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2019年09月18日

面接当日に辞退する方法|メール・電話での例文付き


面接当日にやむを得ず辞退(キャンセル)する場合、メールや電話での連絡方法、理由などの具体的な文面を例文で紹介します。選考自身を辞退する場合、体調不良などで当日辞退せざるを得ないが、選考を続けたい場合などのケース別に解説します。アルバイトパートの面接辞退でも、基本マナーは同じですが、ここでは転職向けの文面例をご紹介します。

当日辞退(キャンセル)する場合

面接の当日辞退の連絡は、採用担当者と直接連絡が取れれば、電話でもメールでも問題ありません。メールを選ぶ目安は、前日や当日の早朝ならばメールをする、返信がなかったら電話します。当日、面接の直前(数時間前)なら電話で確実に伝えましょう。

辞退する理由を聞かれなければ「一身上の都合」などで大丈夫ですが、採用担当者から聞かれることも想定し、「第一志望の企業から昨晩内定をもらった」「家庭の事情で転職ができなくなった」など、採用担当者が納得できるものを用意しておきましょう。

辞退を伝える電話に相手が出たら

「当日の連絡で大変申し訳ありませんが、一身上の都合で本日の面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました」

辞退する理由を聞かれた場合

「昨日、第一志望の企業から内定の連絡をいただき、そちらに行くことにしました。御社にはお忙しい中、お時間をいただいたにも関わらず、当日に、このようなご連絡をし、大変申し訳ございません」

辞退を伝えるメールの文面例

件名)本日00時からの面接辞退のお詫び(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。
早朝のメールにて失礼いたします。
本日00時より面接のお時間をいただいております〇〇です。

誠に申し訳ございませんが、
本日の面接を一身上の都合でご辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

当日にメールでのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
お忙しい中、面接調整等お時間をいただきましたこと感謝いたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

このメールに返信がない場合は電話で連絡しましょう。

【電話対応の基本】掛け方・受け方・折り返し方…転職活動のシーン別トーク例

面接当日に日時変更をお願いする場合

急な体調不良や仕事上のトラブルなどで、当日の面接が難しくなることもあります。でも面接は受けたい、そんな時は当日キャンセルをしたい具体的な理由を説明し、先方の都合を伺って日程の再調整をお願いしましょう。理由の例は、以下を参考にしてみてください。

【理由の例】
・体調不良:風邪、インフルエンザなど、症状を具体的に話すと相手に状況が伝わりやすく、理解を得られやすいです。
・家族の急病や事故:家族の誰がどのような状況かを、ある程度具体的に話すことで、状況を理解してもらいやすくなります。
・交通トラブル:復旧の目処が立たず、面接終了時間までに確実に間に合わないことを伝え、日程の再調整をお願いしましょう。

日程変更依頼の電話に相手が出たら

「昨晩から体調を崩してしまい、現在も熱が高く面接に伺うのが難しいと思っております。大変申し訳ありませんが、別の日時でご調整いただくことは可能でしょうか」

当日の日程変更依頼のメールの文面例

件名)本日の面接、再調整のお願い(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様お世話になっております。早朝のメールで失礼いたします。
本日、00時より面接のお時間をいただいております〇〇です。

子どもの急な発熱で、本日の面接に伺うことが難しくなってしまいました。
こちらの急な事情で大変申し訳ございませんが、
可能でしたら、面接を他の日時に変更頂くことは可能でしょうか。
誠に勝手ながら、先に私の調整可能日時をお送りいたします。

9月3日(月)18:00以降
9月5日(水)10:00~12:00
9月6日(木)18:00以降
9月7日(金)10:00~18:00

お時間を調整して頂いたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
何卒ご検討頂けますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

日程調整してもらった後は、お礼のメールを送りましょう。

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