【面接電話の基本】かけ方、折り返し方、受け方…転職活動のシーン別トーク例
転職活動の際は、電話で問い合わせや日程調整のやりとりをする場面もあります。電話のかけ方、折り返し方、受け方など面接電話に関するマナーを例文とともに紹介します。
【目次】
面接電話のかけ方、折り返しのマナー
面接に関して自分から問い合わせをしたり、かかってきた電話に折り返したりなど、自分から相手に電話をかける際のマナーについて紹介します。
電話は営業時間内にかける
自分から電話をかける場合は、相手先の営業時間内にかけるようにします。可能であれば、就業直後、就業直前の時間帯は避けたほうが良いでしょう。例えば、9時～17時が営業時間の会社なら、午前10時～12時、午後13時～16時の就業時間内が望ましいです。ただし、電話に気づかず折り返す場合は、営業時間内であれば翌日に持ち越さずに、終業時間ギリギリでもなるべくその日のうちに電話をしましょう。
メモを取れる準備をしておく
電話をかける際は、事前にペンとメモ帳を用意しておきましょう。電話で聞いたことをメモしておけば、面接日程や会場、問い合わせた内容の回答を確実に記録しておけます。また、メモ帳に電話で伝えたいことや問い合わせたい内容を書いておくのもよいでしょう。
通信環境のいいところでかける
スマートフォンでかける場合は、電波状況を確認し、通信環境が安定している場所を探してかけるようにします。
静かな環境でかける
電波状況のみでなく、周りの音が入りにくい環境かも気を付けましょう。最近のイヤフォンは、ノイズキャンセリング機能がついているものが多いため、スマートフォンからかける場合はイヤフォンを使うと、よりお互い聞き取りやすくなります。
相手が電話を切ってからこちらも切る
一般的には電話をかけた側が先に切るのがマナーとなっていますが、面接の電話の際は相手側が切るのを待ってからこちらも切るほうがいいでしょう。
問い合わせなどで電話をかける場合の会話例
面接日程の調整や問い合わせなどで、こちらから電話をかける際の会話例を紹介します。
問い合わせたいことがある場合
こちらから電話をかける際は、自分の名前を名乗ることに加えて、応募をした、応募を検討しているなど自分の立場も伝えるとスムーズです。
自分：いつもお世話になっております。御社の◯◯職の募集に応募しました◯◯と申します。採用担当者の〇〇様はいらっしゃいますか。
担当者：はい、〇〇です。
自分：明日の面接について1点確認したいことがありご連絡いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。
面接の日程変更を相談したい場合
面接の日程変更の相談をしたい場合は、変更が必要になった理由と、別の候補日を伝えます。
自分：来週月曜日の11時からの面接ですが、急遽現職での外せない予定が入ってしまい、日程の変更をお願いできないでしょうか。来週であれば、火曜、木曜の午後であれば空いております。
担当者：かしこまりました。それでは来週木曜の15時はいかがでしょうか。
自分：ありがとうございます。問題ございませんので、木曜15時でお願いいたします。
選考そのものを辞退したい場合
他社の内定が決まるなどの理由で、選考そのものを辞退したい際は、辞退することへのお詫びと理由、選考してくれたことについての感謝をつたえます。
自分：先日は面接のご連絡をいただきありがとうございます。大変申し訳ないのですが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
担当者：わざわざご連絡をいただきましてありがとうございます。差し支えなければ、ご辞退の理由を教えていただけませんか。
自分：この度、他社の内定が決まりまして、そちらに転職することを決心しました。お忙しい中、面接のお時間をいただいていたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
担当者：それはおめでとうございます。面接ご辞退の件、承りました。
自分：この度は、選考に参加させていただき誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。
面接電話の折り返しの会話例
応募先からの電話に出られなかったり、自分から折り返しをお願いした際の会話例を紹介します。
折り返し電話の基本の会話例
折り返し電話をする場合、先方から時間を指定されていればその時間に、特に指定がない場合や電話を取り損ねた場合はできるだけ早く連絡しましょう。担当者につながったら、一言お詫びを添えます。
