履歴書メールの送り方｜PDF変換、パスワードのかけ方、メール例文、スマホで送る方法などを解説

転職や就活で履歴書をメールで送る時のマナーや注意点はどんなことか迷うこともあるでしょう。今回は履歴書メールの送付の期限や履歴書データのPDF変換方法、パスワードの設定方法、すぐに使えるメールの例文などを紹介します。

履歴書をメールで送る際のマナー

応募先から履歴書を送付するよう指示があった場合、期限が指定されていれば期限内に、指定がなければ2～3日以内に送付するようにしましょう。ここでは履歴書をメールで送る際の基本マナーを紹介します。

履歴書は企業から指示された方法で送る

履歴書の送り方について企業から指示される場合があります。その場合は企業の指示に従って送付してください。履歴書のフォーマットを指定されることもあります。

本文は簡潔に、件名はわかりやすく

履歴書を提出するメールは、パッとみて用件がわかることが大切です。採用担当者には日々多数のメールが届くため、読み飛ばされないよう工夫が必要です。「件名」は要件と自分の名前を、「本文」は簡潔にまとめます。履歴書送付のメールで自己アピール等は不要です。

履歴書を送るメールの書き方と例文

履歴書を送る際のメールの書き方を項目ごとに解説します。例文とあわせて参考にしてください。

履歴書を送るメール例文

①件名

メールの件名は、「応募書類送付の件／氏名」など、「誰から」「どのような内容か」がひと目でわかるように記載します。「応募の件」や「送ります／氏名」などの書き方だと、具体的な要件が分かりにくいため、見落とされたり間違われたりする可能性があります。

②宛先

宛先は、企業名、部署名、担当者名を記載します。企業名は省略せずに正式名称を記載してください。部署名や氏名が分からない場合には、「採用ご担当者様」とします。

➂挨拶文

初めて連絡する際は「初めてご連絡させていただきます。〇〇〇〇と申します」と記載します。氏名はフルネームで伝えます。在職中の人は現職の社名を記載する必要はありません。二度目以降にメールする際には、「いつもお世話になっております」から始めます。

④本文

本文はなるべく簡潔にわかりやすく、応募の経緯、履歴書の送付について伝えます。ここでは志望動機や自己PR、職務経歴など、添付の履歴書を読めばわかることは書きません。だらだらとした印象を与え、かえってマイナスになる可能性があります。

➄締めの文

最後に締めの挨拶として、応募書類の確認のお願いと面接の申し込みをします。

⑥署名

署名は自分の連絡先を次の順で記載します。

電話番号やメールアドレスは普段使用している、つながりやすいものを書きます。また、本文と区別できるよう「―」や「＝」などの記号で署名部分を囲んでおくと分かりやすいです。メールに署名機能がある場合は事前に登録しておくと、毎回記入する必要がなく便利です。

PDFを添付して送る場合の例文

メールにPDFを添付して送る場合には、件名と文面にPDFを添付している旨を記入して送ります。

クラウドストレージサービスを利用して送る場合の例文

クラウドストレージサービスとはファイルをインターネット上にアップロードし、発行されたURLに履歴書などの応募書類をアップロードし共有するサービスです。メールにクラウドストレージサービスを使用している旨を記入して送ります。

履歴書の送り方に指定がない場合のメール例文

履歴書のデータをPDF化する方法

WordやExcelをPDF化する方法

WordやExcelで履歴書を作成した場合も、企業から指示がない限りPDFファイルに変換して送ることをおすすめします。PDF形式は文章やレイアウトを固定した状態で保存するので、第三者による改ざんや、OSの違いによる文字化けやレイアウト崩れの心配が少ないためです。

ファイル名は「日付」「氏名」「履歴書」

履歴書ファイルの名前は、採用担当者が「誰のどのような内容のファイルなのか」がわかりやすくかつ管理しやすいよう、「日付」「氏名」「履歴書」を入れるとよいでしょう。

【例】履歴書ファイル名
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
20xx0315_氏名（フルネーム）_履歴書
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

履歴書のファイルにパスワードを設定する方法

パスワード付きファイルを送付する際の留意点

これまで履歴書など重要書類を送付する際は、ファイルのパスワード設定、本文とは別メールでパスワードを送付、という2段階方式が一般的でした。

ですが、この方法はセキュリティ面で有効とはいえず、2020年、政府は正式にこの方式の廃止を決定しています。もともと政府がこの方式を利用していたため多くの企業に採用された背景がありますが、現在は企業側も専用のストレージを利用したり、クラウドサービスを推奨するなど廃止の流れにあります。

ただし、現在も2段階方式を採用している企業もあるため、履歴書の送付について指示がない場合は、念のため送付方法について確認するといいでしょう。

パスワードの設定方法

企業からパスワード設定指定があった場合はパスワード設定をして送付するようにしましょう。パスワード設定時には大文字や小文字、数字や記号を組み合わせ、個人情報や辞書に載っている単語は避けてパスワードを決めます。

Wordと違ってExcelではパスワード付きのPDFファイル作成ができないため、専用の解凍・圧縮ソフトを用いてPDFファイルを圧縮ファイル（zipファイル）にし、パスワードをかけます。

履歴書メールを送る前のチェック項目

履歴書を送る前に確認しておきたいチェック項目をご紹介します。送信ボタンを押す前に最終チェックすることをおすすめします。

履歴書をメールで送る際のよくある疑問

履歴書をメールで送る際のよくある質問について解説します。

メールで送る履歴書に写真は貼るの？

履歴書を送付する際には、写真不要と指定されていない限り写真を貼付します。このとき、写真のデータは直接履歴書ファイル内に貼付して配置するようにしましょう。
履歴書の写真データは、スピード写真や写真館などで撮影している場合はデータをもらっておきます。写真データをもらっていない場合は、スマホアプリ「履歴書カメラ」などで履歴書用の写真を撮影する方法もあります。

＞履歴書カメラアプリの使い方とダウンロードはこちら

スマホから履歴書を送ってもいい？

スマホアプリのWord・Excelで履歴書を作成してPDF化し、メール添付することも可能ですが、該当のアプリをダウンロードする必要があり、スマホの保存容量も消費します。また、スマホアプリで作成した履歴書をパソコンで開くと、文字のフォントやバランスが崩れるなど予期しないことが起こる場合があるため、出来るだけパソコンを使用するのがおすすめです。

手書きで履歴書を作成した場合はどうしたらいい？

手書きの履歴書の場合は、プリンターやコピー機でスキャンしてからPDF形式に保存します。手書きの場合は写真が不鮮明になったり、字が読みにくくなることがあるので、PDF形式に保存後、見にくい、読みにくい部分はないか確認します。

※更新履歴：
2020年10月26日
2024年3月19日
2024年10月30日
2025年2月26日