内定承諾書とは？内定通知書との違いや法的効力、添え状の書き方を解説 テンプレート付

内定の連絡後に来る内定承諾書の役割や書類が届いてからの流れ、手順について紹介します。内定の承諾を待って欲しい場合や承諾後の辞退を申し出たい場合などについても解説していますので参考にしてください。

内定承諾書とは

内定承諾書とは、内定者が企業に対して内定を承諾し、入社する事を誓約することを示す書類です。会社によっては入社誓約書などと呼ばれることもあります。内定承諾書には、入社に承諾する文言のほか、正当な理由なく入社を拒否しないことや、内定の取り消しに関する事項などが記されています。
入社を希望する場合は、内定承諾書に署名、捺印をしたものを企業に提出することが求められます。

内定承諾書と内定通知書の違い

内定通知書は、企業から内定者に内定を通知する書類です。企業によっては採用通知書として通知することもありますが意味合いは同じです。

企業は内定を決めた応募者に、「内定通知書」または「採用通知書」を郵送して内定を通知します。内定通知書や採用通知書を発行することは義務ではないので、口頭で内定を通知される場合もあります。内定承諾書は、内定通知書または採用通知書が郵送される際に同封されることが多いです。

内定に関する書類が届いてからの流れ

各種書類と条件を確認する

企業から、内定者に内定通知書または採用通知書が送られてきます。その際、内定承諾書と労働条件通知書も同封されているのが一般的です。封筒が届いたら、この3つの書類が入っているかを確認しましょう。

入社の意思を決めたら速やかに返送

内容を確認し入社の意思が決まったら、提出期限内に速やかに返送します。提出期限の記載がない場合は、書類が届いてから1週間を目安に返送しましょう。返送が遅れてしまう場合は、企業の採用担当者に相談します。また、返送の際は添え状を添えるのがマナーです。

添え状の書き方（見本）とテンプレート

添え状とは、書類を送付する際の表紙のような文書で、ビジネスの世界では一般的です。添え状には、誰が、誰に、何を、どんな目的で送ったのかを明記する必要があります。具体的には、「日付」「宛先（企業、部署、担当者名を明記）」「自分の名前と所属学校名、連絡先（メールアドレス、電話番号）」「件名」「本文」「同封書類は何か」を記載します。

 
＞添え状テンプレートはこちら

内定承諾書の提出を延長したい場合

他に選考中の会社があるなど、内定承諾書の提出期限を延長してもらいたい場合は、採用担当者に連絡し、内定のお礼を述べたうえで、返事を待ってもらいたい旨を相談しましょう。企業側も入社準備などがあります。返送期限があるなしに関わらず、いつまで待ってもらいたいか返答期限を決めて伝えます。

相談する場合には、メールまたは電話で直接担当者に伝えるのがマナーです。こちらからのお願いなので丁寧な対応を心掛けましょう。また、返事を待ってもらう期限も出来るだけ早い日程で、印象が悪くならないよう気を付けてください。

内定承諾後に辞退できる？

内定承諾書にサインした後でも内定を辞退することは可能です。内定の通知を受け、労働条件も確認の上で承諾すれば労働契約が成立するので内定者にも法的な責任は生じますが、法律上は退職の2週間前までに退職の意思を申し出れば退職できるとされています。内定者は就業前ですが、法律上の退職の考えに基づき辞退は可能です。しかし、内定承諾書は、内定者が内定を受け入れて入社を希望する意思確認用の書類なので、内定承諾書を受け取った時点で、企業は入社する前提でさまざまな準備や手続きを始めています。合理的な理由もなく、入社直前で辞退するなどの行為により、損害賠償請求などされるケースも稀にあります。ですから、内定の承諾はよく考えて決めてください。

また内定辞退の連絡は、きちんとお詫びを伝えるためにも電話で行うようにしましょう。電話だけだと記録に残らないので、電話の前か後にメールを送り、連絡をした履歴を残しておくとなおいいです。

担当者が不在の場合は、折り返しを頼むではなく改めてかけ直します。ただし、出張などですぐに話せない場合は、代わりの人に伝えた上で、後日担当者に連絡をしてお詫びを伝えてください。

 
監修：冨塚祥子（トミヅカ社会保険労務士事務所）