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2019年09月18日

【電話対応の基本】掛け方・受け方・折り返し方…転職活動のシーン別トーク例


転職活動をする際の電話のかけ方や受け方、折り返し方はどうするのが正しいのでしょうか?応募先企業によっては応募の受付や面接日程のやりとりを電話で行う場合があるので、マナーを知っておくことが大切です。ここでは、転職活動で応募先企業と電話でやりとりする様々なシチュエーションごとのトーク例を交えながら、基本マナーを解説します。

電話のかけるときの基本マナー(かける前、時間帯など)

電話する前に、求人情報、筆記用具、スケジュール帳を手元に用意しましょう。かける際は、静かで電波の良い場所を選びます。かける時間帯は、企業なら10~12時、または13~16時の就業時間内に、飲食店ならお店が忙しくなるランチタイムや夕方以降を避けた14~17時など、相手の都合に配慮した時間帯にすると良いでしょう。

電話をかける場合

自分の名前を名乗り、担当者につないでもらう

「お忙しいところ失礼いたします。{〇〇という求人サイトを見て電話しました}〇〇と申します。採用担当の〇〇様は、いらっしゃいますか。」

上の例は、求人に応募した際の例です。{ }内は「中途採用の面接を受けさせていただいている/面接のお約束のある/内定の連絡をいただている」など、状況によって変えていきましょう。

担当者に要件を伝える

本題に行く前に、相手が電話できる時間があるかを断ってから、この求人に興味をもって応募している事、まだ受け付けているかを確認しましょう。

「お忙しいところ失礼いたします。〇〇という求人サイトを見て電話しました〇〇と申します。今、お電話よろしいでしょうか。」

担当者が不在だった場合

担当者といつ話せそうかを確認します。

「何時ごろお戻りになりますか?」

(相手が戻り時間を言う)
「かしこまりました。{戻り時間}にまた改めます/また後程かけ直します」

必要に応じて、折り返しをお願いしても良いでしょう。

「かしこまりました。恐れ入りますが、〇〇様に折り返しのお願いをしたいのですが、連絡先は000-0000-0000です。仕事の都合上〇〇時以降ですと助かります、とお伝えください。よろしくお願いいたします」

かけ直した際は、一言、かけ直している事を加えても良いでしょう。

「(名乗った後)先ほどお電話した際、ご不在でしたので、再度お電話させていただきました」

留守番電話につながった場合

留守番電話につながったら、切らずにメッセージを残すようにしましょう。自分の名前と簡単な要件の後に、またかけ直すことを添えましょう。

「また後ほどお電話いたします。失礼いたします」

電話は相手が切るまで待つ

用件が済んだあとは、なかなか切らないようであれば、先に切っても問題ありませんが、相手が先に電話を切るような間をあけましょう。

(要件がすべて終わった)

「失礼いたします」
(相手が先に切るように間をあける)

折り返す場合

電話に出られずに折り返す場合、気づいたらなるべく早く連絡しましょう。担当者につながったら、一言お詫びを添えます。

採用担当者につないでもらう場合

「先ほど、採用担当者の〇〇様からお電話を頂いた〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますか」

または、
「先ほど、採用担当者の〇〇様とご連絡させて頂いた〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますか」

採用担当者につながったら

本題に入る前に一言お詫びを伝えましょう。

「先ほどは、お電話に出られず、失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。」

電話を相手から受ける場合

面接の日程調整など、応募先から電話が来る場合があります。出る際は、なるべく静かな場所に移動して出ましょう。
電話の相手がわかる場合は、「はい、〇〇です」と苗字まで名乗りましょう。非通知でかかっている場合は、「はい」と一言、はっきり明るく出ます。

すぐに応対できない場合

出先や取り込み中で、落ち着いて話せない場合でも、まずは電話に出て、折り返ししたいことを伝える方がベターです。

「はい、〇〇です。ご連絡ありがとうございます。今、出先で電話が難しいため、折り返しこちらからお電話してもよろしいでしょうか」
「〇〇分後に折り返せますが、ご都合いかがですか」
「何時ごろお電話してもよろしいでしょうか」

電話で「応募」する場合のポイント

初めて企業と話す応募では、最初に「この仕事に興味がある意欲」が伝わることが大切です。また、面接に進む前に「求人情報ではわからなかったことの疑問の解消」や、あるいは面接前に履歴書などの書類提出の有無など、確認事項が多くなりやすいので、事前に確認項目を洗い出しておきましょう。

話初めに、応募意欲を伝える

「お忙しいところ失礼いたします。〇〇という求人サイトを見て電話しました〇〇と申します。今、お電話よろしいでしょうか。」

(相手が「どうぞ」と言ったら)
「〇〇の仕事に興味があり、ぜひ面接を受けさせていただきたいのですが、まだ募集していますか。」

面接に進む前に確認したい募集要項がある場合

求人情報ではわからない募集要項があり、内容次第で、応募辞退に関わることがあれば、ここで聞いても良いでしょう。なお、細かい労働条件の確認は、面接の場以降に直接確認しましょう。

面接の日程調整をする場合

電話での応募時、あるいは、Web応募後の連絡で、面接日程を電話でする場合も多くあります。応募先から提案された日時で即OKの場合は、問題ありませんが、自分から都合の良い日程を伝える場合は、3日程度の候補を時間の幅をもって伝えるようにしましょう。また、最後に、日程と担当者、場所など決まったことを復唱してから切るようにします。

【日程調整時に確認すると良い事】
・日にちと開始時間
・当日の場所(ビル名や階数)
・当日、誰宛てに尋ねるか
・当日の持ち物、およその時間(適正テストがあるかを間接的にわかる)
・面接前に提出する書類があるか

(相手:面接にお越しいただきたいのですが、来週、ご都合の良い日はありますか)
「はい、来週でしたら〇月〇日の〇時以降か、〇月〇日は終日大丈夫です」

(相手:では、〇月〇日〇曜日の〇時からはいかがですか?)
「はい、大丈夫です。〇月〇日の〇時からですね。かしこまりました」

面接の日程変更、内定承諾、辞退などをする場合

一度、約束した面接日の変更や辞退、内定の承諾辞退なども電話ですることもあります。どんな理由で相談するべきかなどは、シーン別に解説したこちらを参考にすることをおすすめします。

面接のメール基本マナー│日程調整・お礼・内定承諾・辞退など(例文付)

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