スマートフォン用サイトを表示

アルバイトや転職に役立つ情報が満載!最新のお仕事ニュースなら【タウンワークマガジン】

2019年09月18日

メールの基本マナー│面接日程調整・面接後のお礼・内定承諾・辞退など(例文付)


転職活動中は、応募先企業とのメールをする機会が多くあります。面接の日程調整以降、よくあるシーンを本文見本とともに基本マナーを紹介します。

返信メールの基本フォーマット

返信メールの基本フォーマット

①返信の「件名」は、そのまま「Re:」で

件名は変更せず「Re:元の件名」にし、過去のメール本文も残して返信します。それにより過去の内容把握もしやすくなります。件名に「Re:件名(氏名)」と名前を加えるとより丁寧です。こちらから最初にメールを送る場合は、「用件(氏名)」のようにわかりやすいシンプルな件名にしましょう。同じ苗字の人がいる可能性もあるので、特に初めて送る場合は、苗字+名前を両方書いた方が良いでしょう。

②宛名は正式名称で書く

会社名、部署名、担当者の苗字+様と略さずに書きます。担当者名がわからない場合は「採用担当者様」などとすると良いでしょう。

③書き出しは簡単なあいさつ+自分の名前

返信の場合は、「お世話になっております」、または、「ご返信ありがとうございます」で始めます。次に、「貴社求人に応募させていただいた{自分の名前}です(初めてなら“申します”)」と自分が誰なのかを伝えます。なお、自分の名前

④締めの言葉を添える

「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」などを最後に付け加えます。

⑤自分の連絡先を署名で入れる

文末に、自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、(履歴書に書く連絡先同様)社用ではなく、普段から連絡のつく個人の連絡先を入れます。飾り文字は「-」など、シンプルなものを使いましょう。

面接の日程調整のメール返信マナーと例文

応募先企業から面接の日程調整の連絡メールが届いたら、スケジュールを確認し、なるべく早く返信しましょう。企業から提案された日時を承諾する場合はその旨を返信し、こちらから希望日を提示する場合は、少なくとも3つは候補を出します。その際、時間は幅を持たせると企業側も調整しやすくなります。

応募先から「提案された日時」を承諾する場合

件名)Re:{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇と申します。

このたびは、面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
ご提示の下記日時にお伺いいたします。
00月00日(〇)00時~

ご多忙の中、時間調整いただき、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

日程が合わず、自分から希望日を提示する場合

件名)Re:{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇と申します。

このたびは、面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、ご提示いただいた日での都合がつかず、
以下、いずれかの日程でご検討いただくことは可能でしょうか。

9月3日(月)18:30以降
9月5日(水)10:00~12:00
9月6日(木)18:30以降
9月7日(金)10:00~12:00

上記でのご調整が難しい場合は、
再度、候補日程をご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

面接日を変更したい場合

今回は、用件が変わるため、件名をあえて変えます。過去の本文は、そのままつけた方が良いでしょう。

件名)面接日程変更のお願い(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
00月00日(〇)00時~面接のお時間をいただいております〇〇〇〇と申します。

大変申し訳ありませんが、予定日時にお伺いすることが難しくなったため、
以下の日時の中で再調整いただくことは可能でしょうか。

9月3日(月)18:30以降
9月5日(水)10:00~12:00
9月6日(木)18:30以降
9月7日(金)10:00~12:00

ご多忙の中、お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

面接について質問がある場合

面接当日の持ち物やなど、別途確認したいことが出た場合は、事前にメールで問い合わせておくといいでしょう。あらかじめ面接の所要時間を知りたい場合は、「面接の所要時間はどのくらいか教えていただけますと幸いです」と聞くとよいでしょう。

件名)面接についてのご質問(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
00月00日(〇)00時~に面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

面接当日に持参するものについてお尋ねしたいことがあり、
ご連絡させていただきました。

・履歴書
・職務経歴書
・筆記用具

この他に持参するものがありましたらご指示をいただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、
どうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

「面接当日」の遅刻、緊急の連絡メールの返信マナー・例文

面接当日に遅刻しそうな場合

交通トラブルに巻き込まれたなど、当日に遅刻しそうな場合は、すぐに電話で連絡を入れることが基本マナーです。しかし、電車やバスの中などで通話ができない時は「遅刻の理由」「どのくらい遅刻するのか」「お詫び」をメールで伝え、話せる状況になったら電話をかけます。大幅に遅刻する場合は、企業側の都合を聞き、再調整などの相談をしましょう。

