一般事務の志望動機の書き方・伝え方の例文
一般事務の志望動機の書き方・伝え方のコツを例文（サンプル）とともに紹介します。例文は経験者の場合と未経験で転職する場合の2つのパターンを用意しました。履歴書や面接で特に重要になるので参考にしてください。
【目次】
一般事務の仕事と求められるスキル
一般事務は、パソコンを用いたデータ入力や書類作成、電話対応など、オフィスにて幅広い事務作業を行う仕事です。メールやエクセル、ワードなど、パソコンを使用した業務が主となるため、基本的なパソコンスキルが必要です。また、電話対応・来客対応など社内外の人と接するシーンも多いため、コミュニケーション力も求められます。
一般事務の志望動機の書き方のコツ
PCスキルを中心に、幅広い業務経験をアピールする
一般事務は、ワード、エクセル、メールなどのツールを目的に合わせて使い分けられることが求められるため、使用可能なパソコンソフトやスキルを記載しましょう。また、一般事務の業務は多岐にわたり、社内外の人と接する機会も多いため、幅広い業務を担当していたことやコミュニケーション力はアピールポイントになります。業務経験の幅広さや人間関係を築くために心がけていたことを記載しましょう。未経験の場合であっても、ワードやエクセルなどの使用経験やコミュニケーション力はアピールになるため、パソコンスキルや、周囲と連携して業務を行ったエピソードを具体的にまとめるとよいです。
なぜその企業を志望するのかを明確にする
採用側は、「他の企業でなく、なぜ当社を志望しているのか？」に注目しています。そのため、「成長業界でサービスを展開している」「業界において、魅力のある商材を提供している」など、志望する企業の特徴や展開している事業をしっかり把握し、自身の経験やスキルと結びつけて志望理由をまとめるとよいでしょう。
採用後をイメージできるビジョンを記載する
履歴書や面接では、採用担当者が「採用後、その企業でどのように活躍してくれるか」をイメージできるような志望動機を伝えることが重要です。「納期内の正確な事務処理を行うだけでなく、対応できる業務を臨機応変に増やすことで全社に貢献したい」「メールや電話対応、来客対応などでコミュニケーション力を発揮し、取引先との良好な関係作りに貢献したい」など、その企業で何をしたいか、将来どうなりたいかを具体的に記載しましょう。
一般事務の志望動機の例文
経験者の場合 例文１
〇〇〇株式会社に新卒入社し、一般事務として5年間勤めております。書類作成業務全般を担当しており、主にエクセルやワードを用いた資料作成やデータ入力を、関係部署と主体的にコミュニケーションをとりながら行ってまいりました。店舗でのイベント開催時に、運営サポートとして企画・準備から必要な備品の調達、接客まで幅広く経験したことをきっかけに、一般事務に限らず幅広く業務を経験していきたいと思うようになりました。そうしたなか、経理や総務を含めた事務業務も任せるという求人を拝見して貴社を知り、志望いたしました。現職で培った書類作成スキルやコミュニケーション力を活かし、社員の業務を幅広くサポートしてまいります。経理や総務を含めた事務業務を経験・習得することで、社員の状況に応じて臨機応変な役割を担い、会社全体が円滑に機能するための一員を目指したいと考えています。
経験者がスキルアップを目指して転職を希望する際は、転職することで何ができるようになりたいのか、転職理由と目指す将来のビジョンをしっかり伝えましょう。これまでの経験に紐づけて、会社にどのように貢献できるかが伝わると効果的です。プラスアルファの魅力を探し、自分ならではの業務上の経験、強みをアピールすることで、ほかの応募者との差別化につながります。
経験者の場合 例文２
