履歴書をメールで送る際の例文・マナー。PDF変換やスマホで送る方法、パスワード設定などを解説

転職や就活で履歴書をメールで送る時のマナーや注意点はどんなことか迷うこともあるでしょう。今回は履歴書メールの送付の期限や履歴書データのPDF変換方法、パスワードの設定方法、すぐに使えるメールの例文などを紹介します。

履歴書をメールで送る際のマナー

ここでは履歴書をメールで送る際の基本マナーを紹介します。

履歴書は企業から指示された方法で送る

履歴書の送り方について企業から指示される場合があります。その場合は企業の指示に従って送付してください。履歴書のフォーマットを指定されることもあります。

できる限り早く送る

履歴書の送付を求められたら、準備が整い次第すぐに送るのが基本です。
締切が指定されていない場合でも、翌日〜2日以内を目安に送るのが理想です。企業からメールが来た翌日中に送付できなそうな場合は、当日中に「履歴書の送付、承知しました。XX日までにお送りします」と先に連絡をしておくと良いでしょう。

本文は簡潔に、件名はわかりやすく

履歴書を提出するメールは、パッとみて用件がわかることが大切です。採用担当者には日々多数のメールが届くため、読み飛ばされないよう工夫が必要です。「件名」には要件と自分の名前を、「本文」は簡潔にまとめます。履歴書送付のメールで自己アピール等は不要です。

パスワードは企業から指定がなければ不要

ファイルにパスワードを設定して、別のメールで通知する方法は以前から広まっていますが、企業から特に指定がない場合は、設定しなくてかまいません。ただし、企業側から求められたときはその指示に従いましょう。

 

履歴書を送るメールの書き方

履歴書を送る際のメールの書き方を項目ごとに解説します。

履歴書を送るメール例文

①件名

メールの件名は、「応募書類送付の件／氏名」など、「誰から」「どのような内容か」がひと目でわかるように記載します。「応募の件」や「送ります／氏名」などの書き方だと、具体的な用件が分かりにくいため、見落とされたり間違われたりする可能性があります。

②宛先

宛先は、企業名、部署名、担当者名を記載します。企業名は省略せずに正式名称を記載してください。部署名や氏名が分からない場合には、「採用ご担当者様」とします。

➂挨拶文

初めて連絡する際は「初めてご連絡させていただきます。〇〇〇〇と申します」と記載します。氏名はフルネームで伝えます。在職中の人は現職の社名を記載する必要はありません。二度目以降にメールする際には、「いつもお世話になっております」から始めます。

④本文

本文はなるべく簡潔にわかりやすく、応募の経緯、履歴書の送付について伝えます。ここでは志望動機や自己PR、職務経歴など、添付の履歴書を読めばわかることは書きません。だらだらとした印象を与え、かえってマイナスになる可能性があります。

➄締めの文

最後に締めの挨拶として、応募書類の確認のお願いと面接の申し込みをします。

⑥署名

署名は自分の連絡先を次の順で記載します。

電話番号やメールアドレスは普段使用している、つながりやすいものを書きます。メールに署名機能がある場合は、事前に登録しておくと毎回記入する必要がなく便利です。

PDFをメールに添付して送る場合の例文

メールで履歴書を送る場合は、PDFに変換してから添付するのが基本です。PDFにしておくと、相手の端末やアプリの環境によるレイアウト崩れを抑えやすく、採用担当者にとっても確認しやすい形式です。

メールにPDFを添付する場合は、件名と文面にPDFを添付している旨を記入して送ります。

パソコン（Word・Excel）で履歴書をPDF化する方法

PC（WordやExcel）で作成した履歴書は、そのまま送らずPDFに変換してから添付しましょう。変換方法はどちらも共通で、以下の手順に沿って行えます。

スマホ（iPhone・Android）で履歴書をPDF化する方法

すでにWordやExcelで作成済みの履歴書がある場合は、以下の手順でPDF化してから添付しましょう。
スマホで履歴書をこれから作成する場合は、履歴書・職務経歴書の作成アプリ『レジュメ』をはじめとした専用アプリを使うのがおすすめです。フォームに入力するだけでPDF化まで完結できるため、レイアウト崩れの心配がありません。

※アプリのバージョンや機種によって「エクスポート」「書き出し」「共有」などのメニューの表記が異なる場合があります。

ファイル名は「履歴書＋氏名＋日付」

履歴書のファイル名は、採用担当者が一目で内容を把握でき、かつ管理しやすいよう、「履歴書_氏名_日付.pdf」の形式にしておきましょう。

【例】履歴書ファイル名
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
履歴書_氏名（フルネーム）_20XX0601.pdf
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

 

履歴書を「クラウドストレージ」経由で送る際のメール例文

クラウドストレージサービスとは、履歴書などの応募書類をインターネット上にアップロードし、発行されたURLを通じて共有できるサービスです。メールにクラウドストレージサービスを使用している旨を記入して送ります。

 

履歴書の送り方に指定がない場合のメール例文

履歴書の送付方法の指定がなかった場合は、企業側に送付方法についてメールで問い合わせましょう。

 

