社会に出る前に企業で就業体験をするインターンシップでは、インターン先の企業とメールのやりとりをすることが多くなります。この記事では、企業へのメールの返信の書き方やマナーを例文とともに解説します。2022年6月にインターンシップについて一部改正されています。参加する会によって名称を適宜変更してください（※）。
インターンシップでのメール返信の基本マナー
インターンシップの応募先とのメールのやりとりは、一般のビジネスメールのマナーに則ると間違いありません。
来たメールには基本は返信する
インターンシップの応募先から受け取ったメールには、返信をするのが基本です返信することにより、企業側に「メールを受信したこと、内容を理解したこと」を伝える意味があります。
できる限り24時間以内に返す
一般的に仕事上のメールは、半日以内、少なくとも24時間以内に返信するのが理想ですが、深夜帯はなるべく避けるのが無難です。何らかの事情で返信が遅くなった場合は、「返信が遅くなり申し訳ございません」と一言添えると良いでしょう。
返信の件名はRe:で返す
送られてきたメールに対して返信ボタンを押すと、メールの件名の頭に「Re:」が付きます。メールの返信は、件名を変更せず「Re:」で返すのが基本です。件名を変更すると新しいメールと勘違いされたり、何に対する返信かわかりにくくなるからです。件名に相手の部署名や名前が入っていたとしても、変更や削除はせずに返信します。
返信は全員返信で返す
応募先からのメールには、担当者以外にもcc：で他の宛先が入っていることがあります。返信する際は、「To：への返信」のみでなく、「cc：も含めた全員返信」にするようにします。
インターンシップでのメールの書き方の基本
インターンシップへの申込み、問い合わせ、日程調整など、どのシーンのメールでも共通する書き方の基本を解説します。
件名
件名はなるべく短くシンプルにするように意識します。応募先の担当者が内容を認識しやすいよう、冒頭や末尾に、要件や自分の名前を入れるという手もあります。
・インターンシップの申込みについて（○○大学 氏名）
・インターンシップ面接の持ち物のお問い合わせ（○○大学 氏名）
・【ご質問】インターンシップ面接での持ち物について（○○大学 氏名）
宛先
宛先は、会社名、部署名、担当者名を入れます。会社名は（株）なども略さず株式会社と正式名称で書きます。様や御中などの敬称は、「担当者名＋様」「組織名＋御中」を使います。様と御中を併用することはしません。
＜ＯＫ例＞
株式会社△△ 人事部 □□様
株式会社△△ 人事部御中
株式会社△△ インターンシップご担当者様
↑担当者の部署名や名前が分からない場合＜ＮＧ例＞
株式会社△△ 人事部御中 □□様
本文
本文は「あいさつ文」「本題」「締めの言葉」で構成します。本題部分は、改行や箇条書きを使いながら読みやすさを意識すると良いです。あいさつ文は、初めてのメールか、何度かやりとりしているかで使い分けます。下の例文でいくつか使いやすいものを紹介します。
署名
メールの最後に、自分の所属（大学名、学部名などの専攻、学年）、氏名、メールアドレス、連絡のつく電話番号を１つは入れます。
インターンシップの申し込みメールの例文
「インターンシップの申し込み」を自らメールで送る場合の例文を紹介します。申し込みメールは、「ぜひインターンシップ（インターン）に参加したい」という熱意が伝わる志望動機も合わせて記載することがポイントです。
冒頭のあいさつ文は「突然のメールで失礼いたします」という言い回しもあります。
インターンシップ受け入れのお礼メールの例文
インターンシップの申し込みメールに対して、企業から採用の連絡があったらお礼のメールをしましょう。簡潔でかまいませんが、意気込みや熱意が伝わる一文が入ると好印象です。
インターンシップ参加日程の調整メールの例文
メールを返信する際は、参加できる日程を本文に書くようにします。提示されたものが１つでも認識間違いがないかを伝えるためにも書いた方が良いです。複数の日程が提示された場合は、参加可能な日時を箇条書きにすると良いでしょう。また、こちらから候補日を提案する場合は、3～4日程ほど提示すると企業側も対応しやすくなります。
インターンシップ参加日程の保留メールの例文
参加の意思はあるけれどスケジュールがわからないという場合は、返事を保留したい旨伝えましょう。保留依頼の際は、いつまで保留にしたいか期限を設け（自分で期限を設ける場合は1週間後が目安）、必ず期限までに返事をするようにします。企業から返信で〇月〇日まで待つと期限を伝えられた際はそれに従いましょう。
インターンシップ参加の辞退メールの例文
諸事情によりインターンシップに参加できないことが分かった場合は、なるべく早く企業担当者宛に連絡をします。1日経って企業から返信が来ない場合は、電話をするなり、確実に辞退の連絡が伝わったことを確認するようにしましょう。
インターンシップに関して質問がある場合の問い合わせメールの例文
インターンシップに関して質問の問合せの際は、聞きたいことを簡潔に聞くことが大切です。
インターンシップ参加後のお礼メールの例文
お礼のメールを送る際は、自分の言葉でお礼を伝えることが大切です。印象的だったこと、心に残った言葉など、具体的に伝えることでより感謝の気持ちをアピールすることができます。担当者はテンプレ通りの言葉はたくさん見てきているので、コピペは厳禁です。また、気持ちを伝えたいからと長文のメールは迷惑になることもあるため、感謝の気持ちは端的に表現するようにしましょう。
その他インターンシップのメール返信Q＆A
次はインターンシップのメール返信でよくある質問への回答を紹介します。
本当に全てのメールに返信必要？
基本はもらったメールには返信するものの、定型的に送付される自動返信メールへの返信は不要です。また、担当者からのメール内に「返信不要」と記載があれば、あえて返信する必要はありません。
メール返信は何時までOK？
メールを送る時間は、企業の就業時間内に送るのが一般的なマナーですが、早めに送るなら始業の2時間前から、遅くなった場合でも終業の2時間後以内を目安にすればいいでしょう。できる限り深夜にメールを送るのは避け、どうしても急ぐ場合は「遅い時間に失礼いたします」と一言添えてください。
メール返信の返信、どこまで必要？
メールの返信はどこでやめていいか難しいですが、基本的には返信の返信をする必要はありません。返信の返信は内容次第。伝え忘れたことがあったり、付け加えるべきことがあるなど必要な場合のみ、返信の返信はするようにしましょう。ビジネス上、メールのやりとりは簡潔に終わるのが望ましいです。
スマホから返信しても良い？
パソコンから返信できるならパソコンが望ましいですが、パソコンを開けない環境で、返信が遅くなるならスマホからでもOKです。スマホで送る場合、相手がパソコンで読むことを意識し、改行位置や1文の長さなど気を付けます。また、返信が遅くなった場合には「返信が遅くなり申し訳ございません」と一言添えましょう。
※更新履歴：
2021年11月5日
2023年7月31日
