面接当日にキャンセルや日程変更をするには？ メール・電話での伝え方と例文
面接当日にやむを得ずキャンセル（辞退)する場合、メールや電話での連絡方法、理由などの具体的な文面を例文で紹介します。選考自体をキャンセルする場合、体調不良などで当日キャンセルせざるを得ないが、選考を続けたい場合などのケース別に解説します。アルバイトパートの面接キャンセルでも、基本マナーは同じですが、ここでは転職向けの文面例をご紹介します。
面接の当日キャンセルや日程変更は可能か？
やむを得ない理由ならキャンセルや変更する
面接当日のキャンセルは、今後、選考が進んで内定をもらっても承諾する意向がないようなやむを得ない理由であれば、正直に申し出てキャンセルした方が良いです。第一希望の会社選考が進んだ、希望と違うなど理由は様々ですが、その場合は、当日であってもキャンセルするのが望ましいです。
面接当日の日程変更も、体調不良や急なトラブル等やむを得ない理由であれば、早めに連絡して相談しましょう。
面接当日のキャンセルや日程変更の伝え方マナー
面接当日にやむを得ずキャンセルする場合、選考を受けている企業に迷惑をかけないよう配慮する必要があります。企業側の心証を悪くしないマナーを紹介します。
できるだけ早く連絡する
当日の体調不良や交通機関のトラブルなどやむを得ない事情で面接の日程変更をお願いしたい場合はできるだけ早く連絡しましょう。変更に応じてもらえるかは企業の選考状況によりますが、分かり次第早めに連絡することが大切です。
連絡したことが確認できる電話が確実
面接の当日キャンセルの連絡は、メールではなく担当者に直接電話で伝えるのが基本です。連絡はなるべく早くするのが大切です。電話して担当者が不在の場合は、要件を伝えて伝言をお願いする、もしくは担当者にメールを送り、あらためて電話をするようにします。
応募先の営業時間内に連絡する
当日にキャンセルの連絡をする場合は、原則として応募先企業の営業時間内に電話をします。前日や早朝時点でキャンセルを決めているのであれば先にメールをし、営業時間になってしばらく返信がなければ電話をします。営業開始時間直後の面接の場合は、開始時間の10分前を目安に電話をするようにしましょう。
納得してもらえる理由を用意する
面接当日に選考のキャンセルや日程変更の連絡をした際、具体的な理由を尋ねられることがあります。「一身上の理由で…」など曖昧な伝え方だと、採用担当者の心証が悪くなってしまう恐れがありますし、選考を継続してほしい場合は採用にマイナスな影響を与えてしまう可能性もあります。事細かく理由を伝える必要はありませんが、相手が納得してもらえる程度の具体的な理由は用意しておいたほうがいいでしょう。
日程変更の場合は、候補日を複数伝える
急な体調不良や仕事上のトラブルなどで、面接当日に日程の変更をお願いしたい場合は、できるだけ複数の候補日を伝えるようにしましょう。候補日が多いほど、企業側も調整がしやすくなります。
面接当日にキャンセルする際の伝え方と例文
電話でキャンセルする際の基本の例文
お世話になっております。本日、面接のお時間を頂戴している〇〇と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？（担当者にかわったら）
お世話になっております。本日、面接のお時間を頂戴している〇〇と申します。
当日で大変申し訳ありませんが、一身上の都合で本日の面接を辞退したく、お電話いたしました。
選考に際し、貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
選考の機会を頂戴し、ありがとうございました。
メールでキャンセルする場合の例文
件名）本日00時からの面接辞退のお詫び（氏名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。早朝のメールにて失礼いたします。
本日00時より面接のお時間をいただいております〇〇です。
誠に恐縮ですが、一身上の都合で本日の面接を辞退したくご連絡いたしました。
お忙しい中、お時間を調整頂いたにも関わらず誠に申し訳ございません。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
―――――――――――――
このメールに返信がない場合は電話で連絡しましょう。
＞【電話対応の基本】掛け方・受け方・折り返し方…転職活動のシーン別トーク例
キャンセル理由を聞かれた時の答え方と例文
体調不良の場合の例文
体調が優れない場合は、回復を優先し転職活動を一度中止しましょう。現状を素直に伝え、選考をキャンセルすることをお詫びします。
他社の内定をもらったの場合の例文
他の会社の内定や選考が進んだことが理由の人は、正直に伝え、面接の時間をもらったことのお礼とお詫びを伝えます。
希望条件が合わなかった場合の例文
仕事や会社の雰囲気、評価や給与面の条件が合わないなどでキャンセルする場合は、転職活動は続けることが伝わる失礼にならない理由を考えておきましょう。
転職活動自体を辞める場合の例文
転職活動を通して現職に残る選択をする場合も、正直に理由を伝え、お詫びをしましょう。
面接当日の日程変更の伝え方と例文
理由別の参考例文
「昨晩から体調を崩してしまい、現在も熱が高く面接に伺うのが難しいと思っております。大変申し訳ありませんが、別の日時でご調整いただくことは可能でしょうか」
「本日、母が転倒しどうしても病院に付き添うことになりました。大変申し訳ありませんが、別の日時でご調整いただくことは可能でしょうか」
「現在、御社に向かっておりますが、〇〇線の電車が事故のため止まっています。復旧のめどが立たず、他の路線に変えても本日の面接に間に合いそうにありません。大変変申し訳ありませんが、別の日時でご調整いただくことは可能でしょうか」
電話で伝える際のマナー
電話で日程変更をお願いする際は、その場で日付を調整する方法もありますが、複数の日程の中から決め直す方がスムーズなことも多いので、日程は後からメールで確認する手段もあります。
お世話になっております。本日、面接のお時間を頂戴している〇〇と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？（担当者にかわったら）
お世話になっております。本日、面接のお時間を頂戴している〇〇です。
当日で大変申し訳ありません。子どもの急な発熱のため面接に伺えず、別の日時に変更いただくことはできますでしょうか。（担当者が了承したら）
ありがとうございます。それでは、改めて日程についてメールさせて頂きます。
このたびは、ご調整頂いたにも関わらず、申し訳ございませんでした。
メールで伝える際のマナー
面接当日の急な変更は、確実に担当者に連絡する必要があります。電話で繋いでもらうのが確実ですが、面接までに半日以上空いて時間があったり、電話する環境にいない場合はメールで伝える方法もあります。
件名）本日の面接、再調整のお願い（氏名）
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。早朝のメールで失礼いたします。
本日、00時より面接のお時間をいただいております〇〇です。
子どもの急な発熱で、本日の面接に伺うことが難しくなってしまいました。
私事で大変恐縮ですが、面接の日程を変更頂けませんでしょうか。
誠に勝手ながら、先に私の調整可能日時をお送りいたします。
9月3日（月）18:00以降
9月5日（水）10:00～12:00
9月6日（木）18:00以降
9月7日（金）10:00～18:00
お時間を調整して頂いたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
何卒ご検討頂けますと幸いです。よろしくお願いいたします。
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〇〇 〇〇（氏名）
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel：090-0000-0000
e-mail：000000＠0000.jp
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日程調整してもらった後は、お礼のメールを送りましょう。
更新履歴：
2021年11月1日
2023年9月8日
2023年11月20日
2024年4月8日
※文中の社名・所属等は、取材時または更新時のものです。