履歴書をメールで送る方法ガイド｜メール文面例、パスワード設定、PDF変換、スマホで送る方法など解説
転職や就活で応募する際、履歴書をメールで送るケースがあります。ここでは、履歴書を送る期限や履歴書ファイルのパスワードのかけ方、PDFへの変換方法といった履歴書をメールで送る基本マナーに加え、メールの例文などについて紹介します。
【目次】
履歴書をメールで送る基本マナー
応募先の企業から履歴書を送付するように言われた場合は、期限が指定されていれば期限内に送付します。期限が設定されていなければ2～3日以内に送付するようにしましょう。ここでは履歴書をメールで送る際の基本マナーを紹介します。
履歴書には写真も添付する
履歴書を送付する際には、写真不要と指定されていない限り写真を貼付します。このとき、写真のデータは直接履歴書ファイル内に貼付して配置するようにしましょう。
履歴書の写真データは、スピード写真や写真館などで撮影している場合はデータをもらっておきます。写真データをもらっていない場合は、スマホアプリ「履歴書カメラ」などで履歴書用の写真を撮影する方法もあります。
パスワードをかけて送る
履歴書は生年月日、住所、電話番号、学校名などの個人情報が書かれています。履歴書にパスワードを掛けるかは個人の判断に委ねられますが、掛けた方が安心です。パスワードは、履歴書を添付するメールには記載せず、別の方法で伝えましょう。会社によっては、履歴書を安全にやりとりできる専用のURLを指定するところもあります。
パスワードは大小のアルファベットと数字、記号を組み合わせて設定しましょう。8桁以上のパスワードを設定すると、安全性が高まると言われています。
■パスワードのかけ方
1．Word（Excel）を開いた状態で、画面左上にあるツールバーの【ファイル】をクリックします2．ドロップダウンメニューから【情報】を、情報のページで【ブックの保護】を選択します3．ドロップダウンメニューから【パスワードを使用して暗号化】のボタンをクリックします4．「このファイルを暗号化します」というメッセージの下にパスワードを入れるボックスがあるので、考えたパスワードを入力し、【OK】をクリックします
5．もう一度パスワードを入れるボックスが出てくるので、4と同じパスワードを再度入力し、【OK】を再びクリックすると、パスワードが設定されます
＜Googleスプレッドシートの場合＞
Googleスプレッドシートは、パスワード設定による制限をかけることはできません。Googleスプレッドシートを一度Excelに保存してから、上記＜Word・Excelの場合＞の手順に沿ってパスワードを設定します。
履歴書ファイルはPDFに変換して送る
履歴書はWordやExcelで作成することが多いですが、企業から指示がない限りPDF形式に変換して企業に送りましょう。PDF形式は第三者によってデータが変更、削除されず、OSの違いなどで文字化けやレイアウトがずれたりすることがないからです。
手順としては、WordやExcel形式で履歴書を作成したら、最初にパスワードをかけて保存し、その後PDFファイルに変換をします。
PDFファイルに変換する方法は以下のとおりです。
1．Word（Excel）のファイルを開きます2．画面左上にあるツールバーの【ファイル】をクリックし、プルダウンメニューから【名前をつけて保存】を選択します3．ファイルの種類で【PDF（*.pdf）】を選択します4．【保存】をクリックしたら完了です
＜GoogleスプレッドシートからPDFに変換する方法＞
GoogleスプレッドシートからPDF形式に保存するには、一度GoogleスプレッドシートをExcelに保存してから前述「パスワードのかけ方」でパスワードを設定し、その後、上記の＜Word・ExcelからPDFに変換する方法＞に沿ってPDFに変換します。
手書きの履歴書の場合は、プリンターやコピー機でスキャンしてからPDF形式に保存します。手書きの場合は写真が不鮮明になったり、字が読みにくくなることがあるので、PDF形式に保存後に、見にくい、読みにくい部分はないか確認します。
PDFのファイル名は、履歴書であることと日付、氏名（フルネーム）を付けておくと、採用担当者も管理がしやすく、印象がいいでしょう。
スマホアプリのWord・Excelで履歴書を作成してPDF化し、メール添付することも可能ですが、該当のアプリをダウンロードする必要があり、スマホの保存容量も消費します。また、スマホアプリで作成した履歴書をPCで開くと、文字のフォントやバランスが崩れるなど予期しないことが起こる場合があるため、出来るだけパソコンを使用するのがおすすめです。