食品の卸を主とする〇〇株式会社で、一般事務職として10年間従事してまいりました。PCを用いたデータ入力やクラウド上での書類管理、来客・電話対応、発注・備品管理業務など、幅広い業務を経験しました。産休・育休を経たのち、現在は短時間の契約社員として勤務していますが、この春より子どもが小学校に進学し時間の余裕も生まれたので、より業務の幅を広げるために正社員を希望しているのですが、現職では正社員のポジションに空きがないため転職を希望しております。現職の商社では食品の卸が主であったため、これまでに培った食品業界での知見・経験を活かせると考え、食品製造業界をけん引する貴社に応募いたしました。限られた時間で優先順位を考えて事務処理を行ってきた経験を活かしていきます。将来的には早く正確な事務処理を行うだけでなく、社員がより働きやすい環境になるように提案・改善にも取り組みたいと考えております。
雇用形態の変更を希望して転職活動を行う際は、「雇用形態を変えることで何を実現したいか」を伝えることが重要です。正社員として働くうえで、これまでの経験をどのように発揮しようと考えているのか、自分がどのように会社に貢献しようと考えているのか、未来につながるストーリーを意識しましょう。
経験者の場合 例文３
〇〇〇株式会社にて６年間一般事務として勤務しています。現職では、物流センターの拠点で電話・メールによる顧客対応やシステムによる顧客管理・伝票処理などのカスタマーサービスを中心とした業務を行っており、丁寧なヒアリングと説明を心がけて取り組んでまいりました。業務を習得するにつれて、日々の定常的な業務をこなすだけでなく、より会社の成長に携わりたいと思うようになり、成長業界であるIT業界に興味をもちました。なかでも、システム開発を積極的に行い急成長中の貴社ならば幅広い業務を経験しながら会社の成長に貢献できると思い、志望いたしました。書類作成やデータ管理のスキル、IT業界の知識を速やかに習得することはもちろん、これまでのカスタマーサポート業務で培ったコミュニケーション力を活かして社内外との円滑な連携づくりに貢献し、会社の成長を支える仕事をしたいと考えています。
業界の変更を希望する際は、前職の業務で培った今後も活かせる経験、強みを明確に記載しましょう。今後目指す業界や企業については、なぜその業界に興味をもっているのか、その業界のなかで志望先の企業はどういった特徴があるかなどを整理し、将来のビジョンに結びつけて記載しましょう。業界を飛び越えるのではなく、これまでに培った経験が新しい業界にて相乗効果を起こせるイメージを意識すると効果的です。
未経験者の場合
大学卒業後、〇〇〇〇株式会社にて4年間アパレル販売員として勤めています。接客販売や社員の教育業務を主に行っていましたが、2年前にマネージャーとなってからはパソコンを用いた売上管理や受発注なども担当しており、事務的な業務を通して店舗の数字や運営をサポートすることにやりがいを感じるようになりました。このことをきっかけに、事務職として業界を深くサポートしていきたいと思い、企画から製造、販売まで事業を展開し、全国でXXX店舗を運営する貴社の一般事務職を志望いたしました。アパレル業界の知識・経験や、接客・販売を通して培ったコミュニケーション力を活かして電話対応や資料作成などの業務を速やかに習得し、事務の業務を通して貴社の成長をサポートしていきたいと考えています。
事務職メインの実務経験がなくても、パソコンを用いた業務やサポート役としての経験、人間関係を構築する際の工夫などは一般事務でも活かせるため、「その経験をもとにどう貢献できるか」と関連させて記載しましょう。加えて、一般事務として働きたいと思った経緯やきっかけを具体的に記載することで、積極性が伝わり、採用側にも納得感が生まれるため、効果的な志望動機になります。
吉田 稔（株式会社キープキャリエール所属／キャリアコンサルタント）
株式会社キープキャリエールにて、北関東エリアの転職希望者を中心に月間10～20名のキャリアカウンセリングを実施。カウンセリングを通じて、職務経歴上の強み、人間的な強みを引き出して転職支援を行っている。国家資格キャリアコンサルタント。文星芸術大学キャリアガイダンス講師。その他、行政委託業務で就職支援講座の運営と講師を担当。転職市場の分析、応募書類（履歴書、職務経歴書）の書き方、面接対策、キャリア形成講座を実施。