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2020年07月13日

内定辞退のメールや電話での伝え方マナー|例文付

転職 内定 承諾 保留 タウンワーク townwork転職で内定をもらったものの、条件面や、他から内定をもらえたから辞退したい。そんなとき、辞退の連絡はメール?電話?なんて伝える?ここでは内定辞退をする際の連絡マナーや伝え方のポイントを例文つきで紹介します。 

メール?電話?は、内定通知の連絡方法で考える

内定辞退の連絡手段は、企業側からの内定通知を電話でもらったなら電話で、メールでもらったならメールで連絡をするのが良いでしょう。転職エージェントを介している場合は、エージェントの担当者に電話、もしくはメールで辞退の旨を連絡し、そこから企業側に伝えてもらいます。

辞退を決めたら、速やかに辞退連絡をしましょう。時間がかかる場合でも、内定通知に書いてある(あるいは電話で話した)返信期限までには必ずすること。返信期限の指定がなかった場合は、遅くとも1週間以内を目安に連絡をするようにしましょう。

 

内定の辞退連絡で伝える内容

辞退する際は伝え方が重要です。以下の4つのポイントを踏まえると良いでしょう。

1. 内定をもらったことに対するお礼
辞退するとはいえ、まずは内定に対する感謝の意を述べましょう。採用担当者をはじめ、採用には多くの人が関わっています。その人たちが検討の末、自分を選び、内定を出してくれたことへの御礼を伝えます。

2. 辞退したい意思
次に結論で「内定を辞退させていただきたいです」とはっきり伝えましょう。

3. 辞退理由は「検討の結果」程度で良い
いろいろ言い訳や理由を伝えたくなるかと思いますが、「検討の結果、辞退させていただきます」と理由は明確にしなくてよいでしょう。万が一、企業側から理由を聞かれた場合のみ「他企業から内定をもらった」「自分の適正を鑑みた結果」など具体的な理由を述べるようにしましょう。

4. 辞退に対するお詫び
最後に辞退したことへの謝罪でまとめます。内定を辞退することは決して悪いことではありません。ただ、選考に時間を割いてもらったことや、入社後の活躍を期待してもらったことに対する企業側へのお詫びの気持ちを伝えてください。

 

内定辞退のメール例文

メールの場合は件名に内定辞退の旨を簡潔に記載しましょう。採用担当者は1日に多くのメールチェックをしているため、見逃しがないよう件名に名前までを入れることがポイントです。
メール送信後、1日経っても企業から了解の返事がが来ない場合は、再度メールをするか、電話でメールが届いているかを確認するようにしましょう。

■例文

件名)内定辞退のご連絡(氏名)
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
この度、内定通知をいただいた〇〇〇〇です。
このような光栄なご連絡をいただきながら誠に恐縮ですが、
熟慮しました結果、貴社の内定を辞退したく、
ご連絡致しました。

選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず
このような結果で、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

 

内定辞退の電話での伝え方例

電話は緊張するかもしれませんが、採用担当者はこれまで数多くの内定辞退の連絡を経験しています。誠意をもって正直に伝えることを心がけましょう。電話をかける時間帯は、始業すぐや、お昼時間、終業帯は避けるようにします。9時~18時の会社なら、10~12時、14時~17時を目安にかけるようにしましょう。また、担当者が不在の場合、企業側から折り返しを提案されても、こちらから再度連絡するようにします。

■例文

お世話になっております。内定通知をいただい〇〇〇〇と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか?

(担当者にかわったら)

お世話になっております。
先日、内定通知をいただいた〇〇〇〇です。
大変光栄なご連絡をいただきながら誠に恐縮ですが、
熟慮しました結果、内定を辞退したく、ご連絡いたしました。

選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

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