履歴書のファイルにパスワードを設定する方法

履歴書にパスワードを設定する方法を紹介します。企業側からパスワード設定を求められた場合は以下の手順で対応しましょう。なお、応募先から指定がない場合はパスワードの設定は不要です。

パスワード付きファイルを送付する際の留意点

これまで履歴書など重要書類を送付する際は、ファイルのパスワード設定、本文とは別メールでパスワードを送付、という2段階方式が一般的でした。

ですが、この方法はセキュリティ面で有効とはいえず、2020年、政府は正式にこの方式を廃止する方針を示しました。もともと政府がこの方式を利用していたため多くの企業に採用された背景がありますが、現在は企業側も専用のストレージを利用したり、クラウドサービスを推奨するなど廃止の流れにあります。

ただし、現在も2段階方式を採用している企業もあるため、履歴書の送付について指示がない場合は、念のため送付方法について確認するといいでしょう。

パスワードの設定方法

企業からパスワード設定の指定があった場合はパスワード設定をして送付するようにしましょう。パスワード設定時には大文字や小文字、数字や記号を組み合わせ、個人情報や辞書に載っている単語は避けてパスワードを決めます。

 

履歴書メールを送る前のチェック項目

履歴書を送る前に確認しておきたいチェック項目をご紹介します。送信ボタンを押す前に一通り確認しておきましょう。

宛先（メールアドレス）・宛名に間違いがないか

送信前に、メールアドレスと宛名の表記を必ず確認しましょう。誤送信は個人情報の漏えいにもつながるため、送信ボタンを押す前にもう一度見直す習慣をつけてください。

プライベート用のメールアドレスから送っているか

会社や学校のアドレスではなく、プライベート用のメールアドレスから送りましょう。採用担当者からの返信を確実に受け取るためにも、普段よく確認しているアドレスを使うのがおすすめです。

履歴書は添付したか

本文を書き終えたあと、添付ファイルの有無を必ず確認しましょう。添付忘れはよくあるミスのひとつです。ファイル名が正しいかどうかもあわせてチェックしましょう。

ダウンロード用のURLを記入したか

クラウドストレージ経由で履歴書を送る場合は、メール本文にダウンロード用のURLが記載されているか確認しましょう。URLが抜けていると、採用担当者がファイルを確認できません。

誤字脱字、誤った敬語、変換ミスはないか

メール本文は送信前に必ず読み直しましょう。変換ミスや敬語の誤りは見落としやすいため、書き終えてから少し時間を置いて見直すと、ミスに気づきやすくなります。

署名は入っているか

メールの末尾に、氏名・電話番号・メールアドレスを記載した署名が入っているか確認しましょう。

テンプレートをコピペした場合、仮の文字の修正漏れはないか

テンプレートをコピペして作成した場合は、「○○職」「貴社名」などの仮の文字が残っていないか必ず確認しましょう。修正漏れは採用担当者への印象を損ないかねません。

送り方の指定がある場合は、指定に従っているか

企業から「PDF形式で」「件名はこの形式で」など送り方の指定がある場合は、必ず従いましょう。指定を守ることが、採用担当者への誠実さを示す第一歩になります。

 

履歴書をメールで送る際のよくある疑問

最後に、履歴書をメールで送る際のよくある質問について解説します。

メールで送る履歴書に写真は貼る？

履歴書を送付する際には、写真不要と指定されていない限り写真を貼付します。このとき、写真のデータは直接履歴書ファイル内に貼付して配置するようにしましょう。
スピード写真や写真館などで撮影している場合は、履歴書用の写真データを受け取っておきます。写真データをもらっていない場合は、履歴書用写真を撮影できるスマホアプリなどを利用する方法もあります。

＞履歴書カメラアプリの使い方とダウンロードはこちら

メールを送った後に書き間違いに気づいた場合、送り直した方がいい？

書き間違いに気づいたら、すぐにメールまたは電話で誤りがあったことを伝え、修正した履歴書を送り直しましょう。再送メールの件名は「【履歴書再送】応募書類送付の件／氏名」のようにするとわかりやすいです。本文にはどの箇所を修正したかを簡潔に添えておくと、採用担当者が確認しやすくなります。

履歴書を送信したあと、電話連絡はしたほうがいい？

基本的には不要です。確認の電話は採用担当者の手間を増やす場合もあります。ただし、「送付後に電話を」と企業から指示があった場合は、その指示に従いましょう。

「履歴書を送信したあと、連絡が来ない場合はどうしたらいい？」

送信から1〜2週間経っても連絡がない場合は、まず迷惑メールフォルダを確認しましょう。それでも届いていない場合は、「ご確認いただけましたでしょうか」と丁寧に問い合わせてみてください。

手書きで履歴書を作成した場合はどうしたらいい？

手書きの履歴書の場合は、自宅のプリンターやコンビニのコピー機などでスキャンしてからPDF形式に保存します。手書きの場合はPDF化することで文字が不鮮明になってしまうことがあるので、PDF形式に保存後、見にくい・読みにくい部分はないか確認しましょう。

 
※更新履歴：
2020年10月26日　初回公開
2025年2月26日
2026年6月29日