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2020年04月28日

バイトの採用連絡を辞退したい時の断り方|電話・メールの例文・断る理由・マナー一覧

バイト面接の内定後に辞退をする時の参考例!メールか電話かどうすればいい?
面接したアルバイトの内定採用絡を辞退したい…。せっかく採用してくれるバイト先に断りの連絡するのは気が重いですが、誠意をもって、決めたらすぐ伝えましょう。

辞退したいと決めたら早く連絡する

大事なのは、バイトの内定を辞退したいと決めたら1日でも、半日でも早く連絡することです。応募先は働いてくれることを期待して、シフト調整や研修などの予定を立て始めるため、先延ばしにすると、かえって迷惑をかけてしまいます。辞退連絡は、基本は電話で、または、メールと電話を併用するなど、採用担当者に確実に伝わる方法で行いましょう。

 

連絡方法は電話が基本

アルバイト先の内定辞退は電話で伝える方が、採用担当者に確実に伝わりやすいでしょう。
電話をかけるときは、

(1)忙しい時間帯は避ける
(2)電波の安定しているところから発信する

電話で話すのに緊張する人は、トーク例を書き出して、読み上げて練習してみましょう。

電話のかけ方

電話をとった人に、名前と面接を受けた時間を伝え、担当に変わってもらうようお願いします。担当者の氏名がわからない場合は、「採用ご担当者様はいらっしゃいますか」で問題ありません。

(担当者に変わったら)

「○月○日の○時にアルバイトの面接をしていただいた△△と申します。
先日、内定のご連絡をいただいたのですが、{簡単に辞退理由を入れ}辞退させていただきたくご連絡しました。面接のお時間をいただいたにも関わらず、大変申し訳ありません」
「今回は大変申し訳ありませんでした。それでは失礼します」

(担当者が不在にしている場合)

「〇〇様は何時ごろお戻りになりますか」と確認しておき、その時間帯にあらためてかけ直します。ただ、改めてかけても不在の場合は、電話口に出た人に「採用辞退」を伝えます。重ねて、採用担当者のメールアドレスが分かる場合は、メールで辞退を伝えると良いでしょう。

(2回目の電話のかけ方)

「何度もお電話を差し上げるのも申し訳ないので、伝言をお願いしてもよろしいですか。○月○日にアルバイトの面接をしていただいた△△ですが、採用を辞退させていただきたいと思います。お時間をいただいたのに、大変申し訳ありません、とお伝えください。それでは失礼します」

 

辞退連絡をメールでする場合

内定の辞退連絡は電話の方がよりふさわしいですが、以下の場合はメールで伝えても良いでしょう。

(1)応募後、面接日程調整や採用連絡がすべてメールで行われている
(2)電話してもつながらない
(3)すぐに電話できる状況でない

LINEも同様に、採用時の連絡方法がLINEのみで、電話番号がわからなければ、採用辞退の連絡をLINEでしても問題ありません。メールやLINE後、返事が1日来なかったら、電話や(電話番号が分からなければメールやLINEで)再度連絡をしましょう。

<メールの例文>

件名:内定辞退のご連絡:自分の姓名

〇〇レストラン〇〇店
〇〇様(名前が分からなければ、採用担当者様)

○月○日の○時に面接をしていただいた△△◆◆と申します。
先日は内定のご連絡をいただいたのですが、{辞退理由を簡単に添え}、内定辞退したくご連絡さしあげました。

お忙しい中選考のお時間いただいたにも関わらず、このような連となり、誠に申し訳ありません。何卒ご理解いただけますと幸いです。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
氏名(フルネーム)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス

 

辞退理由は簡潔にとどめる

アルバイトの辞退の理由を深く聞かれることは、さほどありませんが、ひとこと添えると良いでしょう。

他のバイトが決まった

「他のアルバイトから採用連絡をいただき、悩んだのですが、そちらで働かせていただくことにしました」

授業やサークル、家の事情が変わった

「面接後、家族の事情が変わり、アルバイトすることが困難になってしまいました」

事情を伝えたくない場合

「一身上の都合により、御社(貴店)でアルバイトをすることが難しくなりました。」
辞退理由については詳細に書かずとも問題ありません。電話と同様に「一身上の都合」「諸般の事情」という形で記載しておきましょう。

 

採用・内定の辞退連絡、その他のマナー

ずっと留守番電話だったら

採用担当者の不在と同様に考えましょう。一度、電話をして留守電であれば、録音せずに電話を切り、半日後を目安に、再度電話をします。二度目も留守電のようであれば留守番電話に辞退する旨の伝言をしましょう。話す内容は例文と同じで問題ありません。

一度、内定を承諾したバイトを辞退したくなったら

一旦、内定を承諾し、勤務開始日など話し合ったあと、辞退したくなるケースもあるでしょう。この場合も、状況がわかった時点で、すぐに辞退連絡をしましょう。応募先は就業してもらう前提で用意を始めているため、より急ぐ必要があります。その際、より丁寧に謝罪の気持ちをしっかり伝えましょう。

 

まとめ

アルバイトとはいえ、採用辞退を伝えるのは緊張します。「電話で怒られるんじゃないか」「理由をしつこく聞かれるのではないか」などと思うかもしれません。ただ、気まずい内容を伝えるのは、働く上で必要なことです。決めたらすぐ、しっかり、丁寧な対応を心がることが大切です。

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