バイトの合否連絡、正しい電話の受け答えマナー｜承諾・辞退・保留の例文付
応募したアルバイトやパート先から面接の結果連絡が来た際、どう対応したらよいでしょうか。ここでは、合否連絡の電話を受けた時の対処法を「承諾」「辞退」「保留」の3つのケースに分けて例文付きで紹介します。
【目次】
電話の受け方・折り返し方のマナー
面接結果の合否連絡の電話は、掛かって来た電話をその場で受けられるケースと、後から折り返すケースがあります。それぞれの基本マナーを最初に解説します。
電話を受ける時のマナー
・電話に出にくい状況なら簡単に説明して掛け直す
仕事上の電話を受ける際、最初の一言に「もしもし」は使いません。電話番号から応募先と分かる場合は「はい、〇〇です」、分からない場合は「はい」と出ます。
また、電話に出にくい状況でかかってくることもあります。その場合は、電話にまず出て「今、外出先でお話ししにくいので折り返しお電話します。ご都合の良いお時間はありますか」「〇時に折り返しさせて頂きたいのですが、ご都合いかがですか」などと対応すると良いでしょう。
電話を折り返す時のマナー
・最初に出られなかった無礼を一言お詫びする
・通信の安定している静かな環境からかける
電話を折り返す際は、なるべく早くするのがマナーです。基本は気づいたらすぐかけ直します。相手が出たら最初に「先ほどは電話に出られず失礼いたしました」など、一言断ると良いでしょう。
合否連絡に対する正しい電話対応の仕方～承諾・辞退・保留
ここからは、パートやアルバイト面接後に来た合否連絡に対し、承諾する場合、辞退する場合、返事を保留する場合に分けて、電話の対応マナーを解説します。
承諾する場合
「ご連絡ありがとうございます。ぜひ働かせていただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします」。
「では、さっそくですが、初日は何日に伺えばよろしいでしょうか？」
▼電話で確認すること
・初日の出勤日と時間
・持ち物
・初日の入店/出社の仕方（入口は？誰宛に？等）
採用通知を受けて、嬉しい気持ちはわかるものの、「ホントですか！」「マジですか！」はＮＧ。まずは「ありがとうございます」と感謝の言葉を。次に承諾の意思をハッキリ示し、「よろしくお願いいたします」と伝えてください。また、初出勤の日時や、印鑑などの必要な持ち物、出社の際の入口や担当者も忘れずに確認しましょう。
辞退する場合
「大変申し訳ございません。他で応募していたアルバイト先で採用が決まり、そちらに行こうと考えています。せっかく面接をしていただきましたが、辞退させてください」
「採用のご連絡を頂いたにも関わらず大変心苦しいのですが、個人的な事情で辞退させて頂きたく存じます。お時間頂戴したにもかかわらず申し訳ございません」
他で決まってしまった場合は、分かった時点でこちらから連絡をして辞退の意思を伝えるとより丁寧。断る際は、メールではなく電話のほうが誠意が伝わりやすいです。そして、「お忙しい中、面接のお時間をいただきまして、ありがとうございました」と、感謝の気持ちを述べることも忘れずに。
保留する場合
「ご連絡ありがとうございます。大変勝手なお願いで恐縮ですが、他社の選考結果を待ってからお返事したく、○月×日までお返事を待っていただくことは可能しょうか？」
「内定のご連絡ありがとうございます。大学のゼミの日程次第でアルバイトがどのくらいできるか再度考えたく、お返事を〇月〇日まで待って頂く事は可能でしょうか。」
もし第１志望でなく、他社の合否結果を待ってもらいたい時は、「第１希望の結果がまだなので」とは言わないのがマナー。「他の結果を待って判断したい」と返事を保留してもらえるか相談してみましょう。ただし、待ってほしいのはあくまでこちらの都合。必ずしも保留を承諾してもらえるとも限らないので注意してください。
ちなみに、保留の期間は3～４日以内にしておきたいところです。また「○月×日までに必ずお電話いたします」とこちらから連絡する意思を申し出るのがマナー。いずれにしても「勝手な都合で申し訳ないのですが…」と、誠意をもって相談することが大切です。
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実際にどのくらいで来るのか、1週間以上来なかったり約束の日までに来なかった場合の対処法はこちらで詳しく解説しています。
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※2015年3月22日の記事を更新しました。