件名)面接遅刻のご連絡(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
本日、00月00日(〇)00時~面接のお時間をいただいております、〇〇〇〇と申します。

現在、貴社に向かっているところなのですが、先ほど〇〇線で人身事故があり、
大変申し訳ございませんが、00分ほど遅れそうです。

本来なら電話ですぐにご連絡を差し上げるべきですが、
車中で通話ができない状況のため、取り急ぎメールを送らせていただいた次第です。

途中から改めてお電話させていただきますので、メール連絡のみで失礼いたします。
貴重なお時間をお待たせしてしまい、申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

詳しい連絡方法はこちらを確認してみましょう。

面接に遅刻しそうな時の連絡・お詫び|メール・電話の例文付き

面接当日に辞退する場合

体調不良や家族の急病、仕事でのトラブル発生など、当日の急用でやむを得ず面接に行けなくなった場合も電話で連絡することが先決です。しかし、席を外しているなど担当者と直接話ができない場合は、伝言を残した上でメールを送りましょう。「当日キャンセルの理由」「お詫び」「再度、日程調整が可能かどうか」を記載し、時間をおいて再び電話をかけます。

件名)面接キャンセルのお願い(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
本日、00月00日(〇)00時~に面接のお時間をいただいております〇〇〇〇と申します。

今朝、家族の急病で病院への付き添いが必要になり、
本日の面接にお伺いすることができなくなりました。
直前の申し出になり、大変申し訳ございません。
先ほどお電話させていただきましたが、
ご不在とのことで〇〇様に伝言をお願いいたしました。

今後、日程の再設定が可能でしたら、改めてご相談させていただきたく存じます。
お忙しいところ調整していただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

後ほど、お電話させていただきますので
何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

詳しいマナーはこちらの記事を参考にしてみましょう。

面接当日に辞退する方法|メール・電話での例文付き

面接後のお礼、結果の問合せなどのメール返信マナーと例文

面接後にお礼を伝える場合

面接のお礼は必ずしも必要なわけではありませんが、面接後にひとこと感謝のメールをしておくと丁寧な印象になるでしょう。また、遅刻や当日のキャンセルなどをした場合は、改めてそのお詫びもします。ただし、応募者からのメールを採用担当者は大量に受信している可能性もあります。定型文のようなメールを送ることはかえって業務の支障や迷惑になることもありますので配慮が必要です。

件名)面接のお礼(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
先日、00月00日(〇)に面接のお時間を頂いた〇〇です。

本日はご多忙の中、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。

〇〇様とお話をする中で、
貴社の〇〇〇〇事業にとても興味を持ちました。
私自身もこれまでに〇〇〇〇に携わった経験があり、少しでも貴社のお役に立てればと思いました。

また、本日は電車トラブルで遅刻をしたにも関わらず、
ご対応していただき、誠にありがとうございました。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

面接結果を問い合わせる場合

面接後、しばらく経っても採用・不採用の連絡が来ない…。そんな時はまず応募先企業に問い合わせる前に、受信フォルダや迷惑メールフォルダ、ゴミ箱にメールが紛れ込んでいないかどうかを確認しましょう。何度探しても見つからなかったら、メールで問い合わせてみましょう。その際は、まず面接のお礼を述べ、結果はいつ頃になるかを聞きます。

件名)00月00日(〇)の面接結果につきまして(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
00月00日(〇)に面接のお時間を頂いた〇〇〇〇です。

先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
結果ですが、いつ頃お知らせをいただけるか、大体の目安を教えていただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信頂けると幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

履歴書をメールで送付する場合のマナー

メールで履歴書や職務経歴書などの応募書類を送信する場合、特に指定がない場合は、もともとWordやExcelのファイルでもPDFに変換して送るとよいでしょう。PDFファイルならパソコンの環境によって表示ができないことはほとんどありません。先方はたくさんの応募者の書類を扱っているので、複数ファイルを送る場合は一つのフォルダにまとめると良いでしょう。フォルダ名やファイル名には「応募書類_氏名」など、書類名と自分の名前を明記します。

