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2022年09月20日

【例文付き】面接の日程調整メール|返信マナーや書き方などを解説

就職・転職活動中に企業から届く、面接の日程調整メールに対する返信のマナーや、書き方のポイントを例文付きで紹介します。

面接の日程調整メールの返信マナー

返信は半日から1日以内にする

応募先企業から面接の日程調整のメールが届いたら、自分のスケジュールを確認し、半日〜1日以内に返信するのが基本です。深夜~明け方などの時間帯は避け、応募先企業の就業時間から数時間前後のメール返信が理想です。

返信の件名は「Re:」で元の件名を残す

返信する際の件名は、元の受信メールのまま「Re:元の件名」とし、過去のメール本文も残して返信しましょう。ていねいに返信したい人は、件名に「Re:件名(氏名)」と名前を加えてもよいでしょう。

返信は「全員に返信」を選択する

メールの宛先にccなど複数ある場合は、「全員に返信」を選択して返信します。複数の関係者への情報共有という意図があるため、送信者のみに返さないよう注意しましょう。

会社のメールアドレスは使用しない

現在、在職している会社のメールアドレスの使用は控えましょう。会社のメールアドレスは、あくまでも在籍している会社の業務に使用するものです。Gmailなどプライベートのものを使いましょう。

 

面接の日程調整メールの例文(承諾・変更など)

提示された日程に承諾する場合

承諾のメールには、日程調整のお礼と、承諾した日程を本文に復唱として記載します。面接当時の持ち物など確認したことがあれば、伝えてもいいでしょう。

件名)Re:{元の件名}

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご調整頂いた00月00日(〇)00時~に伺います。

履歴書・職務経歴書の他に持参が必要なものがあればご教示ください。

何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

 

日程が合わず、調整をお願いする場合

提示された日程が合わず、再度調整をお願いする場合は、メールのお礼を伝えたうえで、調整された日程ではスケジュールが合わないことを詫び、自分が可能な時間と日程の選択肢を示し、その後、調整のお願いをします。

件名)Re:{元の件名}

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇です。

ご提示いただいた日での都合がつかず、大変申し訳ございませんが、
平日の午後15時以降〜19時の時間帯で再調整をお願いできないでしょうか。

上記でのご調整が難しい場合は、再度、候補日程をご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

 

面接候補日を自分から提示する場合

メールのお礼を伝えたうえで、面接担当者が調整しやすいように複数の日時を提示するようにします。「〇〇時以降」や「〇〇時~〇〇時」など時間帯までわかるように記載しましょう。

件名)Re:{元の件名}

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇です。
面接のご連絡、誠にありがとうございます。
希望の日程をお送りいたします。

9月3日(月)18:30以降
9月5日(水)10:00~12:00
9月6日(木)18:30以降
9月7日(金)10:00~12:00

上記の日程でご調整可能でしょうか。
難しい場合は、ご都合お教え頂けますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

 

決定した面接日を変更したい場合

面接日の変更をお願いする場合は、用件が変わるので、あえて件名は変えて返信しましょう。過去のメールはそのままつけて返信します。また、再調整になるため、調整しやすいように複数候補日を入れておきましょう。

件名)面接日程変更のお願い(氏名)

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
00月00日(〇)00時~面接のお時間をいただいております〇〇〇〇です。
大変恐縮ですが、急な都合で、面接の日程変更をお願いしたく、
以下の日時の中で再調整いただくことは可能でしょうか。

9月3日(月)18:30以降
9月5日(水)10:00~12:00
9月6日(木)18:30以降
9月7日(金)10:00~12:00

ご多忙の中恐れ入りますが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

 

企業から返信がない場合

採用担当者からメール返信がない場合もあるでしょう。返事の催促ではなく、念のためご確認ください、というスタンスで記載するとよいです。

件名)Re:{元の件名}

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
面接の件でご連絡頂いております〇〇〇〇です。
ご相談しておりました日程の件ですが、その後いかがでしょうか。

念のため再度お送りさせていただきます。

9月3日(月)18:30以降
9月5日(水)10:00~12:00
9月6日(木)18:30以降
9月7日(金)10:00~12:00

ご多忙の中恐れ入りますが、ご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

 

面接を辞退するメール・電話での丁寧な断り方

※更新履歴
2019年9月18日
2021年9月6日

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