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2018年01月14日

就活の面接を辞退する方法|メール・電話で丁寧に断るコツと例文

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新卒採用の試験には、必ず面接があります。書類審査を通過して面接に呼ばれるということは、「内定の可能性がある」「採用担当者に、会ってみたいと思われている」ということです。
しかし、他に希望していた企業に内定が決まったり、都合が悪くなったりして、面接を断らざるを得ないこともあるでしょう。
この記事では、就活中の大学生に向けて、上手に面接を辞退する方法をご紹介します。

【目次】
1. 面接を辞退する際に注意すべきこと
2. メールで面接を辞退するときの文例
3. 電話で面接を辞退するときの話し方
4. 面接を辞退するときは、誠実な姿勢がポイント

面接を辞退する際に注意すべきこと

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面接を辞退すること自体は失礼ではないものの、相手との約束をキャンセルすることに変わりはありません。学生とはいえ、社会人としての基本的なマナーを守るのは当然です。

できるだけ早く辞退の連絡をする

面接を辞退することを決めたら、できるだけ早く採用担当者に連絡を入れましょう。採用担当者は、将来会社の戦力になってくれるかもしれない貴重な人材を探すために、スケジュールを調整したり、エントリーシートなどの資料を読み込んだりして事前に準備をしています。直前や当日の連絡になってしまうと、その分、採用担当者が面接の準備にかけた時間が無駄になってしまうことになり、失礼です。

無断欠席は絶対にしない

突発的な事故など余程の事情がない限り、面接の無断欠席はやめましょう。面接のために時間を空けていた採用担当者の予定を台無しにするだけでなく、出身大学のイメージが悪くなって大学や後輩に迷惑をかける可能性もあります。また、社会人になってから、その会社と仕事をする機会がないとも言い切れません。
たとえ入社する気がない会社であっても誠実に対応し、できる限り最後まで良い印象を残しましょう。

メールでの連絡で大丈夫だが、前日または当日の場合は電話をする

面接の辞退をメールで行うことは、マナー違反ではありません。メールで連絡をすることで、採用担当者に電話対応の手間を取らせなくて済んだり、辞退の意思を確実に文章の形で残せたりするメリットがあります。「直接話すのは少し気まずい」という場合も、メールなら伝えやすいでしょう。

ただし、面接辞退の連絡が前日または当日になる場合は、メールではなく電話をしましょう。メールの場合、担当者がメールチェックをする時間がなかったり、他のメールに紛れて見落としていたりして、面接の日時までに読んでもらえない可能性があるからです。
また、メールと電話いずれの場合も、会社の営業時間内に行うのがマナーです。

面接を辞退する理由は記載しなくて良い

メールで面接辞退を伝える場合、その理由を詳しく記載する必要はありません。「一身上の都合により」など、一般的に使われている理由で十分です。
ただし、体調不良などで希望する会社の面接にやむなく行けない場合は、すぐにあきらめるのではなく、その旨を説明し、別日を設定してもらえないか交渉しましょう。

辞退の理由を聞かれたら「他社の内定が出た」などと伝える

電話などで面接辞退の連絡をした場合、会社側から理由を聞かれることがあります。そのときは、「他社の内定が出た」などと答えましょう。その際、「もともと御社は第2志望だった」などの失礼な発言は、それが本音であったとしても絶対にやめましょう。
また、「御社で働く自信がない」「御社のレベルに自分が付いていけるか心配になった」など、相手に説得の隙を与えるようなことを言うのも避けましょう。迷っていると見なされ、説得されて逆に断りづらくなってしまう可能性があります。

メールで面接を辞退するときの文例

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メールは簡潔に用件を伝えることができますが、回りくどくなったり、そっけない印象を与えてしまったりすることもあります。メールで面接を辞退する際に失礼にならない文例をご紹介します。

面接辞退のメール文例1

件名:面接辞退のご連絡【〇〇大学・〇〇】

本文:
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。

〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退したく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、面接の日時をご調整いただきましたのに、大変申し訳ございません。

ご理解の上、ご了承のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学○○学部
○○○○
住所:
電話:
Email:

面接辞退のメール文例2

件名:面接辞退のご連絡【〇〇大学・〇〇】

本文:
〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接のお時間を頂戴しております〇〇大学の〇〇です。

この度、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間をいただいていたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。

会社説明会で親切丁寧にご対応をいただきましたこと、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

〇〇大学○○学部
○○○○
住所:
電話:
Email:

電話で面接を辞退するときの話し方

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面接の日程が近かったり、本当は行きたいが、体調不良などで行けなくなったりした場合は電話で辞退の意思を伝えましょう。その際のやりとりの見本をご紹介します。

電話で面接を辞退するときの話し方1

自分(自):お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。面接の件でお電話いたしました。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者に変わったら)
自:お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日の〇時より面接のお約束をいただいております、〇〇大学の〇〇と申します。今、少しお時間よろしいでしょうか。

採用担当者(採):人事部の〇〇です。はい、大丈夫です。

自:ありがとうございます。先日は面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。大変申し訳ないのですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

採:わざわざご連絡をいただきましてありがとうございます。もし差し支えなければ、ご辞退の理由などを教えていただけますか。

自:はい、この度、他社の内定が決まりまして、就職活動を終了することが理由です。お忙しい中、面接のお時間をいただいていたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

採:それはおめでとうございます。それでは面接ご辞退の件、承りました。

自:大変お手数をお掛けいたします。お忙しいところ、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。

電話で面接を辞退するときの話し方2

自:お世話になっております、わたくし、〇〇大学の〇〇と申します。〇月〇日の面接の日程の件でご連絡いたしました。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者に変わったら)
自:お世話になっております、〇月〇日の〇時より面接のお約束をいただいております、〇〇大学の〇〇でございます。今、お電話よろしいでしょうか。

採:人事部の〇〇です。はい、どのようなご用件でしょうか。

自:恐れ入ります。昨日より体調を崩してしまいまして、申し訳ありませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

採:ご連絡ありがとうございます。体調不良でご辞退されるとのこと、承りました。

自:もしよろしければ、面接の日程を変更させていただくことは可能でしょうか。こちらの体調管理の不備で大変申し訳ないのですが、できましたらもう一度、面接の機会をいただけたらと思っております。

採:承知いたしました。それでは他の日程を確認しまして、折り返しご連絡いたします。どうぞお大事になさってください。

自:ご配慮いただき本当にありがとうございます。承知いたしました。ご連絡をお待ちしております。どうぞよろしくお願いいたします。

面接を辞退するときは、誠実な姿勢がポイント

企業にとって、エントリーした学生が面接を辞退すること自体は、珍しいことではありません。しかし、「もう関係なくなるから」「連絡するのが気まずいから」などの理由で無断欠席をするのは、採用担当者に対して非常に失礼です。
面接を辞退するときは、一時でも自分のために時間を取ってくれた相手に感謝し、誠実に対応することが大切です。