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2022年03月23日

バイト面接のメール返信マナー|面接日程の承諾・変更など例文付きで解説

バイトやパートに応募した後、面接の日時などの連絡がメールで届くことがあります。ここではメール返信のマナーや、面接日時を承諾・変更する際の書き方、メール送信の常識的な時間帯など、メールに関する疑問を解決します。

メール返信の基本マナーとは

①なるべく半日~1日以内に返信する
②件名はRe:のまま、元の文章も残す
③ccがある場合は、全員返信にする
④署名は氏名、電話番号を入れる

メールの返信は、できるだけ早くします。また、メールでは関係者全員に履歴を残すことも大切です。そのため、返信の際は、これまでのメールの文面を全て残し、宛先もToのみでなくccに入っている人も含めて返信するようにします。

メールを作成したら必ず読み返し、宛先、社名、担当者名、日時に間違いがないかを確認してから送信しましょう。

 

面接日程を承諾する返信例

応募先から来た内容で問題ない場合は、承諾する旨を伝えます。承諾するときは「了解しました」ではなく「承知しました」が正しい敬語です。

【件名】Re:面接希望日時の件 (1)

【本文】
株式会社 ○○商事 人事部 XX様 (2)

先日アルバイトに応募いたしました○○です。
このたびは面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
面接日時、頂いた日程で承知しました。 (3)
○月○○日 ○○時に○○ (4)
にお伺いいたします。

当日は、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――― (5)
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

【書き方のポイント】
(1) 件名は変えずにそのまま返信する
(2) 先方から送られてきたメールに記載されている部署名や名前などを書く。もし担当者名の記載がない場合は「○○会社(会社名) 採用担当者様」と書く
(3) 承諾は、「承知しました」が正しい敬語
(4) 場所の指定がある場合は場所も書いておく
(5) 氏名のほかに、必ず電話番号とメールアドレスも記載しておく

 

別の日にお願いしたいときの返信例

指定された日時と都合が合わない場合も、すぐに返信を。その際は面接に行ける日時をこちらから提示することが大切です。

【件名】Re:面接希望日時の件

【本文】
株式会社 ○○商事 人事部 XX様

先日アルバイトに応募いたしました○○です。
このたびは面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日時での都合がつきません。
私の希望で恐縮ですが、次の日にちの中でご調整頂けるところはございますか。

・○月○日 ○○時以降 (1)
・✕月✕日 ✕時~✕時の間
・△月△日 △時以降

上記でのご調整が難しい場合は、
再度、候補日程をご連絡いただけますと幸いです。

お忙しいところ申し訳ありませんが、
どうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

【書き方のポイント】
(1) 日程は指定された日の前後で複数を、時間は幅を持たせて書いておく

 

面接を辞退したいときの返信例

他のバイトの面接を受けて採用が決まったなど、面接そのものを辞退する場合は、なるべく早く先方に伝えます。面接まで2日以上ある場合にはメールで問題ありませんが、前日など、面接日が迫っている場合には電話で伝えるのが確実です。どちらの場合も、せっかく調整してもらったことへの謝罪の気持ちを伝えることが大切です。

<電話で伝える場合>
「明日の〇時から面接をしていただく予定の〇〇(姓)と申します。直前で大変恐縮なのですが、他でアルバイトが決まってしまったため、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。お忙しい中、日程調整をしていただいたのに申し訳ございません」

<メールで連絡する場合>
【件名】Re:面接希望日時の件

【本文】
株式会社 ○○商事 人事部 XX様

00月00日(曜日)00時に面接のお時間をいただいております〇〇です。

直前のご連絡となり大変恐縮ですが、 (1)
他でアルバイトの採用が決まったため、今回の面接は辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいていたのにも関わらず、大変申し訳ございません。 (2)

誠に勝手なお願いとなり恐れ入りますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
tel:090-0000-0000
―――――――――――――

【書き方のポイント】
(1) 理由をはっきり書く
(2) 相手へのお礼とお詫びをする

 

面接前に質問がある場合の文面例

面接当日に向けて、持ち物や服装など、事前に確認したいことがある場合も、担当者にメールで聞いて問題ありません。

【件名】面接についてのご質問(氏名) (1)

