【例文付き】面接の日程調整メール｜返信マナーや書き方などを解説
就職・転職活動中に企業から届く、面接の日程調整メールに対する返信のマナーや、書き方のポイントを例文付きで紹介します
面接の日程調整メールの返信マナー
日程調整のメールに返信する際の基本マナーを解説します。メールを送る際は、受け取る側への配慮ある対応を心がけましょう。
返信は半日から1日以内にする
応募先企業から面接の日程調整のメールが届いたら、自分のスケジュールを確認し、半日〜1日以内に返信するのが基本です。深夜～明け方などの時間帯は避け、応募先企業の就業時間から数時間前後のメール返信が理想です。
返信の件名は「Re:元の件名」
応募先からのメール返信では、「Re:元の件名」が基本となります。メールでのやりとりが増えて件名の「Re」が多くなった場合は一つに削りましょう。
面接希望日を出す場合は、複数日を提示
自分から面接希望日を伝える場合は、3つ以上の候補日を提示しましょう。日程だけでなく「〇月〇日（〇）10:00～12:00」「〇月〇日（〇）15:00以降」など、時間帯の幅を持たせて具体的に記載することで、企業側も調整しやすくなります。
指定の日程で調整できない場合は、別日を打診
企業から指定された日程で都合がつかない場合は謝罪とその理由を明記しましょう。その上でこちらから別日程を複数提示し、改めて調整が可能か応募先企業に依頼するのがマナーです。
面接の日程調整メールの本文の基本
日程調整のメールには、本文に必要な項目やルールがあります。メールを送る前に基本形式を押さえておきましょう。
本文は、宛先＋挨拶＋内容＋締め＋署名
メール本文は、「宛先＋挨拶＋内容＋締め＋署名」の順番で構成します。
メール見本を参考に、書き方のポイントを紹介します。
株式会社○○商事 人事部 XX様 ［1］
お世話になっております。○○です。 ［2］
このたびは面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。 ［3］
面接ですが、下記の日程でご都合のつく時間はありますでしょうか。
・〇月〇日（〇）10:00～12:00
・〇月〇日（〇）15:00以降
・〇月〇日（〇）終日
上記でのご調整が難しい場合は、ご都合のつく日程をご連絡いただけますと幸いです。
ご多忙の中恐れ入りますが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。 ［4］
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――［5］
[1] 宛先
「会社名＋部署名＋担当者名（様）」を省略せずに記載します。担当者名が不明な場合は「採用担当者様」としましょう。
[2] 挨拶
最初のメールでは「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」と記載し、自分の氏名も添えます。
その時点で就業中だったとしても社名や部署名、役職は記入せず、「◯月◯日に面接予定の◯◯（氏名）と申します」など、どの選考段階なのかが分かるように記入しましょう。
[3] 内容
面接日程の調整や承諾、辞退など、要件を簡潔かつ丁寧に伝えます。正しい敬語を使い、分かりやすくまとめましょう。
下で紹介するシチュエーション別の例文も参考にしてみましょう。
[4] 締め
「ご多忙の中恐れ入りますが、何卒ご検討いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」など、相手への感謝や配慮の言葉で結びます。
[5] 署名
署名は、氏名、住所、電話番号、メールアドレスで構成します。改行やスペース、「：」などの記号を使って、見やすさを意識すると印象が良くなります。署名は毎回記載するのが望ましいです。
【ケース別】面接の日程調整メールの返信例文
面接の日程調整の返信例をケースごとに紹介します。返信のポイントと合わせて参考にしてください。
提示された日程に承諾する例文
件名）Re：{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご調整頂いた00月00日（〇）00時～に伺います。
履歴書・職務経歴書の他に持参が必要なものがあればご教示ください。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
承諾のメールには、日程調整のお礼と、承諾した日程を本文に記載し復唱します。面接時の持ち物など確認したことがあれば、伝えてもいいでしょう。
日程が合わず、調整をお願いする例文
件名）Re：{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
ご提示いただいた日での都合がつかず、大変申し訳ございませんが、
平日の午後15時以降〜19時の時間帯で再調整をお願いできないでしょうか。
上記でのご調整が難しい場合は、再度、候補日程をご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
提示された日程が合わず、再度調整をお願いする場合は、メールのお礼を伝えたうえで、調整された日程ではスケジュールが合わないことをお詫びし、自分が可能な時間と日程の選択肢を示し、調整のお願いをします。
