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2021年09月06日

面接のメール返信のマナー│面接日程調整・お礼・内定承諾・辞退など(例文付)


就職・転職活動中は、応募先企業とのメールをする機会が多くあります。面接の日程調整以降、よくあるシーンをメールの見本フォーマットとともに基本マナーを紹介します。

面接の日程調整メールの返信マナー

応募先企業から面接の日程調整のメールが届いたら、スケジュールを確認し、半日から1日以内に返信するのが基本です。返信の際は、内容が分かるよう、件名・本文ともに履歴を残しておきます

まずは、メールの基本マナーをおさらいします。

メール返信の基本マナー

  • 半日から1日以内には返信する
    メールの返信は、目安は半日から1日以内に返すことが基本です。すぐに回答できない場合は、「メールを確認したこと・追って返信すること」だけでも返信しましょう。メールを返信する時間は、深夜~明け方などではなく、応募先企業の就業時間から数時間前後が理想です。
  • 返信の件名は「Re:」で元の件名を残す
    件名は変更せず「Re:元の件名」にし、過去のメール本文も残して返信します。件名に「Re:件名(氏名)」と名前を加えるとより丁寧です。こちらから最初にメールを送る場合は、「用件(氏名)」のようにわかりやすいシンプルな件名にしましょう。
  • 返信は「全員に返信」を選択する
    メールの宛先にccなどで複数ある場合は、「全員に返信」を選択して返信します。複数の関係者への情報共有という意図があるため、送信者のみに返さないよう注意しましょう。

次に、承諾や日程変更のメールの例文を紹介します。

「提案された日時」で承諾する

件名)Re:{元の件名}

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇です。
ご多忙の中、面接の時間調整いただき、誠にありがとうございます。
それでは、00月00日(〇)00時~に伺います。

何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

「日程が合わず」希望日を提案したい

件名)Re:{元の件名}

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇と申します。
このたびは、面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日での都合がつかず、大変申し訳ございませんが、
以下、いずれかの日程でご検討いただくことは可能でしょうか。

9月3日(月)18:30以降
9月5日(水)10:00~12:00
9月6日(木)18:30以降
9月7日(金)10:00~12:00

上記でのご調整が難しい場合は、再度、候補日程をご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

「一度決めた後」面接日を変更したい

今回は、用件が変わるため、件名をあえて変えます。過去のメールは、そのままつけて連絡する方が良いでしょう。

件名)面接日程変更のお願い(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
00月00日(〇)00時~面接のお時間をいただいております〇〇〇〇と申します。
大変恐縮ですが、面接の日程変更をお願いしたく、
以下の日時の中で再調整いただくことは可能でしょうか。

9月3日(月)18:30以降
9月5日(水)10:00~12:00
9月6日(木)18:30以降
9月7日(金)10:00~12:00

ご多忙の中恐れ入りますが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

「持ち物など」面接について質問したい

面接当日の持ち物やなど、別途確認したいことが出た場合は、事前にメールで問い合わせておくといいでしょう。
あらかじめ面接の所要時間を知りたい場合は、「面接の所要時間はどのくらいか教えていただけますと幸いです」と聞くのがオススメです。

件名)面接についてのご質問(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
00月00日(〇)00時~に面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。
面接当日に持参するものを伺いたく、ご連絡しました。

・履歴書
・職務経歴書
・筆記用具
この他に持参するものがあればご教授ください。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

当日の遅刻や緊急の連絡でのメールマナー

面接当日に遅刻しそう

交通トラブルに巻き込まれたなど、当日に遅刻しそうな場合は、すぐに電話で連絡を入れることが基本です。
しかし、電車やバスの中などで通話ができない時は「遅刻の理由」「どのくらい遅刻するか」「お詫び」をメールで伝え、話せる状況になったら電話をかけます。大幅な遅刻の場合は、企業側の都合を聞き、日程変更が可能かを相談することもあります。

件名)面接遅刻のご連絡(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
本日、00月00日(〇)00時~面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。
現在、貴社に向かっているところなのですが、
〇〇線で人身事故があり、00分ほど遅れそうです。大変申し訳ありません。
車中で通話できない状況のため、取り急ぎメールを送らせていただいた次第です。
改めて電話できる状況になりましたらご連絡致します。

何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

詳しい連絡方法はこちらを確認してみましょう。

面接に遅刻しそうな時の連絡・お詫び|メール・電話の例文付き

面接当日に辞退したい

体調不良や家族の急病、仕事のトラブルなど、当日の急用でやむを得ず面接に行けなくなった場合も電話で連絡することが先決です。
席を外しているなど担当者と直接話ができない場合は、伝言を残した上でメールを送りましょう。
「当日キャンセルの理由」「お詫び」「再度、日程調整が可能かどうか」を記載し、時間をおいて再び電話をかけます

件名)面接辞退のお願い(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
本日、00月00日(〇)00時~に面接のお時間をいただいております〇〇〇〇と申します。
今朝、家族の急病で病院への付き添いが必要になり、本日の面接に伺う事が難しくなりました。
直前の申し出になり、大変申し訳ございません。
先ほど電話を致しましたが、ご不在でしたので〇〇様に伝言をお願いいたしました。
今後、日程の再設定が可能でしたら、改めてご相談させていただきたく存じます。

お忙しいところ調整していただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
後程、改めて電話致します。何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

