スケジュール管理に向いているのは？今こそ知りたい。評論家に聞く“スマホと手帳の使い分け術”
スケジュールの管理に役立つ道具といえば「スマホ」と「手帳」。このどちらにも良さがあるからこそ、どう使い分けるべきか悩んでしまいますよね。
そこで今回は、“手帳評論家”としてご活躍中の舘神龍彦（たてがみたつひこ）さんに、用途に応じたスマホと手帳の活用法をお伺いしました！
＜スマホの方が便利なこと＞
友人と同じ予定を共有できる
舘神さん「スマホアプリのカレンダーの場合、入力したものをパソコンと同期したり、友人と共有したりできる点が優れています。たとえば『Googleカレンダー』は、複数人でカレンダーを共有してスケジュールを書き込めるので、学生ならサークルなどのチームで予定を管理するのに活用できるでしょう。さらに、検索機能を使えば、過去の予定を簡単に探せる点も便利です」
初めて訪れる場所のルート、地図が見やすい
舘神さん「スマホの場合、乗り換えのアプリのカレンダー同期機能を利用すれば、簡単に乗り継ぎの詳細を予定として組み込むことが可能です。私はパソコンを使えるときは、検索した乗り継ぎの結果をGoogleカレンダーに貼り付けています。細かい乗換えを、手帳にわざわざ書くのはあまり意味が無い。そこはデジタルに頼って、手帳には移動時間などだけを書いています」
この他にも、待ち合わせ場所の住所をGoogleカレンダーの「場所」の項目に入力しておけば、予定を開いて住所をタップするだけでGoogleマップを表示することも可能。地図をプリントする手間もなく、移動しながらでもすぐに地図をチェックできるのでとても便利ですよね！
食事のカロリーや運動量等、計算が必要な日々の記録
舘神さん「スマホには記録の積算機能やGPS、通信などの機能が備わっていますから、食事のカロリーやランニングルート、運動量などを記録するのも手軽に実現できます。今の時代、スマホやアプリを活用しないなんてもったいない！
手帳とスマホ、それぞれに独自の優れている点がたくさんあるので、どちらかだけが良いというわけではありません。二つを併用して、それぞれの良い部分を上手に使えば良いんですよ」
＜手帳の方が便利なこと＞
1日／1週間の予定の総時間、流れ、空き時間をひと目で把握しやすい
舘神さん「予定を考えるときは、所要時間や場所も併せて考えると時間が有効活用できます。たとえばDVDを観賞する場合、漠然と『DVDを見る』とだけ予定に書くのではなく、所要時間と併せて記入しましょう。そうすれば、『DVDが90分で終わるなら、その後の時間で○○をしよう』などと使える時間を把握し、空き時間の活用法を考えることができるのです。
こうして所要時間と予定を記入し、1日の流れや使える時間の量を把握しやすくするには、手帳の方が便利。画面のスクロールが必要なスマホと違い、手帳は全体を見渡しやすいというメリットがありますからね。中でも、時間軸のあるバーチカルタイプなら、書きやすさも時間の認識のしやすさも◎です。
また、たとえば皆さんは次回散髪や美容院に行く日程を決めていますか？ 未定の人は、早速決めて手帳に書きましょう。そうすれば、直前になって定休日しか予定が合わないこともありませんし、『ついでに○○にも行こう』と積極的に予定を組み立てられます。予定は、すぐに日時を決めるとその前後の時間も生かせるようになるのです」
予定の詳細の確認や追加がしやすい
舘神さん「スマホのカレンダーでスケジュール管理をすると、『予定の把握』しかできない場合があります。これは、カレンダーアプリには手帳の『余白』に相当する部分がないからです。手帳の場合は余白があります。ここに、スケジュールに紐付けた様々な事柄を記入できるのがメリットです。
たとえば旅行の予定があるなら、余白に持ち物やお土産のリストを書く。バイトの予定であれば『この日はパンプスが必要』と書いてもいいし、企業の面接の予定なら、想定される質問を書き出してもいい。こんな風に、『関連するメモ』が書けることはとても大切なことなんです。また、一日の反省など、振り返りのような役割で使ってもいいでしょう」
予定の重要度の高さ低さが見分けやすい
舘神さん「手帳は、自分のルールで使えることが大きな魅力です。スマホアプリの場合、カスタマイズしたくても、そのアプリの機能の範囲でしか使うことができません。さらに、そのアプリのことをよく知っていないと、すべての機能を使いこなすのはなかなか難しいもの。それに比べると、手帳は工夫次第で好きなように使えます。
たとえば、予定の種類や重要度によってペンの色を変える。こうして自分なりに、視覚的に見やすくして書くことができますよね。
あるいは、保留中の予定があるとしたら、それを付箋に書いて手帳に貼っておいてもいいでしょう。スマホだとどこにメモしておいたらいのかわからない事柄も、手帳なら自分のルールでわかりやすく記しておけるのです」
手帳のメリットは、自由に書き込めること。でも、なかにはスペースなどを上手く活用できずに、白いページだらけにしてしまう…とお悩みの方もいるのでは？
舘神さん「手帳を使い始める際には、『目的を決める』のがおすすめです。何も考えずに使い始めると、次第に飽きてしまい、数カ月後には未記入が目立って手帳が真っ白に…ということにもなりかねません。スケジュール管理だけでなく、ネタ帳にする、食べた物を記録するなど、自分なりの目的があると続きやすいですよ。
またそういったルールを明文化して手帳のメモページに書いておきましょう。手帳を使い続けるうちに自分なりのルールが決まってくるはずです」
たしかに目的が定まっていれば小まめに手帳を見る習慣がつきやすい。
舘神さん「最後に、手帳を使う上で忘れてはならない大切なポイントをお伝えしましょう。それは、『主体的に書く』ことです。この日にバイトが入ったなど、『決定した予定』を書くだけでなく、今後やりたい、買いたいなどの事柄を先取りして予定に書くことで、それが実現できるように行動したり、上手に時間を使ったりするようになります。その結果、自分の“生産性”が上がり、余裕を持って動ける人になります」
やりたいことや目的を書いておけば振り返りをしやすいし、実現する可能性も高まる。手帳を最後まで使ったことがない人は、このことからまず始めてみてはいかがでしょうか。
まとめ
これまで何気なく手帳を使っていた人や、スマホアプリだけに頼っていた人も、来年はぜひ改めて、手帳に向き合ってみてはいかがでしょうか。上手に活用して、紙の上にステキな一年を綴っていきましょう！
取材・文：山田彩（エフェクト） 企画：エフェクト
《取材協力》舘神龍彦（たてがみたつひこ）さん
手帳評論家・デジアナ・コンサルタント。主な著書に『意外と誰も教えてくれなかった手帳の基本』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）『手帳カスタマイズ術』（ダイヤモンド社）『手帳進化論』（PHP研究所）『ポメラ×クラウド活用術』（KDP）『システム手帳新入門！』（岩波書店）など。また手帳活用の基本を歌にまとめた「手帳音頭」を作詞・作曲・歌唱・振り付けしYouTubeで公開中。この歌を歌って踊る女子ユニット「オンド・ガール」もプロデュース。そのほか『マツコの知らない世界』（TBSテレビ）、『HelloWorld』（J-WAVE）などＴＶ、ラジオ出演、新聞・雑誌にも寄稿。文具PR、開発も手がける。
《著書》
意外と誰も教えてくれなかった手帳の基本
舘神 龍彦 著
ディスカヴァー・トゥエンティワン 刊
1,512円（税込み）
http://www.amazon.co.jp/dp/4799315846