履歴書を送る際のメールの形式
企業宛のメールを作成する際には必要な情報をわかりやすく、抜け漏れなく記載するように、以下のポイントに注意して作成しましょう。
宛先
宛先は、法人格を含めた企業名、部署名、担当者名を記載します。企業名は省略せずに正式名称を記載してください。部署名や氏名が分からない場合には、「採用ご担当者様」で問題ありません。
人事部 採用担当 〇〇様
件名
メールの件名は、「誰から」「どのような内容か」が一目で伝わることが重要です。
または
履歴書ご送付の件／〇〇〇〇（フルネーム）
「応募の件」や「送ります／氏名」などの書き方だと、具体的な要件が分かりにくいため、見落とされたり間違われたりする可能性があります。簡潔かつ具体的に書くことを心がけましょう。
挨拶文
メールの冒頭は、初めて連絡する際は「初めてご連絡させていただきます。〇〇〇〇と申します」と記載します。ここで重要なのは誰からのメールであるかを採用担当者に伝えることなので、文面は簡単で構いません。氏名はフルネームで、在職中の人は現職の社名を記載する必要はありません。二度目以降にメールする際には、「いつもお世話になっております」で始めて構いません。
本文（用件）
本文はなるべく簡潔に、わかりやすく要件を伝えます。
2.履歴書を添付していること
3.添付ファイルのパスワードは別に送ること
を記載します。
ここでは志望動機や自己PR、職務経歴など、添付の履歴書を読めばわかることは書きません。だらだらとした印象を与え、かえってマイナスになる可能性があります。
締めの文
最後に締めの挨拶として、応募書類の確認のお願いと面接の申し込みをします。
署名
自分の連絡先を次の順で記載します。
2.郵便番号
3.住所
4.電話番号
5.メールアドレス
電話番号やメールアドレスは普段使用している、つながりやすいものを書きます。また、本文と区別できるよう「―」や「＝」などの記号で署名部分を囲んでおくと分かりやすいです。メールに署名機能がある場合は事前に登録しておくと、毎回記入する必要がなく便利です。
履歴書を添付
メールの文面が完成したら、履歴書のデータをメールに添付します。
1.メールの作成画面で、上部にあるクリップマークの「ファイルの添付」ボタンをクリックします
2.パソコンに保存しているデータを添付する場合には、「このPCを参照」を選択し、送りたいファイルを選んで添付します＜Gmailの場合＞
1.メール作成画面で、下部にあるクリップマークのボタンをクリックします
2.送りたいファイルを選択して添付します
メールの例文
メールで応募するのに合わせて履歴書も送るケース
中途採用（○○職）応募の件／履歴書添付／〇〇〇〇（フルネーム）【本文】
株式会社○○○○
採用ご担当 ○○様初めてご連絡をさせていただきます。
〇〇〇〇（フルネーム）と申します。このたび貴社の□□職の求人を拝見し、応募をさせていただきたく、
添付にて履歴書を送付させていただきます。添付のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後別の方法にてお送りいたしますので、
あわせてご確認をお願い申し上げます。お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討をいただき、
一度、面接の機会をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
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求人サイトなどから応募後、先方からメールで履歴書を送ってほしいと連絡を受けて送るケース
応募書類提出の件／履歴書添付／〇〇〇〇（フルネーム）【本文】
株式会社○○○○
人事部 ○○様お世話になっております。
先日貴社の〇〇職に応募させていただきました○○〇〇（フルネーム）です。ご指示いただきました履歴書をお送りいたします。
お手数ですがご査収のほど、よろしくお願い致します。なお、添付ファイルにはパスワードを設定しております。
追って別の方法でパスワードをお送り致しますので、併せてご確認をお願いいたします。お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
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※更新履歴：
2020年10月26日
2024年3月19日