面接候補日を自分から提示する例文
件名）Re：{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
面接のご連絡、誠にありがとうございます。
希望の日程をお送りいたします。
9月3日（月）18:30以降
9月5日（水）10:00～12:00
9月6日（木）18:30以降
9月7日（金）10:00～12:00
上記の日程でご調整可能でしょうか。
難しい場合は、ご都合お教え頂けますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
自分から面接日を提示する場合は、メールのお礼を伝えたうえで、面接担当者が調整しやすいように複数の日時を提示します。できるだけ３つ以上の候補日を提示すると良いです。「〇〇時以降」や「〇〇時～〇〇時」など詳細の時間帯を記載しましょう。
自分から提示した面接候補日を訂正する例文
【件名】
【訂正】Re：面接候補日のご連絡
【本文】
株式会社○○商事 人事部 XX様
お世話になっております。○○です。
先ほどお送りしたメールに、面接の候補日時に誤りがありましたので、訂正してご連絡いたします。
【誤】
8月15日（木）10:00～12:00
【正】
8月16日（金）10:00～12:00
また、改めて他の候補日も下記の通りご連絡いたします。
・8月16日（金）10:00～12:00
・8月17日（土）15:00以降
・8月18日（日）終日
先ほどのご連絡で混乱を招いてしまい、大変申し訳ございません。
お手数ですが、こちらの内容でご調整いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
件名には「【訂正】」を追記し、面接日程の修正がしたい旨を明確にします。メール本文の冒頭で提示した日程に誤りがあったことと訂正する理由を説明し、お詫びをしましょう。加えて、間違っていた内容（誤）、正しい内容（正）を記載することで、担当者がどこが訂正されたのか一目で把握できます。メールの結びには、改めてお詫びの意と配慮の言葉を添えておきましょう。
決定した面接日を変更したい例文
件名）面接日程変更のお願い（氏名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
00月00日（〇）00時～面接のお時間をいただいております〇〇〇〇です。
大変恐縮ですが、急な都合で、面接の日程変更をお願いしたく、
以下の日時の中で再調整いただくことは可能でしょうか。
9月3日（月）18:30以降
9月5日（水）10:00～12:00
9月6日（木）18:30以降
9月7日（金）10:00～12:00
ご多忙の中恐れ入りますが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
面接日の変更をお願いする場合は、用件が変わるので件名は変えて返信しましょう。過去のメールはそのままつけて返信します。また、再調整になるため、調整しやすいように複数候補日を入れておきましょう。この場合も３つ以上候補を提示できると良いです。
面接日程が確定したメールに返信する例文
件名）Re：{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
面接日程確定のご連絡、誠にありがとうございます。
00月00日（〇）00時～、必要書類を持参して、貴社にお伺いいたします。
貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。
当日はよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
まずは面接の日程を決めてもらったことに対するお礼を入れましょう。当日に必要な物を持参する旨を伝えて、確定となった面接日程を記載し、相手と認識がずれていないか再度確認しておきましょう。
日程調整後にお礼の返信をする例文
件名）Re：{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
この度はお忙しい中、面接の日程を再度調整いただき誠にありがとうございます。
ご調整頂いた00月00日（〇）00時～お伺いいたします。
当日はどうぞ宜しくお願い申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
日程変更の調整に対してお礼のメールを送る場合は、元の件名「面接日程変更をお願いする件名」に対して、Reで返信します。面接の日程調整のお礼とともに確認のために日時を復唱として記載します。
企業から返信がない場合の例文
件名）Re：{元の件名}
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
面接の件でご連絡頂いております〇〇〇〇です。
ご相談しておりました日程の件ですが、その後いかがでしょうか。
念のため再度お送りさせていただきます。
9月3日（月）18:30以降
9月5日（水）10:00～12:00
9月6日（木）18:30以降
9月7日（金）10:00～12:00
ご多忙の中恐れ入りますが、ご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
