【例文付】内定通知の返信方法｜承諾、保留、辞退それぞれの場合

転職で内定通知をもらったら、どう返事するのが良いでしょうか。ここでは、内定を承諾する場合、保留する場合、辞退する場合、それぞれの返事で伝える事、返信のタイミングなどを例文つきで紹介します。

内定通知をもらったら、まず受領の返信をする

内定通知の連絡は、多くは電話かメールで来ます。電話で来た場合は、その場でお礼を伝えます。着信が残っていた場合は、電話で折り返します。メールで受け取っている場合は、メールで返信します。
電話の折り返しやメールの返信は、遅くとも24時間以内には連絡をしましょう。企業側は、内定通知がきちんと届いているかを確認したいため、可能な限り早めの連絡を心掛けて。

承諾する意思がある場合の返し方

前向きである旨と、雇用契約書の送付を依頼

内定を正式に承諾する前に重要なのは、給与や勤務時間、就業場所などの具体的な労働条件の詳細が書かれている雇用契約書を確認することです。会社によっては、労働条件通知書、内定通知書、採用通知書などの場合もありますが、ここで重要なのは、書面の名称にとらわれず、入社後の労働条件が確認できるものを送ってもらうことです。

内定通知をもらった後の最初の返事は、連絡のお礼、前向きに入社を考えている事、労働条件が確認できる雇用契約書の送付をお願いすること、確認の上、改めて正式に返事をすることを伝えます。

連絡が電話で来た場合は、郵送またはメールで送ってもらうよう採用担当者に伝え、書類を受け取ったら、正式な承諾連絡を後日します。

メールの例文・電話での伝え方例

■メール：内定通知書がついている場合

■メール：内定通知書が付いていない場合

■電話で折り返す場合

正式な内定承諾の連絡を改めてする

雇用契約書を確認し、正式に内定承諾する意思を決めたら、採用担当者にすぐ連絡をしましょう。転職エージェントを介している際は、エージェントの担当者に連絡を。

承諾の連絡は内定通知のときに記載された返信期日までに必ずすること。遅れるようなら、その旨を連絡します。返信期日が書かれていない場合は、1週間以内に連絡するのが一般的です。
連絡する際は3つのポイントを押さえて伝えること。1つ目は内定通知の連絡と同じで、まずは感謝の気持ちを伝えましょう。これから一緒に働く仲間として選んでもらったことに対するお礼を忘れずに。2つ目は「内定をお受けいたします」と内定を承諾する意思をはっきり述べましょう。3つ目の末文は「貴社で活躍できるよう尽力してまいります」など入社後の意欲でまとめます。

正式承諾のメール例文・電話での伝え方

■メールの場合
採用担当者は1日に多くのメールを確認しているため、件名を見てすぐにどのような案件か判断できるよう元の件名を残したまま送るのがマナー。また、メールの送信時間は、22時以降の深夜はなるべく避ける方が無難です。

・例文

■電話の場合
電話の場合、相手の都合を考えた時間帯を選ぶことが大切です。9時～18時が就業時間の会社なら、午前10～11時、午後14時～17時の間を目安にすると良いでしょう。

・例文

内定承諾の返事を保留したい場合

理由を伝え、いつまで待ってもらえるか確認

第一志望の企業からの結果待ちや、諸事情により返事を待ってほしい場合、なかなか言いづらいかもしれませんが、保留するからこそ連絡は早めにします。その際に話すことは、

の４点です。
保留自体は悪いことではありません。真剣に検討している結果であるとわかるように伝えるのがポイントです。ただ、企業側にも早めに入社してほしい、別の候補者を待たせているなどの事情があり、保留が難しいことがあるのも頭に入れておきましょう。返事の保留は、最大2週間程度を目安に相談してみましょう。

内定保留のメール例文・電話での伝え方

■メールの場合

■電話の場合

内定を辞退する場合

検討の結果、内定辞退を決めた場合も速やかに連絡をします。この場合も内定通知と同様、企業側からの連絡にあわせて電話、メールで返信を。転職エージェントを介している場合はエージェントの担当者に連絡をしてください。
辞退の連絡はしづらいかもしれませんが、企業側としては別の候補者探しに影響するため、引き延ばさずに早めに辞退連絡をするのが大切です。

▶ 内定辞退のメールや電話での伝え方マナー｜例文付

監修：冨塚祥子（トミヅカ社会保険労務士事務所）

※2020年7月13日の記事を更新しました。