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2021年10月19日

【面接電話の基本】受け方、掛け方、折り返し方…転職活動のシーン別トーク例

転職活動をする際の電話の受け方や掛け方、折り返し方を紹介します。応募先企業によっては、面接日程のやりとりを電話で行う場合があるので、マナーを知っておくことが大切です。ここでは転職活動中のさまざまなシチュエーション別のトーク例と基本的なマナーをお伝えします。

面接電話の受け方

面接の日程調整で応募先の企業から電話がかかってくることがあります。電話にでる際は、なるべく静かな場所に移動しましょう。担当者からの電話がかかってきたら、次のように電話にでます。

【電話の受け方】
「はい、〇〇です(相手が名乗る)お電話ありがとうございます」

転職活動中は非通知でかかってきた電話も出るようにしましょう。誰かわからなくても「はい、」とはっきり答えてください。

 

面接の日程調整の会話の流れ

応募先からの電話を受け、面接の日程調整をする場合、応募先から提案された日時で即OKの場合は問題ありませんが、自分から都合の良い日程を伝える場合は、3日程度の候補を時間の幅をもって伝えるようにしましょう。また、最後に、日程と担当者、場所など決まったことを復唱してから切るようにします。当日の持ち物も確認しておくと安心です。

自分:はい、〇〇です。

担当者:お世話になっております。面接の件でお電話したのですが、来週、ご都合はいかがでしょうか

自分:お電話ありがとうございます。来週でしたら〇月〇日の〇時以降か、〇月○日は終日大丈夫です

担当者:では、〇月○日〇曜日の〇時からはいかがですか?

自分:はい、大丈夫です。〇月〇日の〇時からですね。

担当者:それでは本社にてお待ちしております。当日は、履歴書と職務経歴書のご提出をお願いします。また、筆記試験を受けていただきたいので、筆記用具もお持ちください。

自分:承知いたしました。宜しくお願い致します。

 

すぐに電話にでられない場合

応募先からの電話にすぐに出られればよいですが、出先や取り込み中で、落ち着いて話せない場合もあるでしょう。その際も、まずは電話に出て、折り返ししたいことを伝える方がベターです。周囲が騒がしい場合は、静かな場所に移動します。

自分:はい、〇〇です。ご連絡ありがとうございます。今、出先で電話が難しいため、折り返しこちらからお電話してもよろしいでしょうか

 

面接、電話を折り返す場合の会話の流れ

応募先からの電話にでられず、掛けなおす場合をみていきましょう。

折り返し電話の会話例

折り返し電話をする場合、先方から時間を指定されていればその時間に、特に指定がない場合や電話を取り損ねた場合はできるだけ早く連絡しましょう。担当者につながったら、一言お詫びを添えます。

自分:先ほど、採用担当者の〇〇様からお電話を頂いた〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますか

担当者:はい、〇〇です

自分:先ほどは、お電話に出られず、失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか

担当者が不在だった場合

すぐに折り返してもタイミング悪く相手が不在のこともあります。その場合は次のように対処しましょう。

自分:先ほど、採用担当者の〇〇様からお電話を頂いた〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますか

相手:申し訳ありません。あいにく〇〇は席を外しております。

自分:何時ごろお戻りになりますか?

相手:〇時頃には戻ると思います。

自分:かしこまりました。○時にまたお電話いたします

なかなか採用担当者につながらない場合など、必要に応じて折り返しをお願いしても良いでしょう。

自分:先ほどお電話した〇〇と申します。〇〇様がご不在でしたので、再度お電話させていただきました。〇〇様はいらっしゃいますか

相手:申し訳ありません。遅くなっているようでまだ戻りません。

自分:かしこまりました。恐れ入りますが、〇〇様に折り返しのお願いをしたいのですが、よろしいでしょうか。連絡先は000-0000-0000です。仕事の都合上〇〇時以降ですと助かります、とお伝えください。よろしくお願いいたします

留守番電話につながった場合

留守番電話につながったら、切らずにメッセージを残すようにしましょう。自分の名前と簡単な要件の後に、またかけ直すことを添えましょう。

自分:先ほどお電話頂きました〇〇です。また後ほどお電話いたします。失礼いたします

 

電話は相手が切るまで待つ

要件が済んだあとは、相手が電話を切るのを待って自分も切るようにします。相手がなかなか切らないようであれば、先に切っても問題ありませんが、相手が先に電話を切るような間をあけましょう。

(要件がすべて終わった)

自分:失礼いたします

(相手が先に切るように間をあける)

 

電話をかける際は時間と場所に配慮する

折り返し電話はすぐに掛けなおすのが基本ですが、タイミングがあわず、少し時間をあけて電話を掛ける場合は、掛ける時間と場所を選びましょう。企業なら10~12時、または13~16時の就業時間内に、飲食店ならお店が忙しくなるランチタイムや夕方以降を避けた14~17時など、相手の都合に配慮した時間帯にすると良いでしょう。静かで電波の良い場所を選びます。念ため筆記用具も準備しておくとよいです。
 
※2019年9月18日の記事を更新しました

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