採用担当者からメール返信がない場合は、返事の催促ではなく、念のためご確認ください、というスタンスで送ると良いです。
面接後にお礼のメールを送る例文
件名）面接のお礼（氏名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇〇時に面接のお時間をいただきました〇〇と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
貴社のサービスの詳細や、今後の事業展開のお話を伺い、
入社への意欲をさらに増すことができました。
メールでの連絡で恐縮ですが、お礼を申し上げます
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
お礼のメールは、できるだけ面接の当日中に送るようにしましょう。本文の中に、具体的に得たものや意欲向上につながったことを記入すると印象が良くなります。
面接の結果を問い合わせる例文
件名）面接結果について（氏名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇〇時に面接のお時間をいただきました〇〇と申します。
先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
ご多忙の中恐れ入りますが、面接結果のご連絡はいつごろまでにいただけそうでしょうか。
目処だけでも結構ですので、ご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
面接結果の連絡が遅延しているのは、応募先の事情もあるので、配慮の気持ちが伝わる内容を盛り込むことを心がけましょう。
面接を辞退（キャンセル）したい場合
面接を辞退（キャンセル）したい場合は、丁寧かつ早めの連絡が大切です。選考辞退の方法について、応募先企業へ送るメールの例文と合わせて解説します。
辞退（キャンセル）したい場合は早めに連絡する
選考辞退を決めたらできるだけ早く企業に連絡しましょう。面接日が迫っている場合は電話で、余裕がある場合はメールで伝え、理由は「一身上の都合」や「諸般の事情」で問題ありません。
面接を辞退（キャンセル）したい場合の例文
件名）面接辞退のご連絡（氏名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇〇時より面接のお時間を頂戴しております〇〇です。
このたび、一身上の都合により選考を辞退したくご連絡を差し上げました。
選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、
身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
件名は「面接辞退のご連絡（氏名）」などすぐに要件がわかるものにします。面接を辞退する理由を詳しく述べる必要はなく、「一身上の都合」や「諸般の事情により」と記載して連絡しましょう。
面接の日程調整メール作成時のチェックポイント
メール作成の際に気を付けておきたい点について紹介します。
会社のメールアドレスは使用していないか
現在、在職している会社のメールアドレスの使用は控えましょう。会社のメールアドレスは、あくまでも在籍している会社の業務に使用するものです。Gmailなどプライベートのものを使いましょう。
件名・本文などメールの履歴を残して返信しているか
基本は全て履歴を残して返信を行います。これまでのやり取りを残しておくことで、1つのメールで遡って確認をすることができます。基本的には件名も変更せずに「何についてやり取りをしているのか」が分かるように残しておきましょう。
適度に改行をしているか
採用担当者は、面接のやりとりをPCで行なっているケースのほうが多いです。メールの本文は適度に改行をして、一段落が横に長くなりすぎないよう考慮しましょう。
一文が長すぎないか
一文が長くなりすぎると、読みにくくなるだけでなく、意味が通じにくくなったり、文法の間違いを犯しやすくなります。長くても一文50文字程度で簡潔にまとめましょう。
誤字脱字はないか
メールに誤字脱字があると、採用への意欲が低いと思われるだけでなく、仕事への姿勢もマイナスな印象を与えてしまいます。メールを送信する前に、誤字脱字がないか入念に確認することを心がけましょう。
間違った敬語や「！」「？」などの記号は使っていないか
メールを送信する前に、一度間違った敬語を使っていないか確認しましょう。また、日常のLINEなどではよく使う「！」や「？」の記号は、ビジネスでのやりとりでは不適切になるので使用は控えましょう。
署名は記載されているか
文章の最後に署名は記載されているかを確認します。署名はフルネーム＋住所＋電話＋メールアドレス、で構成するのが一般的です。返信のたびに毎回記載するか迷う方もいると思いますが、毎回記載するのが望ましいです。
お礼のお礼は原則不要
日程調整がお互いに確認でき、企業側から「調整のお礼メール」が来た場合、さらに重ねてお礼を送っても問題ありませんが、送らなくてもマナー違反ではありません。
※更新履歴
2019年9月18日
2021年9月6日
2023年9月12日
2024年7月10日
2024年9月20日
2025年5月15日
2025年7月29日
※文中の社名・所属等は、取材時または更新時のものです。