円満退社のための上司への退職理由の伝え方・切り出し方 例文あり
円満に退職するために大切なのは、タイミングと伝え方、そして周りが納得する退職理由です。伝え方次第で退職交渉が長引いたり、トラブルになる可能性もあります。いつ、誰に、どのように伝えたらいいか、例文とともに紹介します。
【目次】
退職の意思を伝えるタイミング
1～2カ月前までに退職の意思を伝える
退職の意思表示のタイミングは、就業規則に則るのがスムーズですが、一般的には退職希望日の1～2カ月前までに伝えるのがよいと言われています。これは引き継ぎにかかる時間や人員の調整期間を考慮したもので、退職までの期間が短いと、業務の引き継ぎが十分できないこともあり得るからです。ある程度余裕を持ったスケジュールを立てましょう。
繁忙期、人事異動前後などは避けたほうが無難
スムーズな退職を望むなら、繁忙期や人事異動の前後、進行中のプロジェクトの途中での退社は、できれば避けたいところ。会社や周囲の人たちに負担がかかり、引き継ぎにも影響が出てしまう恐れがあります。それでも難しい場合もありますので、その際はできるだけ早めに上司に相談し、退職までのスケジュールを組むことをおすすめします。
伝える相手とアポイントの取り方
直属の上司にアポイントをとる
退職の意思を最初に伝えるのは直属の上司です。メールでアポイントを取ってから口頭で伝えるのがマナー。メールでは「今後のことで相談したいことがあります」と切り出し、退職のことは伏せて、日時の調整までにとどめておくのがよいでしょう。
静かな場所を選び対面で伝える
話を切り出す際は、他の同僚がいる場所を避け、会議室など上司と二人きりになれる場所で直接伝えましょう。お昼や会社帰りのお酒の席などで話すのはおすすめできません。退職の話は「交渉の場」として考え、きちんと話し合える環境で行いましょう。メールや電話での申し出もビジネスマナーとしてはNG。メールでは一方的な報告となり不誠実な印象を与えてしまいます。
退職希望の伝え方・切り出し方
感謝の気持ちを伝えた後、はっきり意思表示をする
など、上司や会社に敬意を払い、今までの感謝の気持ちが伝わる表現で切り出すことがポイントです。退職は言いだしにくいことですが、ここははっきり伝えましょう。
とはいえ「〇月×日に辞めます」と、自分都合を主張するのは控えた方が無難。すでに転職が決まっており入社日が確定している場合は、
など、相手を気遣いつつ伝えると印象も和らぐでしょう。退職の交渉をスムーズに進めるためにも、ある程度余裕をもってアポイントをとることをおすすめします。
円満に退職するための退職理由と例文
円満退職につながりやすい退職理由は大きく２つです。ひとつは将来のビジョンに紐づく前向きな理由、もうひとつは生活の変化による理由です。例文とともに紹介します。
前向きな退職理由
退職後のステップアップや夢の実現など、将来を見据えた退職理由であれば、上司も引き止めにくく、伝え方によっては応援してくれる場合もあるでしょう。その際、「今の職場ではこの希望は叶えられないので転職はやむを得ない」と理解してもらうことが大切です。強い意志と前向きな気持ち、これまでの感謝も忘れずに伝えましょう。
お忙しいところ、お時間いただきありがとうございます。
突然のことで大変申し訳ありませんが、退職したいと考えております。
かねてより〇〇業界に興味があり、今の仕事にやりがいを感じているものの、将来のことを考えた時に、今挑戦しないと後悔するという思いに至り、退職を決意しました。
大変身勝手ではありますが、〇月×日をもって退職させていただけないでしょうか。後任への引継ぎはしっかりやりきります。
よろしくお願いいたします。
その他の前向きな理由として、キャリアアップ、起業・開業、留学、資格取得の勉強などがあげられます。具体的にどんな風に伝えれば円満退職につながりやすいか、以下の例文を参考にしてみてください。
・これまで培ってきた経験を活かして、より専門性の高い仕事に就きたいと思っています。
・学生の頃からの夢だった起業を決意しました。
・より深い学びを得るために、海外留学を決意いたしました。
・スキルアップするために資格取得を目指しており、その勉強に専念したいと思っています。
生活の変化による退職理由
生活スタイルやライフステージの変化によるプライベートな事情であれば、比較的スムーズに話が進む傾向があります。例えば夫の転勤による退職など。家庭の事情であれば、上司や周囲の納得も得やすいでしょう。
お忙しいところ、お時間いただきありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、夫の転勤により〇〇に転居することになりました。大変悩みましたが、転勤先についていくことを決断し、退職したいと考えています。
誠に勝手ではございますが、〇月×日までに会社を退職させていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
その他、生活の変化による退職理由として、子どもの就学・進学、親の介護、自身の健康上の理由、結婚などがあげられます。以下の例文を参考にしてみてください。
・子どもが進学を控えており、受験をサポートする時間を作りたく、退職を決意しました。
・家族が高齢になり、介護へ専念する必要がある状況になりました。
・健康状態が悪化したため、退職してしばらく療養したいと思っています。
・私事ですが〇月に結婚することになりました。夫と話し合った結果、今後の出産や育児のことを考え、退職を決意しました。
曖昧な言い方や不平不満は避ける
例え会社への不満が退職理由だったとしても、それをありのまま伝えるのは避けましょう。不満をぶつけられると上司の心証が悪くなることに加え、「不満な点は待遇改善をするから」と引き止めの口実にもなりかねません。また「退職しようかと考えておりまして」など、あいまいな言い方をしてしまうと、本気なのか相談されているだけなのか、上司は判断をしかねてしまいます。大切なのは「退職の意思は固まっている」ということを、はっきりと明言することです。
退職願・退職届に書く理由は「一身上の都合」でOK
退職願・退職届は会社で決められた書式がある場合や、提出する期限が就業規則に記されていることがあるので、必ず事前に確認しましょう。退職理由は詳細を書く必要はなく、理由がなんであっても、書面では「一身上の都合により退職いたします」と書けばOK。提出後は最終出社日まで気を抜かず、しっかりと業務に励みましょう。