件名)応募書類のご提出(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
00月00日(〇)00時より面接のお時間をいただいている〇〇〇〇と申します。

ご指定の履歴書と職務経歴書を添付ファイルにてお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

選考途中で辞退する場合

「第一志望の会社から内定が出た」、家庭の事情や自身の気持ちの変化などで「やはり転職活動を中止する」など様々な理由で、選考途中で辞退する場合も必ず連絡をしておきましょう。詳しい理由を具体的に伝える必要はなく、丁寧で簡潔なメールを心がけ、面接まで時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

件名)選考辞退のご連絡(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
先日、面接をしていただきました〇〇〇〇と申します。

本日は諸般の事情により選考辞退の意向をお伝えしたく連絡をさせていただきました。
選考にあたり貴重な時間を割いていただいたにも関わらず
こちらの勝手なお願いで申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

内定連絡に返信する場合

応募先企業から内定のメールが届いたら、早めに返信することが大切です。承諾する場合は「お礼、入社後の抱負」なども簡潔に書き添えるとよいでしょう。返信が遅れると内定辞退と見なされる可能性もありますので、なるべくその日のうちに返信しましょう。また、内定が決定したら、その他の応募先企業へ選考辞退をメールで伝えることもマナーです。
内定を辞退する場合も選考してもらったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。他の選考も残っているため「保留したい」場合は、最長1週間以内の猶予で打診するといいでしょう。「承諾前に今一度条件などを確認したい」という場合は、書面で労働条件通知書をもらえるようにお願いしましょう。

承諾する

件名)Re:{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
先日、面接していただきました〇〇〇〇と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んでお受けさせていただきますこと、ご返信いたします。

これまでの経験を生かし、貴社の一員として貢献できるよう努めて参ります。
皆様にお会いできることを楽しみにしております。

今後ともよろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

承諾前に条件などを再確認したい

件名)Re:{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
先日、面接していただきました〇〇〇〇と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
この段階での問い合わせで大変恐縮ですが、
内定を承諾する前に入社後のイメージを明確にしたいため、労働条件を書面で確認することはできますでしょうか?

ご多忙の折、お手数をおかけしますが、
ご対応のほどどうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

保留したい

件名)Re:{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
先日、面接していただきました〇〇〇〇と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
すぐにでも承諾のお返事をすべきですが、
他にも選考段階の企業が複数あり、
そちらの返事を聞いた上で最終的に判断したいと考えております。
00月00日(〇)までお待ちいただくことは可能ですか。

こちらの勝手なお願いで申し訳ございませんが、
ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

辞退したい

件名)内定辞退のご連絡(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
この度、内定通知をいただきました〇〇〇〇と申します。

このような光栄なご連絡をいただきながら誠に恐縮なのですが、
熟慮しました結果、貴社の内定を辞退させていただきたいと思いまして、
ご連絡を差し上げました。

選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず
このような結果になってしまい、申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

一度承諾したが辞退したい

件名)内定辞退のご連絡(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
先日、内定承諾の連絡をさせていただきました〇〇〇〇と申します。

私の身勝手な都合で誠に恐縮なのですが、
自分の適性や将来を再度考えた結果、
貴社の内定を辞退させていただきたいと思いまして、
ご連絡を差し上げました。

一度、承諾をしたにも関わらず、このようなお願いをすることになり誠に申し訳ございません。

また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

私の転職活動において、貴社には大変お世話になり心より感謝しております。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

その他のメール返信マナー

返信は24時間以内にする

メールの返信は、できるだけ早く返すことが基本です。目安は24時間以内。すぐに回答できない場合は、まずはメールを見たこと、追って返信することだけでも伝えましょう。送信時間ですが、深夜~明け方などではなく、応募先企業の就業時間から数時間前後が理想です。

送信時間は、応募先の就業時間の前後で

応募先企業や業界が、24時間のシフト制だったり、深夜帯の仕事だったりした場合は良いですが、そうでない場合は、応募先の就業時間から数時間程度前後することは問題ありませんが、深夜~明け方などの送信はしない方がベターです。

メールを送る前に必ず読み返す

メールを書き終えたら、必ず全体を読み返し、宛先、本文、署名まで、誤字・脱字がないかを確認しなおしましょう。

早速バイトを探してみよう