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2020年10月26日

履歴書のメール送付時のマナー|文面例、写真添付の方法など徹底ガイド

履歴書 メール タウンワーク townwork社員やアルバイトなどの応募に必要な履歴書。今回はメールで履歴書を送る場合の、いつまでに送るかといった期限から、送付方法、証明写真の添付、メールの書き方などのマナーを解説していきます。

履歴書は頼まれてから2~3日以内に送る

応募先の企業から履歴書を送るように言われた場合は、基本的にはなるべく早く送ります。「いつまで」と期限の指定が無ければ、2〜3日以内が目安です。不安であれば、履歴書の送付を告げられた時に、「〇日まで送るようにしますが、よいでしょうか」と伝えると、お互い不安なく進められます。

 

履歴書はpdfファイルに変換して送る

履歴書は、WordやEXCELなど、使いやすいソフトで作成しますが、送信するときはpdfファイルに変換しましょう。PDFは相手の環境(パソコンやタブレットなどの端末やOSなど)に左右されることなく開け、内容の変更がしにくくなるので、正式な文書に適しています。WordやEXCELで履歴書を作ったら、保存形式をPDFに変換して送付用のデータを作ります(次の段落に操作方法を紹介しています)。

 

パスワードをかけて送った方が安心

履歴書は住所や電話番号、通学先など、個人情報のかたまりです。万一、間違った相手に送ってしまうことなどを考え、パスワードをかけて送りましょう。1通目のメールに履歴書を添付し、2通目のメールにパスワードを記載するのが一般的です。パスワードは、桁数などは指定が無ければ、大小のアルファベット、記号と数字を組み合わせて作りましょう。

■パスワードのかけ方
WordやEXCELで履歴書が完成したら、最初にパスワードかけてWordやEXCEL形式で保存し、その後PDFファイルに変換します。手順としては以下の通りです。
1. ファイル>情報>文書の保護、または、ブックの保護(パスワード入力)
2. 名前を付けて保存>ファイルの種類→PDF形式を選択する

 

メールで履歴書を送る場合も写真を貼付する

履歴書をメールで送ってくださいと言われたとき、悩ましいのが写真です。基本的に写真不要と指定されない限りは、写真は貼って提出します。このとき、顔写真データは直接、履歴書に挿入して配置します。

履歴書用の写真データは、スピード写真や写真館で撮影していれば、データをもらうようにします。

写真データをもらっていない場合は、プリントされた写真をスキャナで読み込み、データにするという方法もあります。また、スマートフォンのカメラも高性能なので、写真をスマホで撮影して周囲を切り取るという方法も。
そもそも証明写真が無い人は、タウンワークの「履歴書カメラ」で撮影して、データとして使ってもOK。自撮りでもきれいに撮影できますが、家族や友人などに手伝ってもらうと、短時間でよりきれいに撮影できます。

履歴書カメラアプリの説明とダウンロードはこちら

 

履歴書を送るときのメールテンプレート例

履歴書をメールで送るときの文例を紹介します。文章では自己紹介のあとに、履歴書を送る旨の要件を述べます。また、パスワードを掛けたときは、別のメールで送ることを伝え、間を空けずにすぐに送りましょう。

▼履歴書を添付したメールの文面例
件名)履歴書の送付(自分の氏名)
株式会社〇〇〇〇
採用担当 〇〇様

タウンワークで{店名や職種}のアルバイトに応募した〇〇〇〇です。ご指示通り、履歴書をお送りいたしますので、ご確認ください。ファイルのパスワードを別のメールでお送りします。

よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

▼パスワード通知の文面例
件名)【パスワード】履歴書の送付(氏名)
株式会社〇〇〇〇
採用担当 〇〇様先ほど履歴書をお送りした〇〇〇〇です。
【パスワード】99999999

よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
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