は、実際に出社する最終日、つまり「最終出社日」に送りましょう。
有給消化に入ってからは社内の人と顔を合わせる機会が減るため、最終出社日のうちに関係者へメールを送っておくと、退職日を迎える前に確実に挨拶を伝えられます。
派遣社員や契約社員も、正社員と同様に退職の挨拶メールを送って問題ありません。特に長期間同じ職場で働いていた場合や、派遣先の社員と一緒にプロジェクトを進めていた場合は、感謝の気持ちを伝えるためにも送っておくと良い印象を残せます。
ただし、派遣社員の場合は派遣元の担当者にも事前に相談し、送信範囲や記載内容に問題がないか確認しておきましょう。
※更新履歴：
2024年8月28日 初回公開
2026年9月16日
※文中の社名・所属等は、取材時または更新時のものです。