【本文】
株式会社 ○○商事 人事部 XX様

00月00日(曜日)00時に面接のお時間をいただいております〇〇です。

面接当日は、履歴書以外に持参するものはございますか。
他にもありましたら教えて頂けると幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、
どうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

【書き方のポイント】
(1) 「用件(氏名)」のようにわかりやすいシンプルな件名にする

 

後日、日程変更が必要になったときの文面例

一度確定した面接日程を、後から変更したい場合は、当日や前日などの直前であれば電話で変更をお願いしてみましょう。メールだと担当者に見てもらえない場合もあるので、電話で直接伝えるのが確実です。面接までの日程が2日以上ある場合は、メールで連絡して問題ありません。

<電話で伝えるトーク例>
「明日の(本日の)〇時から面接をしていただく予定の〇〇(氏名)と申します。直前で大変恐縮なのですが、事情によりお伺いすることができなくなりまして、別の日に変更をお願いすることは可能でしょうか?」

<メールの例文>
【件名】面接日時の変更のご相談 (1)

【本文】
株式会社 ○○商事 人事部 XX様

00月00日(曜日)00時に面接のお時間をいただいております〇〇です。

大変申し訳ありませんが、予定日時にお伺いすることが難しくなったため、
以下の日時の中で再調整いただくことは可能でしょうか。

〇月〇日(月)18:30以降 (2)
✕月✕日(水)10:00~12:00
△月△日(木)13:00以降

ご多忙の中、お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇 〇〇(氏名)
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-00-0
tel:090-0000-0000
e-mail:000000@0000.jp
―――――――――――――

【書き方のポイント】
(1) 変更の相談だと伝わる件名にする
(2) 日程は指定された日の前後で複数を、時間は幅を持たせて書いておく
※それまでの本文も下に残しておく

 

そのほかメール返信Q&A

相手からのメール、どこまで返信すべき?

基本的には、送信先の相手に伝えたい内容が伝わった事が確認できた時点で返信を止めて問題ありません。
例えば、面接の日程調整のメールの中で、自分が送った日程希望に対して、採用担当者から「その日程でお待ちしています」と返信をもらったら、その後は返信しなくてもOKです。ただ、相手のメールで終わるのが気になる場合は「ありがとうございます。それでは〇月〇日〇時にお伺いいたします。どうぞよろしくお願いいたします」と復唱して終了しても構いません。

送信後、間違いに気が付いたらどうする?

慌てず、件名の冒頭に「【訂正】Re:〇〇〇」と、【訂正】を付け足して改めて返信します。本文では、あいさつ文の後に「先ほどお送りしたメールに誤りがありましたので、訂正したものをお送りいたします。面接希望日時 〇月〇日 〇時~」と訂正します。書き終えたら、件名、文面を見直して誤りがないか確認して送信します。

メールを送る常識的な時間帯は?

メールはいつでも送信できますが、応募先の会社や店舗の就業時間内に送信するのが基本です。生活リズムが乱れている印象を与える可能性があるため、深夜や早朝は避けるようにしましょう。

メールに気づかなかった場合はどうする?

応募先からのメールに気づかず、返信が遅くなった場合は、ひと言謝罪の言葉を添えましょう。「気づかなかった」と理由を入れると言い訳のように見えてしまうので、シンプルに謝罪だけを述べます。

<メールの返信例>
株式会社 ○○商事 XX様

アルバイトに応募いたしました〇〇です。
返信が遅くなりまして、大変申し訳ございません。
この度は、面接日程のご連絡をありがとうございました。
(以下続く)

メールの返信が来ない場合はどうする?

相手から日時の提示があり、それに対して希望日程を送ったにも関わらず返信がない場合は、まず返信メールを見逃していないか、迷惑メールフォルダに入っていないかを確認します。それでもない場合、2日待っても返信が来ていなければ再度メールを送りましょう。

<メールの返信例>
株式会社 ○○商事 人事部 XX様

アルバイトに応募いたしました〇〇です。
先日面接の希望日時を〇日〇時~にてお送りいたしましたが、
こちらでよろしいでしょうか?
ご確認をよろしくお願いいたします。

(署名)

※更新履歴
2016年1月20日 公開
2021年8月24日 更新
2022年3月23日 最終更新

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