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2019年08月01日

【理由別事例つき】当日or事前にパートを休むときの伝え方と連絡方法

パート 欠勤 休み 連絡 タウンワーク townwork自分や家族の体調不良、子供の学校行事、パートを休みたいタイミングは誰にでもあります。とはいえ、「気まずい雰囲気になったらどうしよう……」と伝え方に悩んでしまうこともあるでしょう。連絡の仕方次第で印象は変わるもの。人間関係がぎくしゃくしないよう、マナーを押さえておくことが大切。ここでは、パートを休むときの基本的なルールと、理由別の伝え方事例を紹介します。

パートを休むときの基本ルール

予定外に休みをとる状況になったら、パート先への影響を考えて行動することが重要です。まずは、基本的なルールを押さえておきましょう。

連絡は電話で

急な都合でパートを休む場合は、上司に電話して直接伝えます。普段からメールやLINEを使っているケースもあると思いますが、相手が見落としてしまうと大事になる可能性があるため、欠勤の連絡は電話が基本です。

また、直接話すほうが、申し訳ない気持ちや誠意が伝わりやすくなります。やむを得ない事情があるとしても、休ませてもらうお詫びとお礼を必ず伝えましょう。

ただし勤務先によっては、履歴を残したい、すぐに電話に出られないなどの理由から、メールやLINEでの連絡を指定している場合もあります。事前に職場のルールを確認しておきましょう。

連絡するタイミングはできるだけ早く

上司は休みの連絡を受けたあと、仕事の調整や代わりの人を探すなどの手配をしなければなりません。出勤できないことがわかったら、できるだけ早く連絡して迷惑を最小限に抑えるよう配慮するのがマナーです。

次の出勤時にお詫びと感謝の言葉を

休みをとった日は、その分の仕事を上司や仕事仲間がフォローしてくれています。休み明けに出勤したら仕事に取り掛かる前に、迷惑をかけてしまったお詫びと休ませてもらったお礼を伝えましょう。上司や代わりの仕事をしてくれた人もちろん、影響がおよんでいる人に対しても声をかけると印象が良くなります。

急な都合で休むケースは誰にでも起こり得ること。周囲の人が休んだ場合には率先して協力するなど、普段の心がけがあると、いざというときに助けてもらいやすくなります。

 

当日に休むことを連絡するケース

突発的な事情で、当日に休む連絡を入れる場合の伝え方を紹介していきます。やむを得ない事情があっても、「休ませていただけますか」と許可をもらう姿勢で丁寧に伝えることが悪い印象を残さないポイントです。

理由1:自分の体調不良

「本日は〇時から〇時のシフトとなっていますが、38度以上の熱が出てしまい、仕事ができそうにありません。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、本日は休みをとらせていただけますか?」

体調不良の場合は、熱や症状を具体的に伝えて、仕事ができない状況にあることを簡単に説明します。インフルエンザなどで数日間休む必要があるときは、どのくらいの期間がかかるか、できるだけ具体的に伝えましょう。

理由2:子供・家族の体調不良

「子供の発熱で、本日は休みをとらせていただきたいと思い連絡いたしました。他に看病をお願いできる者がおらず、急で申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします」

家族が体調不良の場合は、誰がどんな状態なのか具体的に伝えます。他に面倒を見る人がいないなど、休む以外の選択肢がないことを伝えるとよいでしょう。

理由3:子供がぐずる

「子供の体調が悪く、本日は休みをいただいてもよろしいでしょうか?急で申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします」

出がけに子供がぐずってしまうのは、よくあることです。ただ、このケースの場合、そのまま伝えてしまうと「子供がぐずるくらいで休むの?」「また同じことが起きるのでは?」など、ネガティブな印象を持たれることも考えられます。

基本的に、休む理由は正直に伝えることが望ましいですが、角が立ちそうなときはオブラートに包んで言い換えてみるのも一つです。

理由4:電車・バスなど交通機関の遅延

「台風の影響で電車が止まり、現時点で復旧の目処が立っていないようです。早くても2時間は遅れるようなので、可能であれば、今日は休みをとらせていただきたいのですが、よろしいでしょうか?」

天候や交通機関などが原因で出勤できない場合は、正確な状況を伝えて了承を得るようにします。

理由5:通夜・告別式

「祖母が今朝方亡くなり、お通夜と告別式に参列したいと思っています。急で申し訳ありませんが、本日と明日、休みをとってよろしいでしょうか?」

身内や友人に不幸があった場合、亡くなった方との関係性を伝えます。通夜や告別式が遠方で行われるなど、数日間休まなければならないこともあるでしょう。その際は、いつまで休む必要があるのかも伝えておきます。

 

事前に連絡するケース

あらかじめ休みをとりたい日がわかっている場合は、できるだけ早く伝えて、パート先に迷惑がかからないようにします。休む前に仕事の段取りをつけておくなどの配慮をすると、印象が良くなり、周囲の理解を得やすくなります。

理由6:子供の学校行事

「〇月〇日は子供の学校の運動会があるため、休みをとらせていただいてよろしいでしょうか?」

学校の行事は、早い段階でスケジュールがわかります。仕事に影響が出る前に、休みたい理由とともに伝えておきましょう。

旅行

「〇月〇日から〇月〇日まで、旅行の予定を組みたいと思っています。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、休みをとらせていただいてよろしいでしょうか」

レジャーや趣味を理由に休むのは、「気が引ける……」という方もいるでしょう。しかし、嘘がバレた場合、信頼がなくなるリスクを覚悟しなければなりません。心置きなく楽しむためにも、正直に伝えて、職場の理解を得るよう努めることをおすすめします。

早い段階で申し出ておけば、職場への影響は最小限に済みます。さらに、言い方にも気をつけましょう。一方的に「休ませてください」ではなく、例文のように「了承をもらえたら休みます」という姿勢を見せると、良い印象になります。

 

定期的に休む必要が生じたら?

当初は予定していなかった事情ができて、定期的にパートを休む必要が出てくることもあるでしょう。シフトの調整がうまくいかない場合は、まずパート先に相談して対応してもらえるか確認します。どうしても条件に合った働き方ができないときは、新たなパート先を探してみましょう。

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