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2022年08月26日

【面接電話の基本】受け方、かけ方、折り返し方…転職活動のシーン別トーク例

転職活動をする際、面接の日程調整などの連絡を電話で受けることも多いです。その際の受け方や折り返しでのかけ方のマナーを例文とともに紹介します。

面接の日程調整の電話の流れ

まずは、面接の日程調整をする際の基本の会話の流れを見てみましょう。

面接の日程調整をする際は、提案された日時で調整できる場合は問題ありませんが、提案された日時が都合がつかなかったり、自分の都合を聞かれた場合は、2~3日程度の候補日を時間の幅をもって伝えられると良いです。その場で自分の予定が分からない場合は、確認して折り返したいことを伝えましょう。

日程が確定できたら、電話を切る前に再度、日程・訪問先の担当者名・場所など決まったことを復唱します。当日の持ち物も確認しておくと安心です。

▼日程調整の電話の基本の流れ

自分:はい、〇〇です。

担当者:お世話になっております。面接の件でお電話したのですが、今、お電話大丈夫でしょうか。

自分:はい、お電話ありがとうございます。

担当者:面接ですが、来週のご都合はいかがですか。

自分:来週でしたら〇月〇日の〇時以降か、〇月○日は終日大丈夫です。

担当者:では、〇月○日〇曜日の〇時からはいかがですか?

自分:はい、大丈夫です。〇月〇日の〇時からですね。

担当者:それでは本社にてお待ちしております。当日は、履歴書と職務経歴書のご提出をお願いします。また、筆記試験を受けていただきたいので、筆記用具もお持ちください。

自分:承知いたしました。宜しくお願い致します。

▼提案された日程の都合が悪い場合
あいにくその日は都合がつかないのですが、{代わりの日時}はいかがですか。

▼すぐに予定が分からない場合
調整したい予定があるので、{いついつ}折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。

 

面接電話の受け方マナー

面接の日程調整で応募先の企業から電話がかかってくることがあります。その際の受け方についてみていきましょう。

通信環境のいいところで出る

電話を取ってから、スムーズに会話ができるよう、電話に出る際はなるべく静かで電波の良い場所に移動します。筆記用具やメモの準備をしておくとより良いです。

電話に出にくい場合の対処法

出先や取り込み中で電話で話しずらい場合、電話に出られる環境なら、まずは出て折り返したいことを伝えます。電話に出られない環境なら、電話には出ずに落ち着いて話せるようになったらすぐに折り返しをしましょう。

▼折り返したいことを伝える例
すいません。今、出先で電話が難しいため、折り返しこちらからお電話してもよろしいでしょうか。

 

面接電話の折り返しのかけ方マナー

応募先からの電話に出られなかったり、自分から折り返しをお願いした際のかけ直し方のマナーを紹介します。

電話を折り返す時間帯

一般的に電話に適する時間帯は、9時~17時が営業時間の会社なら、午前10時~12時、午後13時~16時の就業時間内が望ましいです。ただし、電話に気づかず折り返す場合は、営業時間内であれば翌日に持ち越さずに、なるべくその日中に電話をしたほうがよいでしょう。

折り返し電話の会話例

折り返し電話をする場合、先方から時間を指定されていればその時間に、特に指定がない場合や電話を取り損ねた場合はできるだけ早く連絡しましょう。担当者につながったら、一言お詫びを添えます。

自分:先ほど、採用担当者の〇〇様からお電話を頂いた〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますか。

担当者:はい、〇〇です。

自分:先ほどは、お電話に出られず、失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。

 

担当者が不在だった場合

すぐに折り返してもタイミング悪く相手が不在のこともあります。その場合は次のように対処しましょう。

自分:先ほど、採用担当者の〇〇様からお電話を頂いた〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますか。

相手:申し訳ありません。あいにく〇〇は席を外しております。

自分:何時ごろお戻りになりますか?

相手:〇時頃には戻ると思います。

自分:かしこまりました。○時にまたお電話いたします

なかなか採用担当者につながらない場合など、必要に応じて折り返しをお願いしても良いでしょう。

自分:先ほどお電話した〇〇と申します。〇〇様がご不在でしたので、再度お電話させていただきました。〇〇様はいらっしゃいますか。

相手:申し訳ありません。遅くなっているようでまだ戻りません。

自分:かしこまりました。恐れ入りますが、〇〇様に折り返しのお願いをしたいのですが、よろしいでしょうか。連絡先は000-0000-0000です。仕事の都合上〇〇時以降ですと助かります、とお伝えください。よろしくお願いいたします。

 

留守番電話につながった場合

留守番電話につながったら、切らずにメッセージを残すようにしましょう。自分の名前と簡単な要件の後に、またかけ直すことを添えましょう。

自分:先ほどお電話頂きました〇〇です。また後ほどお電話いたします。失礼いたします。

※初回公開:2019年9月18日
※更新:2021年10月19日、2022年8月26日

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