詳しいマナーはこちらでも紹介しています。

面接当日に辞退する方法|メール・電話での例文

お礼や選考結果の問合せのメールマナー

面接後にお礼を伝えたい

面接のお礼は必ずしも必要ではありません
送る際は、応募者からのメールを採用担当者は大量に受信している可能性もありますので、定型文のようなメールはかえって迷惑になることもあります。自分なりの感想などをいれるようにしましょう。
遅刻など迷惑をかけた人は、そのお礼も入れておくと良いでしょう。

件名)面接のお礼(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日、00月00日(〇)に面接のお時間を頂いた〇〇です。
〇〇様とお話をする中で、貴社の〇〇〇〇事業にとても興味を持ちました。
私自身もこれまでに〇〇〇〇に携わった経験があり、少しでも貴社のお役に立てればと思いました。
また、本日は電車トラブルで遅刻をしたにも関わらず、ご対応していただき、誠にありがとうございました。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

面接結果を問い合わせたい

「面接後、しばらく経っても採用・不採用の連絡が来ない…。」
そんな時はまず応募先企業に問い合わせる前に、受信フォルダや迷惑メールフォルダ、ゴミ箱にメールが紛れ込んでいないかどうかを確認しましょう。
何度探しても見つからなかったら、メールで問い合わせてみましょう。
その際は、まず面接のお礼を述べ、結果はいつ頃になるかを聞きます

件名)00月00日(〇)の面接結果につきまして(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
00月00日(〇)に面接のお時間を頂いた〇〇〇〇です。

先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
面接結果をいつ頃お知らせをいただけるか、ご教授頂きたくご連絡しました。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信頂けると幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

履歴書を送付する際のメールマナー

メールで履歴書や職務経歴書などの応募書類を送信する際は、特に指定がない場合は、記入したWordやExcelのファイルをPDFに変換して送るとよいでしょう。PDFファイルならパソコンの環境によって表示ができないことはほとんどありません。
企業側は多くの応募者の書類を扱っているので、ファイル名には「応募書類_氏名」など、書類名と自分の名前を明記します。

件名)応募書類のご提出(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
00月00日(〇)00時より面接のお時間をいただいている〇〇〇〇と申します。
ご指定の履歴書と職務経歴書を添付ファイルにてお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

選考途中で辞退する場合のメールマナー

「第一志望の会社から内定が出た」、家庭の事情や自身の気持ちの変化などで「やはり転職活動を中止する」など様々な理由で、選考途中で辞退する場合も必ず連絡をしておきましょう
詳しい理由を具体的に伝える必要はなく、丁寧で簡潔なメールを心がけ、面接まで時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

件名)選考辞退のご連絡(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日、面接をしていただきました〇〇〇〇です。
本日は諸般の事情により選考辞退をお伝えしたくご連絡致しました。
選考にあたり貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

内定連絡の返信メールマナー

応募先企業から内定のメールが届いたら、早めに返信することが大切です。承諾する場合は「お礼、入社後の抱負」なども簡潔に書き添えるとよいでしょう。
返信が遅れると内定辞退と見なされる可能性もありますので、なるべくその日のうちに返信します。

また、内定が決定したら、その他の応募先企業へ選考辞退をメールで伝えることもマナーです。
内定を辞退する場合も選考してもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。
他の選考も残っているため「保留したい」場合は、最長1週間以内の猶予で打診するといいでしょう。
「承諾前に今一度条件などを確認したい」という場合は、書面で労働条件通知書をもらえるようにお願いしましょう。

内定を承諾する

件名)Re:{元の件名}

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日、面接していただきました〇〇〇〇と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んでお受けさせていただきますこと、ご返信いたします。
これまでの経験を生かし、貴社の一員として貢献できるよう努めて参ります。
皆様にお会いできることを楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

承諾前に条件などを確認したい

件名)Re:{元の件名}

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日、面接していただきました〇〇〇〇と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、内定を承諾する前に、入社日や働き方などご確認したく、
労働条件を書面でお送りいただくことはできますか。

ご多忙の折、お手数をおかけしますが、
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

保留したい

件名)Re:{元の件名}

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日、面接していただきました〇〇〇〇と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
すぐにでもお返事をすべきですが、選考段階の企業が複数あり、
そちらの結果を踏まえた上で、最終的に判断したいと考えております。
00月00日(〇)までお待ちいただくことは可能ですか。

こちらの勝手なお願いで申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

辞退したい

件名)内定辞退のご連絡(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
この度、内定のご連絡をいただきました〇〇〇〇と申します。
光栄なご連絡をいただきながら誠に恐縮ですが、
熟慮した結果、貴社の内定を辞退させていただきたいと考えております。
選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

一度承諾したが辞退したい

件名)内定辞退のご連絡(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
先日、内定承諾の連絡をさせていただきました〇〇〇〇と申します。私の身勝手な都合で誠に恐縮なのですが、
自分の適性や将来を再度考えた結果、貴社の内定を辞退させていただきたいと思いまして、
ご連絡を差し上げました。一度、承諾をしたにも関わらず、このようなお願いをすることになり誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
私の転職活動において、貴社には大変お世話になり心より感謝しております。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

その他のメール返信マナー

送信時間は、応募先の就業時間の前後で

応募先企業や業界が、24時間のシフト制だったり、深夜帯の仕事だったりした場合は良いですが、そうでない場合は、応募先の就業時間から数時間程度前後することは問題ありませんが、深夜~明け方などの送信はしない方がベターです。

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※初回公開2019年9月18日を更新しました

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