自分：先ほど、採用担当者の〇〇様からお電話を頂いた〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますか。
担当者：はい、〇〇です。
自分：先ほどは、お電話に出られず、大変失礼いたしました。今、お電話よろしいでしょうか。
折り返したら担当者が不在だった場合
すぐに折り返してもタイミング悪く相手が不在のこともあります。その場合は次のように対処しましょう。
自分：先ほど、採用担当者の〇〇様からお電話を頂いた〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますか。
相手：申し訳ありません。あいにく〇〇は席を外しております。
自分：何時ごろお戻りになりますか？
相手：〇時頃には戻ると思います。
自分：かしこまりました。〇時にまたお電話いたします。
なかなか採用担当者につながらない場合など、必要に応じて折り返しをお願いしても良いでしょう。
自分：先ほどお電話した〇〇と申します。〇〇様がご不在でしたので、再度お電話させていただきました。〇〇様はいらっしゃいますか。
相手：申し訳ありません。遅くなっているようでまだ戻りません。
自分：かしこまりました。恐れ入りますが、〇〇様に折り返しのお願いをしたいのですが、よろしいでしょうか。連絡先は000－0000－0000です。仕事の都合上〇〇時以降ですと助かります、とお伝えください。よろしくお願いいたします。
折り返したら留守番電話につながった場合
留守番電話につながったら、切らずにメッセージを残すようにしましょう。自分の名前と簡単な要件の後に、またかけ直すことを添えましょう。
自分：先ほどお電話頂きました〇〇です。また後ほどお電話いたします。失礼いたします。
面接電話の受け方のマナー
出る時の最初の一言
ビジネス上の電話では「もしもし」は使いません。番号通知により、応募先からの電話だと分かれば「はい、〇〇です」と名乗ります。番号からは応募先か判別できない場合は、最初は「はい」のみで問題ありません。電話を掛けた側から「こういう者です、〇〇さんのお電話ですか」と聞かれるのが一般的なので、それを受けて「はい、〇〇です」と続けます。
電話に出にくい場合の対処法
出先や取り込み中で電話で話しずらい場合、電話に出られる環境なら、まずは出て折り返したいことを伝えます。電話に出られない環境なら、電話には出ずに落ち着いて話せるようになったらすぐに折り返しをしましょう。
▼折り返したいことを伝える例
すいません。今、出先で電話が難しいため、折り返しこちらからお電話してもよろしいでしょうか。
面接電話の日程調整の会話例
電話を受ける場面が多い、面接の日程調整の会話の流れを見てみましょう。
日程調整の電話の基本の流れ
提案された日程で調整できる場合は、自然な流れに沿って話せば問題ありません。日程が確定したら、電話を切る前に再度、日程・訪問先の担当者名・場所など決まったことを復唱します。当日の持ち物も確認しておくと安心です。
▼面接の日程調整の電話の基本の流れ
自分：はい、〇〇です。
担当者：お世話になっております。面接日時の件でお電話したのですが、今、お電話よろしいでしょうか。
自分：はい、ありがとうございます。
担当者：面接ですが、来週のご都合はいかがですか。
自分：来週は、〇月〇日の〇時以降か、もしくは〇月○日は終日調整できます。
担当者：では、〇月〇日〇曜日の〇時からはいかがですか？
自分：はい、わかりました。〇月〇日の〇時からですね。
担当者：それでは本社にてお待ちしております。当日は、履歴書と職務経歴書をお持ちください。また、筆記試験を受けていただきたいので、筆記用具もお持ちください。
自分：承知いたしました。宜しくお願い致します。
提案された日程の都合がつかない場合
提案された日時では都合がつかない場合、もしくは自分の都合を聞かれた場合は、2～3日程度の候補日を時間の幅をもって伝えられると良いです。
▼提案された日程の都合がつかない場合
あいにくその日は都合がつかないのですが、｛代わりの日時｝はいかがですか。
すぐに予定がわからない場合
電話を受けた際、自分の予定が分からない場合は、確認して折り返ししたいことを伝えます。何時ごろなら繋がりやすいか、折り返し時間の都合を聞いておくと良いでしょう。
▼すぐに予定が分からない場合
調整したい予定があるので、｛いついつ｝折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。
※更新履歴：
2019年9月18日
2021年10月19日
2022年8月26日
2023年8月22日
2024年4月8日