【例文付き】面接辞退メールを送るのは失礼?電話が無難?面接の断り方や理由も紹介
転職活動中に選考途中で面接を辞退したい場合、どのように面接を断るのがよいか悩む人も多いのではないでしょうか。この記事では、面接辞退の連絡方法や辞退理由別の例文、面接辞退を伝える際のマナーについて解説します。自分の状況に合わせて、辞退理由や連絡手段を選ぶ参考にしてください。
面接辞退を決めたらすぐに連絡する
面接の辞退を決めたら、理由はどのようなものでもすぐに連絡しましょう。企業側は場所を抑えていたり、面接官のスケジュールを確保していたり、既に動いてしまっていることもあるので、連絡が遅れるほど企業側に迷惑がかかってしまいます。言い出し難い状況でも無断キャンセルは絶対にNGですので、速やかに連絡しましょう。
面接辞退の連絡はメールでも電話でもOK
面接辞退の連絡方法について気になる人は多いかもしれません。連絡の際は、以下の点に注意してください。
基本はメール連絡で問題ない
面接辞退の連絡は、面接日の2日前までならメールでも失礼にはあたりません。ただし、早朝や深夜の連絡は避け、営業時間内にメールをするように心がけましょう。メールだけでは気になる場合は電話でフォローをすればより誠意が伝わるでしょう。
直前の面接辞退は電話で対応する
体調不良などのやむを得ない理由で、面接の前日、当日に辞退する場合は、確実に連絡がとれる電話で対応しましょう。面接担当者が不在の場合は、電話口の方に面接辞退の旨を依頼すると同時に、担当者にもメールを送っておくと安心です。
面接辞退メールの例文と書き方のポイント
面接辞退のメールは「件名」「宛名」「本文」「署名」で構成されます。基本的なメール例文と書き方のポイントを解説します。
件名:面接辞退のご連絡(あなたの氏名)①
株式会社〇〇〇〇
人事部 採用担当〇〇様 ②
お世話になっております。➂
この度、最終面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇(あなたの氏名)です。
△月△日△△時より面接のお約束をいただいておりましたが、
一身上の都合により選考を辞退したくご連絡を差し上げました。
選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、
身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)➃
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――
件名①
件名は、要件、差出人が一目でわかることが重要です。面接辞退の連絡であることと、自分の名前をフルネームで入れましょう。
宛名②
会社名、部署名、採用担当者名の順で記載します。会社名は(株)など省略せずに正式名称を記載します。担当者名が分からない場合は、採用担当者様、と記載します。
本文➂
面接辞退の理由は詳細に伝える必要はありません。基本は「一身上の都合」「諸般の事情により」で大丈夫です。例文の通り、文章の最後には面接を辞退することに対するお詫びと面接の機会をいただいたことへの感謝をあわせて伝えます。
署名④
最下部の署名はフルネームで記載し、連絡先も明記します。署名はあらゆるビジネスシーンで使いますので、覚えておくと今後も役に立ちます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――
【理由別】面接辞退メールの例文
先述したように、面接辞退の理由は基本的に「一身上の都合」や「諸般の事情により」で構いません。ここでは「一身上の都合」と伝える場合の他に、面接辞退の理由を伝えたい場合の例文もあわせて紹介します。
「一身上の都合」と伝える場合の例文
(略)
お世話になっております。
この度、最終面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇(あなたの氏名)です。
△月△日△△時より面接のお約束をいただいておりましたが、
一身上の都合により選考を辞退したくご連絡を差し上げました。
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
メールでのご連絡となり申し訳ございませんが、
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
(略)
家庭の事情など言いづらい理由で面接を辞退する場合も、「一身上の都合」や「諸般の事情により」と記載して大丈夫です。
他社から内定をもらった場合の例文
(略)
お世話になっております。
この度、最終面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇(あなたの氏名)です。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ないのですが、
面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
先日、他企業から内定をいただき、
自分の適性を十分に検討した結果、その企業へ入社することを決断いたしました。
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
メールでのご連絡となり申し訳ございませんが、
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
(略)
他社から内定を得た場合は正直に伝えます。ただし、既に面接でその会社が第一希望と伝えていた場合は、「一身上の都合」や他の理由に変えたほうが堅実でしょう。
自分と合わないと感じた場合の例文
(略)
お世話になっております。
この度、最終面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇(あなたの氏名)です。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ないのですが、
面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
面接でお話を伺う中で、私が想定していたイメージと実際の業務内容の違いが大きいことに気づき、仕事を通じて貴社に貢献していくことが難しいと実感いたしました。
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
メールでのご連絡となり申し訳ございませんが、
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
(略)
自分と合わないと感じた場合も正直に伝えてOKです。ただし伝え方は失礼にならないように、自分には「貢献できそうにない」「実力が伴わない」など、あくまでも自分都合である旨を示唆し、相手に配慮しましょう。
体調不良の場合の例文
(略)
お世話になっております。
この度、最終面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇(あなたの氏名)です。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ないのですが、
体調不良のため面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
直前の連絡となってしまい申し訳ございません。
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
メールでのご連絡となり申し訳ございませんが、
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
(略)
体調不良の詳細を伝える必要はありません。「体調不良のため」だけでOKです。上記は体調不良により辞退を申し出る例文ですが、企業によっては面接の再設定に応じてくれる場合もあるので、希望する場合は「再度面接を調整していただくことは可能でしょうか」と添えても良いです。
面接辞退を電話で伝える会話例
面接の前日、当日の辞退はメールよりも電話で伝えたほうが確実です。ここでは面接辞退を電話で伝える時の会話例を紹介します。
応募者:
お世話になっております。本日、面接のお時間を頂戴している〇〇と申します。
採用担当の△△様はご在席でしょうか。
担当者:
はい、△△です。
応募者:
お世話になっております。本日、面接のお時間を頂戴している〇〇と申します。当日で大変申し訳ございませんが、応募しておりました別の企業から内定をいただきまして、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
担当者:
そうでしたか。ご連絡いただきありがとうございます。
応募者:
選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
選考の機会を頂戴し、ありがとうございました。
面接辞退メールに関するQ&A
面接辞退のメールを送った際は下記のことに注意しておきましょう。
面接辞退メールに企業から返信がない場合は?
面接辞退のメールを送った後に企業から返信がない時には、担当者が見落としてしまっている可能性もあるので、再度送信しましょう。それでも返信がなければ電話で連絡し、「〇月〇日〇時にメールでご連絡しています〇〇です」、などと伝えるとスムーズに話が進みます。
面接辞退メールを送った企業からの返信にも返信する?
企業側から面接辞退を了承する返信が来たら、その後こちらから連絡する必要はありません。例えば、返却物がある場合など、企業側から何かしらの返信を求める内容であれば、内容に沿って返信し、適切に対応をしましょう。
面接を辞退した後にもう一度選考をお願いできる?
基本的には一度辞退した会社に再度選考をお願いするのは難しいです。まだ他の人が選考中であったとしても、よほど説得できる理由がない限り、再選考の依頼はやめておいたほうが無難です。面接を辞退する際には、本当に辞退してよいか、しっかり考えて連絡をしましょう。
公開日:2024年7月9日
更新日:2024年11月20日